7 Điều Cần Biết Về Thủ Tục Nhập Khẩu Cân Điện Tử (HS, Thuế, Kiểm Định)

Nhập khẩu cân điện tử tưởng dễ mà khó, chỉ một sai sót nhỏ trong quy trình phê duyệt mẫu và kiểm định chất lượng có thể khiến lô hàng của bạn bị ách tắc tại cảng dài ngày. Tính đến tháng 3/2026, các văn bản pháp luật nhập khẩu đã có một số điều chỉnh nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ tóm gọn 7 điều quan trọng nhất, từ chính sách mặt hàng, mã HS, thuế suất cho đến hồ sơ chứng từ nhập khẩu, giúp doanh nghiệp bạn thông quan hàng hóa nhanh chóng và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Để nắm bắt bức tranh toàn cảnh, việc hiểu rõ thủ tục nhập khẩu cơ bản là nền tảng vững chắc nhất mà mọi nhà quản lý cần trang bị.

Chính sách quản lý khi nhập khẩu cân điện tử: 2 Yêu cầu BẮT BUỘC bạn phải biết trước

Theo quy định nhập khẩu cân điện tử mới nhất, mặt hàng này không thuộc danh mục cấm nhập khẩu nhưng lại chịu sự quản lý chuyên ngành khắt khe bởi đây là thiết bị đo lường nhóm 2. Do đó, bạn bắt buộc phải thực hiện phê duyệt mẫu và kiểm định chất lượng trước khi đưa ra lưu thông trên thị trường.

Tại AT Asia, chúng tôi thường xuyên nhận được câu hỏi liệu mặt hàng này có cần xin giấy phép nhập khẩu đặc biệt nào không. Thực tế, bạn không cần xin giấy phép nhập khẩu tự động, nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Cân điện tử có phải Phê duyệt mẫu theo quy định của Tổng cục Đo lường Chất lượng không?

Có. Cân điện tử thuộc Danh mục phương tiện đo nhóm 2 nên bắt buộc phải đăng ký phê duyệt mẫu tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng theo Thông tư 23/2013/TT-BKHCN và Thông tư 07/2019/TT-BKHCN.

Phê duyệt mẫu là bước đánh giá xem thiết kế, cấu tạo của cân kỹ thuật số có đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đo lường của Việt Nam hay không. Một tin vui cho các doanh nghiệp trong năm 2026 là quy trình này đã được linh hoạt hơn. Bạn có thể xin mang hàng về kho bảo quản trong thời gian chờ kết quả thử nghiệm mẫu, giúp giảm thiểu đáng kể chi phí lưu kho bãi tại cảng. Tuy nhiên, tuyệt đối không được tự ý bán hoặc đưa vào sử dụng khi chưa có quyết định phê duyệt mẫu chính thức.

Cân điện tử có bắt buộc phải Kiểm định chất lượng nhà nước khi nhập khẩu?

Chắc chắn là có. Sau khi được phê duyệt mẫu, lô hàng cân điện tử phải trải qua bước kiểm định chất lượng ban đầu để đảm bảo sai số nằm trong mức cho phép trước khi đưa vào sử dụng thương mại.

Nhiều doanh nghiệp mới thường nhầm lẫn giữa kiểm định đo lường và hợp quy. Để tránh sai sót, việc tìm hiểu hợp chuẩn hợp quy là gì sẽ giúp bạn phân biệt rõ các loại chứng nhận. Đối với cân điện tử, tem kiểm định do các trung tâm kiểm định được chỉ định (như Quatest 1, Quatest 3) dán lên thiết bị là bằng chứng hợp pháp duy nhất xác nhận chiếc cân đó đủ tiêu chuẩn hoạt động tại Việt Nam.

Cân điện tử đã qua sử dụng có được phép nhập khẩu không?

Có, cân điện tử đã qua sử dụng vẫn được phép nhập khẩu nếu đáp ứng điều kiện tuổi thọ thiết bị không vượt quá 10 năm theo quy định tại Quyết định 18/2019/QĐ-TTg.

Tuy nhiên, thủ tục nhập khẩu cân điện tử đã qua sử dụng phức tạp hơn rất nhiều. Ngoài việc phải làm phê duyệt mẫu và kiểm định như hàng mới, bạn còn phải thuê tổ chức giám định độc lập để đánh giá tình trạng kỹ thuật của máy móc trước khi thông quan. Nếu máy móc quá cũ, rỉ sét hoặc không đạt tiêu chuẩn an toàn, lô hàng sẽ bị buộc tái xuất, gây thiệt hại lớn về tài chính.

Hướng dẫn chi tiết 4 bước làm thủ tục nhập khẩu cân điện tử

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu cân điện tử mới nhất gồm 4 bước cốt lõi: Đăng ký phê duyệt mẫu, chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan, mở tờ khai đóng thuế và cuối cùng là thông quan đưa hàng về kho.

Bước 1: Đăng ký Phê duyệt mẫu trước khi hàng về

Doanh nghiệp cần lập hồ sơ đăng ký phê duyệt mẫu gửi lên cơ quan chức năng. Hiện nay, hàng có thể được mang về kho bảo quản chờ kết quả thử nghiệm để giảm ách tắc tại cảng.

Quy trình này tương tự như các hình thức kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu chuyên ngành khác. Bạn cần chuẩn bị:

Đơn đăng ký phê duyệt mẫu.
Catalogue sản phẩm chi tiết (thể hiện rõ model, thông số kỹ thuật, sai số).
Hình ảnh tổng thể và chi tiết của cân.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng.

Mẹo thực tế từ AT Asia: Hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi trước 1-2 sản phẩm mẫu bằng đường hàng không để làm thủ tục thử nghiệm trước. Khi lô hàng lớn đi đường biển cập cảng, bạn đã có sẵn Quyết định phê duyệt mẫu, giúp tiết kiệm hàng chục triệu đồng tiền lưu container.

Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan đầy đủ

Hồ sơ cần thiết để nhập khẩu cân điện tử bao gồm: Tờ khai hải quan, Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn và Giấy đăng ký phê duyệt mẫu.

Dựa trên Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), bộ chứng từ nhập khẩu chuẩn chỉnh để nộp cho cơ quan Hải quan bao gồm:

Tờ khai hải quan nhập khẩu.
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại).
Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa).
Bill of Lading (Vận tải đơn).
Certificate of Origin (Chứng nhận xuất xứ – C/O) để hưởng thuế suất ưu đãi.
Văn bản xác nhận đã đăng ký phê duyệt mẫu của cơ quan chuyên ngành.

Bước 3: Mở tờ khai hải quan và hoàn tất nghĩa vụ thuế

Dựa trên bộ chứng từ nhập khẩu, doanh nghiệp truyền tờ khai hải quan điện tử, chờ hệ thống phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ) và tiến hành nộp thuế để giải phóng hàng.

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có kinh nghiệm xử lý các mã lỗi trên phần mềm ECUS/VNACCS, việc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp là một lựa chọn khôn ngoan. Khi tờ khai được phân luồng:

Luồng Xanh: Chỉ cần nộp thuế, hệ thống tự động thông quan.
Luồng Vàng: Cán bộ hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy.
Luồng Đỏ: Kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa) tại cảng.

Bước 4: Thông quan và đưa hàng về kho

Sau khi hoàn tất kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa (nếu có) và nộp đủ thuế, cơ quan hải quan sẽ chấp nhận thông quan hàng hóa. Bạn có thể điều xe tải hoặc container đưa hàng về kho.

Lưu ý rằng, nếu bạn xin đưa hàng về kho bảo quản, lô hàng lúc này chưa được thông quan chính thức. Bạn chỉ được phép mở niêm phong hải quan khi có cán bộ của trung tâm thử nghiệm đến lấy mẫu. Sau khi có kết quả đạt chuẩn và nộp bổ sung cho Hải quan, lô hàng mới chính thức hoàn tất thông quan hàng hóa.

Cách xác định Mã HS và các loại Thuế phải nộp cho cân điện tử

Mã HS code cân điện tử thường nằm ở phân nhóm 8423. Việc xác định đúng mã HS sẽ giúp doanh nghiệp tính toán chính xác mức thuế nhập khẩu và thuế GTGT phải nộp.

Để tránh rủi ro bị truy thu thuế do áp sai mã, các nhà nhập khẩu cần nắm vững 6 quy tắc áp mã hs do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) quy định. Mã HS của cân phụ thuộc rất lớn vào công suất cân tối đa và mục đích sử dụng (gia dụng hay công nghiệp).

Bảng mã HS tham khảo cho các loại cân điện tử phổ biến

Dưới đây là bảng mã HS tham khảo cho các dòng cân kỹ thuật số phổ biến, từ cân gia dụng đến cân công nghiệp tải trọng lớn cập nhật mới nhất.

Mô tả mặt hàng cân điện tử	Mã HS tham khảo
Cân đo người hoặc cân sử dụng trong gia đình	8423.10.10
Cân có trọng lượng cân tối đa không quá 30kg	8423.81.10
Cân có khả năng cân từ 30kg đến 1.000kg (loại khác)	8423.82.32

Lưu ý: Mã HS trên chỉ mang tính chất tham khảo. Việc xác định mã HS chính xác phải dựa trên tài liệu kỹ thuật và thực tế hàng hóa.

Thuế nhập khẩu ưu đãi và thuế GTGT (VAT) là bao nhiêu?

Thuế nhập khẩu cân điện tử bao nhiêu phụ thuộc vào mã HS, dao động từ 0% – 20%. Tính đến năm 2026, thuế GTGT (VAT) áp dụng cho mặt hàng này được giảm xuống mức 8% theo Nghị quyết 204/2025/QH15.

Hiểu rõ các loại thuế nhập khẩu là cách tốt nhất để tối ưu hóa chi phí giá vốn hàng bán.

Thuế nhập khẩu thông thường: Áp dụng cho các quốc gia không có quan hệ tối huệ quốc với Việt Nam (mức thuế khá cao).
Thuế nhập khẩu ưu đãi: Áp dụng cho hàng hóa có xuất xứ từ các nước có quan hệ tối huệ quốc (WTO).
Thuế GTGT (VAT): Theo cập nhật mới nhất đến hết ngày 31/12/2026, thuế VAT cho cân điện tử được giảm từ 10% xuống còn 8%, giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản ngân sách không nhỏ.

Làm thế nào để được hưởng thuế suất 0% với C/O?

Để được áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt 0%, doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác xuất khẩu cung cấp Chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ như Form E (Trung Quốc), Form D (ASEAN).

Nếu bạn nhập khẩu từ Trung Quốc và có C/O Form E hợp lệ, mức thuế nhập khẩu cho hầu hết các mã HS cân điện tử sẽ giảm xuống 0%. Tương tự với C/O Form D từ các nước Đông Nam Á, hoặc Form EUR.1 từ Châu Âu. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên C/O (đặc biệt là tiêu chí xuất xứ và thông tin tàu) để đảm bảo Hải quan không bác bỏ chứng từ này.

Checklist những lưu ý QUAN TRỌNG cần nằm lòng

Quá trình nhập khẩu luôn tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Việc tuân thủ quy định dán nhãn hàng hóa và khai báo chính xác là chìa khóa để lô hàng không bị phạt vi phạm hành chính.

Quy định về dán nhãn hàng hóa theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP

Dán nhãn hàng hóa cân điện tử nhập khẩu là bắt buộc. Nhãn mác phải hiển thị đầy đủ tên hàng hóa, xuất xứ, tên và địa chỉ của tổ chức cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa.

Khác với các thiết bị điện lạnh gia dụng bắt buộc phải dán nhãn năng lượng, cân điện tử chỉ yêu cầu dán nhãn hàng hóa thông thường. Tuy nhiên, theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP), nhãn gốc trên sản phẩm phải khớp 100% với thông tin khai báo trên tờ khai hải quan. Nếu phát hiện thiếu nhãn hoặc thông tin sai lệch (đặc biệt là mục “Made in…”), doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ hàng chục đến hàng trăm triệu đồng.

Những rủi ro thường gặp và cách phòng tránh sai sót khi làm thủ tục

Các lỗi phổ biến nhất bao gồm áp sai mã HS, thiếu chứng từ chứng nhận xuất xứ, hoặc quên đăng ký phê duyệt mẫu dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho bãi khổng lồ.

Tại AT Asia, với kinh nghiệm xử lý hàng ngàn lô hàng xuất nhập khẩu, chúng tôi đúc kết được một số rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp thường mắc phải:

Quên làm phê duyệt mẫu: Hàng về đến cảng mới bắt đầu tìm hiểu thủ tục, dẫn đến thời gian lưu bãi kéo dài cả tháng.
Sai lệch thông số trên Catalogue và thực tế: Hải quan kiểm hóa phát hiện model trên cân không khớp với tờ khai và giấy đăng ký kiểm tra chất lượng.
Khai báo trị giá hải quan thấp bất thường: Dễ bị Hải quan đưa vào diện tham vấn giá, gây chậm trễ tiến độ giao hàng cho đối tác.

Cách phòng tránh tốt nhất là chuẩn bị bộ hồ sơ thật kỹ lưỡng trước khi tàu chạy, và luôn đối chiếu chéo các thông tin giữa Invoice, Packing List, C/O và Catalogue.

Tóm lại, thủ tục nhập khẩu cân điện tử mới nhất không quá phức tạp nếu bạn nắm vững hai yêu cầu cốt lõi là Phê duyệt mẫu và Kiểm định chất lượng. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng bộ hồ sơ, xác định đúng mã HS để tính thuế và tuân thủ quy định về dán nhãn sẽ là chìa khóa giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí nhập khẩu cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để giúp nhiều người hơn nữa! Đừng quên thường xuyên theo dõi chúng tôi tại AT Asia để cập nhật những kiến thức mới nhất về lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.