8 Lưu Ý Thủ Tục Nhập Khẩu Khăn Giấy, HS Code Khăn Ướt & Thuế [Tránh Sai Sót]

Nhập khẩu khăn giấy tưởng chừng là một quy trình đơn giản nhưng thực tế lại tiềm ẩn không ít rủi ro, đặc biệt là đối với mặt hàng khăn ướt. Một sai sót nhỏ trong việc xác định xem sản phẩm có thuộc diện quản lý mỹ phẩm hay không, áp sai mã HS, hoặc thiếu sót chứng từ có thể khiến doanh nghiệp tốn kém thời gian lưu bãi và phát sinh chi phí không đáng có. Bài viết dưới đây sẽ là kim chỉ nam, cập nhật mới nhất đến tháng 3/2026, hướng dẫn chi tiết 8 lưu ý quan trọng nhất để thủ tục nhập khẩu khăn giấy của bạn diễn ra suôn sẻ, tuân thủ pháp luật và đạt hiệu quả cao nhất.

1. Khăn giấy ướt có phải làm công bố mỹ phẩm không? – Câu hỏi cốt lõi quyết định 90% thành công

Khăn giấy ướt hoàn toàn có thể phải làm thủ tục công bố mỹ phẩm nếu trong thành phần có chứa các chất lưu lại trên da với mục đích làm sạch, tạo mùi thơm hoặc bảo vệ da theo đúng quy định của Bộ Y tế.

Dịch Vụ Vận Chuyển Hàng Đi Campuchia Uy Tín: Báo Giá, Thủ Tục & Thời Gian

Tìm dịch vụ vận chuyển hàng đi Campuchia uy tín? Bài viết cung cấp báo giá, thủ tục hải quan, Read more

Giá CIF là gì? Cách Tính, Thành Phần, Trách Nhiệm & Bảo Hiểm CIF

Giá CIF là gì? Bài viết giải thích chi tiết định nghĩa, 3 thành phần chính, cách tính giá CIF Read more

Chính sách mặt hàng: Phân biệt rõ khăn giấy khô và khăn giấy ướt

Chính sách nhập khẩu có sự khác biệt rất lớn giữa hai dòng sản phẩm này. Khăn giấy khô (giấy vệ sinh, giấy ăn) thường chỉ chịu sự quản lý về chất lượng theo quy chuẩn kỹ thuật. Ngược lại, khăn giấy ướt chịu sự quản lý khắt khe hơn rất nhiều.

Đối với các mặt hàng hàng tiêu dùng thiết yếu như khăn giấy, việc phân loại sai bản chất hàng hóa là lỗi rất phổ biến.

• Khăn giấy khô: Bao gồm khăn giấy rút, cuộn vệ sinh. Mặt hàng này chịu sự quản lý của Bộ Công Thương và yêu cầu phải làm chứng nhận hợp quy.
• Khăn giấy ướt: Nếu khăn ướt dùng để lau vật dụng (lau kính, lau bàn) thì nhập khẩu bình thường. Nhưng nếu là thủ tục nhập khẩu khăn giấy ướt dùng cho người (lau mặt, lau tay, vệ sinh em bé) có chứa hương liệu, chất dưỡng ẩm, xà phòng… thì mặt hàng này chịu sự quản lý của Bộ Y tế và bắt buộc phải tuân thủ quy định về mỹ phẩm.

Điều kiện và hồ sơ cần thiết để làm công bố mỹ phẩm cho khăn giấy ướt theo Thông tư 06/2011/TT-BYT

Để thực hiện công bố mỹ phẩm khăn giấy ướt thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ bao gồm Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), Thư ủy quyền (LOA) có hợp pháp hóa lãnh sự và bảng thành phần chi tiết của nhà sản xuất.

Căn cứ theo Thông tư 06/2011/TT-BYT, nếu sản phẩm của bạn được xác định là mỹ phẩm, bạn không thể thông quan nếu thiếu Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm đã được Cục Quản lý Dược cấp số tiếp nhận. Hồ sơ cốt lõi để xin giấy phép này bao gồm:

• Certificate of Free Sales CFS (Giấy chứng nhận lưu hành tự do): Phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu và được hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thư ủy quyền (Letter of Authorization): Nhà sản xuất ủy quyền cho doanh nghiệp Việt Nam đứng tên công bố và phân phối.
• Bảng thành phần sản phẩm (Ingredient list): Ghi rõ tỷ lệ phần trăm (% hoặc ppm) của từng chất để đối chiếu với các chất cấm hoặc hạn chế sử dụng trong mỹ phẩm.

Ví dụ thực tế: Khi nào một lô khăn ướt bị ách tắc tại cảng chỉ vì thiếu bản công bố?

Nhiều doanh nghiệp khi nhập khẩu khăn ướt trẻ em khai báo chung chung là khăn lau, nhưng khi hải quan kiểm hóa phát hiện bao bì có ghi công dụng làm sạch da người, lô hàng lập tức bị giữ lại để yêu cầu bổ sung bản công bố mỹ phẩm.

Tại AT Asia, với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm khách hàng, chúng tôi từng chứng kiến nhiều trường hợp sai sót trong thủ tục nhập khẩu khăn giấy. Một doanh nghiệp nhập lô khăn ướt từ Hàn Quốc, đinh ninh đây chỉ là hàng tạp hóa thông thường. Tuy nhiên, trên bao bì gốc có dòng chữ “Moisturizing for baby skin”. Khi hàng cập cảng, hải quan yêu cầu xuất trình Phiếu công bố mỹ phẩm. Doanh nghiệp không có sẵn, phải xin gấp từ Hàn Quốc (mất 2-3 tuần làm CFS, thư ủy quyền), dẫn đến phí lưu container, lưu bãi (Dem/Det) lên tới hàng chục triệu đồng. Đây là bài học đắt giá cho các chuyên viên logistics và người làm quản lý xuất nhập khẩu.

2. Hướng dẫn quy trình và bộ hồ sơ chi tiết để nhập khẩu khăn giấy

Quy trình nhập khẩu khăn giấy bao gồm 4 bước cơ bản: chuẩn bị bộ chứng từ hợp lệ, truyền tờ khai điện tử, làm thủ tục trực tiếp tại chi cục hải quan và hoàn tất nghĩa vụ đóng thuế để thông quan.

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu (Hóa đơn, Vận đơn, C/O…)

Bộ chứng từ nhập khẩu khăn giấy tiêu chuẩn bắt buộc phải có Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói (Packing list), Vận đơn đường biển/hàng không và Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu muốn hưởng ưu đãi thuế.

Để quy trình nhập khẩu khăn giấy diễn ra trơn tru, doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác nước ngoài cung cấp đầy đủ và chính xác các chứng từ nhập khẩu khăn giấy sau:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa).
• Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill).
• Chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin) để hưởng thuế ưu đãi.
• Các loại giấy tờ chuyên ngành khác (nếu có). Lưu ý rằng đối với một số loại hàng hóa đặc thù khác có thể yêu cầu giấy phép nhập khẩu, nhưng với khăn giấy thông thường, bạn chủ yếu cần quan tâm đến công bố hoặc hợp quy.

Bước 2: Khai và truyền tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS

Dựa trên bộ chứng từ đã chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành nhập liệu và truyền tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm VNACCS/VCIS để hệ thống cấp số và phân luồng tự động.

Sau khi có đầy đủ chứng từ và hàng đã cập cảng, bạn tiến hành lên tờ khai hải quan. Việc khai báo cần độ chính xác tuyệt đối về mã HS, trị giá tính thuế và xuất xứ. Nếu đội ngũ nội bộ chưa có nhiều kinh nghiệm thực chiến, việc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp là một giải pháp tối ưu giúp hạn chế tối đa rủi ro sai sót chứng từ.

Bước 3: Nộp hồ sơ và làm thủ tục tại chi cục hải quan (Luồng xanh, vàng, đỏ)

Tùy thuộc vào kết quả phân luồng hải quan (xanh, vàng, đỏ), doanh nghiệp sẽ được thông quan ngay, phải nộp hồ sơ giấy để kiểm tra, hoặc phải mở container để hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa.

• Luồng xanh: Hệ thống tự động thông quan, chỉ cần cầm tờ khai đi thanh lý và lấy hàng.
• Luồng vàng: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy (Invoice, Packing list, C/O…).
• Luồng đỏ: Bắt buộc kiểm hóa (kiểm tra thực tế hàng hóa). Hải quan sẽ rạch thùng, kiểm tra nhãn mác, số lượng, chủng loại xem có khớp với khai báo hay không.

Bước 4: Hoàn tất đóng thuế và thông quan hàng hóa

Sau khi tờ khai được hải quan chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành nộp các loại thuế suất theo quy định để hoàn tất thủ tục thông quan và đưa hàng về kho bảo quản.

Bước cuối cùng trong thủ tục nhập khẩu giấy vệ sinh hay khăn ướt là hoàn thành nghĩa vụ tài chính. Bạn cần nộp đủ thuế nhập khẩu khăn giấy và thuế VAT. Ngay sau khi thuế nổi trên hệ thống hải quan, lô hàng sẽ được giải phóng.

3. Tra cứu mã HS Code và các loại thuế phải nộp cho khăn giấy [Cập nhật 2026]

Mã HS code của khăn giấy khô thường nằm trong nhóm 4818, trong khi khăn ướt có thể bị phân vào nhóm 3401 hoặc 3307 tùy thuộc vào thành phần hóa học, điều này quyết định trực tiếp đến mức thuế suất phải nộp.

Bảng mã HS Code tham khảo cho các loại khăn giấy phổ biến (giấy ăn, giấy vệ sinh, khăn ướt)

Việc áp đúng mã HS là nguyên tắc bắt buộc. Khăn giấy vệ sinh thường mang mã 48181000, khăn giấy ăn là 48182000, và khăn ướt tẩm mỹ phẩm thường thuộc nhóm 3307.

Để xác định chính xác, doanh nghiệp cần nắm vững 6 quy tắc áp mã hs của Tổ chức Hải quan Thế giới. Dưới đây là bảng tham khảo mã HS code khăn giấy cập nhật mới nhất:

Cách tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT (VAT) phải nộp

Thuế nhập khẩu khăn giấy được tính dựa trên trị giá tính thuế hải quan nhân với thuế suất nhập khẩu, sau đó lấy tổng trị giá này nhân với thuế suất GTGT (VAT) hiện hành.

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu giấy ăn hay khăn ướt, bạn phải chịu hai loại thuế chính. Việc hiểu rõ cách tính thuế nhập khẩu sẽ giúp bạn dự trù chính xác chi phí giá vốn hàng bán.

• Thuế nhập khẩu ưu đãi: Dao động từ 15% – 20% đối với nhóm 4818 (khăn giấy khô) và có thể lên tới 20-27% đối với nhóm 3401, 3307 (khăn ướt) nếu không có C/O.
• Thuế GTGT khăn giấy (VAT): Thường áp dụng mức tiêu chuẩn là 10% (hoặc 8% tùy thuộc vào các Nghị định giảm thuế của Chính phủ áp dụng tại từng thời điểm cụ thể trong năm 2026).

Lưu ý về thuế ưu đãi đặc biệt khi có C/O form E, D, AK…

Nếu lô hàng có Chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ từ các quốc gia có hiệp định thương mại tự do với Việt Nam, doanh nghiệp sẽ được hưởng mức thuế ưu đãi đặc biệt, có thể giảm xuống còn 0%.

Đây là yếu tố “cứu cánh” giúp doanh nghiệp nhập khẩu cạnh tranh về giá. Nếu nhập từ Trung Quốc có C/O form E, từ ASEAN có form D, hoặc từ Hàn Quốc có form AK/VK, mức thuế ưu đãi đặc biệt có thể được kéo giảm xuống 0% – 5% tùy mã HS. Hãy luôn đàm phán với đối tác để cung cấp C/O hợp lệ theo đúng các hiệp định thương mại.

4. 8 Lưu ý quan trọng giúp bạn tránh sai sót và tối ưu chi phí

Để quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tính hợp lệ của nhãn mác, xác định đúng thành phần, chuẩn bị đủ chứng từ kiểm tra chuyên ngành và lường trước các rủi ro pháp lý.

Lưu ý 1: Nhãn mác hàng hóa phải tuân thủ Nghị định 43/2017/NĐ-CP

Nhãn mác của hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải thể hiện đầy đủ tên sản phẩm, xuất xứ, tên nhà sản xuất và thông tin nhà nhập khẩu theo đúng quy định tại Nghị định 43/2017/NĐ-CP.

Nhãn hàng hóa là điểm hải quan kiểm tra gắt gao nhất khi kiểm hóa. Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP), nhãn gốc phải có đủ: Tên hàng hóa; Xuất xứ hàng hóa (Made in…); Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa. Nếu thiếu, hàng có thể bị phạt tiền và buộc tái xuất.

Lưu ý 2: Kiểm tra kỹ thành phần sản phẩm để xác định đúng chính sách và mã HS

Thành phần cấu tạo là yếu tố quyết định việc khăn ướt được phân loại là mỹ phẩm hay hàng hóa thông thường, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến mã HS và chính sách nhập khẩu áp dụng.

Như đã phân tích, chỉ cần một lượng nhỏ chất dưỡng da (Aloe Vera, Vitamin E) trong khăn giấy ướt, sản phẩm đã đổi bản chất. Do đó, trước khi cho hàng lên tàu, hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng thành phần chi tiết để đối chiếu chính sách.

Lưu ý 3: Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) có bắt buộc không?

CFS là chứng từ bắt buộc phải có và phải được hợp pháp hóa lãnh sự nếu khăn giấy ướt của bạn thuộc nhóm mỹ phẩm và cần làm thủ tục công bố tại Cục Quản lý Dược.

Nếu nhập khẩu khăn giấy khô thông thường, bạn không cần CFS. Nhưng với mỹ phẩm, CFS chứng minh sản phẩm đã được phép lưu hành an toàn tại nước sở tại, là căn cứ quan trọng để Việt Nam cấp số tiếp nhận công bố.

Lưu ý 4: Rủi ro khi áp sai mã HS và hậu quả pháp lý

Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến tình trạng nộp thiếu thuế, gây ra các khoản phạt vi phạm hành chính nặng nề và làm chậm trễ nghiêm trọng tiến độ giao hàng cho đối tác.

Nhiều người cố tình áp mã HS có thuế suất thấp hơn để trốn thuế. Theo quy định tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP và các văn bản xử phạt hải quan, hành vi này có thể bị phạt hành chính từ 10% đến 20% số tiền thuế khai thiếu, thậm chí bị ấn định thuế lại toàn bộ lô hàng.

Lưu ý 5: Tầm quan trọng của việc mua bảo hiểm hàng hóa

Mua bảo hiểm hàng hóa giúp doanh nghiệp nhập khẩu an tâm hơn, giảm thiểu rủi ro tài chính trước các sự cố bất ngờ như rơi vỡ, ngập nước, cháy nổ trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Đường biển luôn tiềm ẩn rủi ro. Khăn giấy là mặt hàng cực kỳ kỵ nước và ẩm mốc. Việc chi thêm một khoản nhỏ cho bảo hiểm hàng hóa là quyết định đầu tư thông minh để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

Lưu ý 6: Hiểu đúng về kiểm tra chuyên ngành đối với khăn giấy

Khăn giấy khô thường phải trải qua quy trình kiểm tra chất lượng nhà nước để đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn (như giới hạn kim loại nặng, vi sinh) trước khi được phép lưu thông ra thị trường.

Đối với khăn giấy, giấy vệ sinh, giấy ăn, thủ tục kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu (Kiểm tra nhà nước về chất lượng) là bắt buộc theo quy định của Bộ Công Thương để đảm bảo an toàn sức khỏe cho người tiêu dùng.

Lưu ý 7: Phân biệt giữa công bố hợp quy và chứng nhận hợp quy

Khăn giấy tiêu dùng cần thực hiện chứng nhận hợp quy bởi tổ chức được chỉ định, sau đó dựa trên kết quả này, doanh nghiệp mới tiến hành thủ tục công bố hợp quy tại Sở Công thương.

Đây là hai khái niệm dễ nhầm lẫn.

• Chứng nhận hợp quy: Là việc tổ chức chứng nhận (ví dụ Quacert, Vinacontrol) đánh giá, thử nghiệm mẫu khăn giấy xem có đạt QCVN 09:2015/BCT hay không và cấp giấy chứng nhận hợp quy khăn giấy.
• Công bố hợp quy: Là thủ tục hành chính. Doanh nghiệp mang kết quả chứng nhận đó lên nộp tại Sở Công thương để thông báo rằng sản phẩm của tôi đã đạt chuẩn. Để hiểu sâu hơn về quy trình hành chính này, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về công bố hợp quy của chúng tôi.

Lưu ý 8: Kinh nghiệm xử lý khi tờ khai bị phân vào luồng đỏ, phải kiểm hóa

Khi tờ khai bị phân luồng đỏ, doanh nghiệp cần bình tĩnh chuẩn bị đầy đủ chứng từ gốc, cử đại diện am hiểu hàng hóa xuống cảng phối hợp chặt chẽ với hải quan để khui thùng kiểm tra thực tế.

Tờ khai luồng đỏ không có nghĩa là bạn nhập hàng hóa cấm nhập khẩu. Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC, hệ thống quản lý rủi ro có thể chọn ngẫu nhiên. Kinh nghiệm là hãy sắp xếp hàng hóa trong container gọn gàng, dán nhãn mác quay ra ngoài để hải quan dễ dàng đối chiếu, từ đó rút ngắn thời gian kiểm hóa. Để nắm rõ toàn bộ thủ tục nhập khẩu và cách xử lý tình huống cho các mặt hàng khác, việc liên tục cập nhật kiến thức pháp luật là vô cùng cần thiết.

Việc nắm vững các quy định về chính sách mặt hàng, đặc biệt là sự khác biệt giữa giấy khô và quy định công bố mỹ phẩm cho khăn ướt, cùng với việc xác định chính xác mã HS và chuẩn bị đầy đủ chứng từ là chìa khóa vàng để nhập khẩu thành công. Hy vọng qua 8 lưu ý chi tiết được cập nhật mới nhất trong bài viết này, các doanh nghiệp có thể tự tin thực hiện quy trình thông quan, tránh được những sai sót phổ biến và tiết kiệm chi phí logistics một cách hiệu quả nhất.

Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích và giải đáp được những vướng mắc hiện tại, hãy chia sẻ nó để giúp đỡ nhiều người trong cộng đồng xuất nhập khẩu hơn! Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để liên tục cập nhật các kiến thức, chính sách mới nhất về logistics và hải quan.

Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có được sự tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.