Bài viết này sẽ giải thích rõ 7 điều quan trọng nhất về dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, giúp chủ hàng phân biệt rõ ràng giữa đại lý hải quan và dịch vụ khai thuê. Bạn sẽ hiểu được trách nhiệm pháp lý, lợi ích thực tế khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, và cách họ thay mặt doanh nghiệp đứng tên trên tờ khai, sử dụng chữ ký số riêng để thông quan hàng hóa nhanh chóng, hợp pháp và giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả nhất theo các quy định mới nhất năm 2026.
Phân biệt Đại lý làm thủ tục hải quan và Dịch vụ khai thuê hải quan: Đâu là lựa chọn tối ưu?
Sự khác nhau giữa đại lý hải quan và khai thuê hải quan nằm ở tư cách pháp lý: đại lý dùng chữ ký số của chính mình để ký tờ khai và chịu trách nhiệm pháp lý, trong khi người khai thuê dùng chữ ký số của chủ hàng và không chịu trách nhiệm trên giấy tờ.
WMS là gì? Bài viết này giải thích chi tiết về hệ thống quản lý kho WMS, các chức năng, Read more
SOF (Statement of Facts) là gì? Tìm hiểu vai trò của SOF trong tính thưởng phạt Dem/Des, nội dung chi Read more
Khi tìm hiểu Dịch vụ khai báo hải quan là gì, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hai hình thức phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ với dịch vụ khai thuê hải quan, vốn có bản chất pháp lý hoàn toàn khác biệt. Việc chọn sai hình thức có thể dẫn đến những rủi ro không đáng có trong quá trình làm Thủ tục xuất nhập khẩu. Đối với những người mới bước chân vào ngành, việc tìm hiểu tờ khai hải quan là gì là bước đầu tiên quan trọng để nắm bắt quy trình và hiểu rõ ai là người thực sự chịu trách nhiệm pháp lý cho lô hàng của mình.
Bảng so sánh nhanh các điểm khác biệt cốt lõi
Nhiều doanh nghiệp khi mới bắt đầu tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu thường chọn giải pháp giá rẻ là thuê cá nhân khai báo. Tuy nhiên, khi khối lượng hàng hóa tăng lên, yêu cầu về tính tuân thủ pháp luật cũng khắt khe hơn. Để giúp bạn dễ dàng hình dung, chúng tôi đã tổng hợp các điểm khác biệt chính giữa hai hình thức này:
| Tiêu chí | Đại lý làm thủ tục hải quan | Dịch vụ khai thuê hải quan |
|---|---|---|
| Trách nhiệm pháp lý | Chịu trách nhiệm liên đới cùng chủ hàng | Không chịu trách nhiệm pháp lý |
| Tên trên tờ khai | Đứng tên đại lý hải quan | Tên của chính chủ hàng |
| Chữ ký số | Dùng chữ ký số của Đại lý | Dùng chữ ký số của chủ hàng |
| Năng lực nhân sự | Có chứng chỉ nghiệp vụ hải quan | Không bắt buộc có chứng chỉ |
Đại lý hải quan: Người đồng hành chịu trách nhiệm pháp lý cùng doanh nghiệp
Khi sử dụng dịch vụ đại lý hải quan trọn gói, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ đóng vai trò như một pháp nhân độc lập, trực tiếp đại diện cho Doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Họ sử dụng chữ ký số của mình để truyền Tờ khai hải quan và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những gì họ khai báo dựa trên chứng từ bạn cung cấp. Điều này giúp các công ty an tâm hơn rất nhiều. Mỗi công ty xuất nhập khẩu đều cần một chiến lược quản lý rủi ro pháp lý chặt chẽ khi làm việc với cơ quan hải quan, và đại lý chính là một phần không thể thiếu của chiến lược đó.
Dịch vụ khai thuê: Chỉ là người được giới thiệu, không xuất hiện trên hồ sơ pháp lý
Ngược lại, người làm dịch vụ khai thuê chỉ đơn thuần là người nhập liệu hộ. Họ sẽ yêu cầu bạn giao Chữ ký số khai báo hải quan (Token) hoặc cài đặt phần mềm từ xa để họ truyền tờ khai dưới tên công ty bạn. Nếu có sai sót về việc áp Mã HS code hay tính toán Thuế xuất nhập khẩu, doanh nghiệp của bạn sẽ là người duy nhất phải đứng ra giải trình và chịu mọi hình thức xử phạt trước pháp luật.
3 Lợi ích vượt trội khi ủy quyền cho Đại lý hải quan chuyên nghiệp
Lợi ích khi thuê đại lý làm thủ tục hải quan bao gồm việc bảo mật tuyệt đối chữ ký số của doanh nghiệp, đảm bảo an toàn pháp lý cao nhờ đội ngũ chuyên nghiệp, và giúp doanh nghiệp Tiết kiệm thời gian, Tối ưu chi phí trong suốt quá trình Thông quan hàng hóa.
Nhiều khách hàng thường hỏi chúng tôi Vì sao nên sử dụng dịch vụ đại lý hải quan thay vì tự làm hoặc thuê ngoài giá rẻ. Dưới đây là 3 lý do cốt lõi dựa trên kinh nghiệm thực tiễn mà chúng tôi đúc kết được.
Lợi ích 1: Không cần dùng chữ ký số của doanh nghiệp, đại lý sẽ tự ký và chịu trách nhiệm
Giao chữ ký số (Token) cho một cá nhân hoặc đơn vị bên ngoài tiềm ẩn rủi ro cực kỳ lớn về bảo mật tài chính, hóa đơn điện tử và thuế. Khi hợp tác với một Công ty dịch vụ khai báo hải quan uy tín, bạn hoàn toàn giữ lại chữ ký số của mình tại công ty. Đại lý sẽ dùng Token của chính họ để ký điện tử, góp phần Giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin quan trọng.
Lợi ích 2: Năng lực và tính chuyên nghiệp được Tổng cục Hải quan công nhận
Đại lý hải quan sở hữu đội ngũ Nhân viên nghiệp vụ và Chuyên viên hải quan được đào tạo bài bản. Họ am hiểu sâu sắc các Quy định pháp luật hải quan, các Thông tư, Nghị định mới nhất. Ví dụ, trong quá trình làm việc tại AT Asia co. ltd, chúng tôi từng hỗ trợ nhiều trường hợp doanh nghiệp tránh được việc bị phạt hành chính nặng nhờ tư vấn áp đúng mã HS code ngay từ đầu. Sự chuyên nghiệp này giúp hồ sơ của bạn luôn chuẩn xác, hạn chế tối đa tình trạng bị bác bỏ tờ khai.
Lợi ích 3: Tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình và giảm thiểu rủi ro phát sinh
Một đại lý giỏi sẽ biết cách xử lý mượt mà các khâu từ Kiểm hóa, Phân luồng hải quan cho đến Kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, đo kiểm chất lượng). Thay vì loay hoay tự tìm hiểu các thủ tục rườm rà, doanh nghiệp có thể ủy thác toàn bộ để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Để tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan trọn gói từ các đối tác uy tín.
Trách nhiệm của Đại lý hải quan trước pháp luật và doanh nghiệp là gì?
Trách nhiệm của đại lý hải quan là đại diện chủ hàng đứng tên, ký, đóng dấu trên tờ khai, đảm bảo tính chính xác của nội dung khai báo và thực hiện nộp thuế xuất nhập khẩu theo đúng hợp đồng đại lý đã ký kết.
Khi cung cấp dịch vụ mở tờ khai hải quan, đại lý không chỉ đơn thuần là người làm thuê mà là đối tác chịu trách nhiệm pháp lý liên đới, gắn liền lợi ích của họ với sự an toàn của lô hàng.
Trách nhiệm trên tờ khai hải quan: Đứng tên, ký và đóng dấu với tư cách pháp nhân
Đại lý sẽ sử dụng tên công ty và mã số thuế của mình để điền vào ô “Người khai hải quan” trên phần mềm VNACCS/VCIS. Trên thị trường quốc tế, thuật ngữ này thường được gọi là customs brokerage, đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp với hải quan về tính hợp lệ của hồ sơ.
Trách nhiệm về nội dung khai báo: Đảm bảo tính chính xác của thông tin
Dựa trên bộ Chứng từ hải quan mà chủ hàng cung cấp, đại lý có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chéo các số liệu và khai báo trung thực. Mặc dù chủ hàng chịu trách nhiệm cuối cùng về tính hợp pháp của chứng từ gốc, đại lý vẫn phải đảm bảo việc áp mã số hàng hóa, tính toán thuế quan là chuẩn xác nhất theo quy định hiện hành để tránh truy thu thuế sau thông quan.
Trách nhiệm nộp thuế: Thực hiện nộp các loại thuế thay cho chủ hàng
Trong nhiều trường hợp, nếu được ủy quyền rõ ràng bằng văn bản trong hợp đồng, đại lý sẽ thay mặt doanh nghiệp nộp các khoản thuế, phí, lệ phí tại Cảng biển, Sân bay hoặc Cửa khẩu. Điều này giúp dòng chảy tài chính và hàng hóa không bị gián đoạn, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có trụ sở xa nơi làm thủ tục.
Quy trình làm việc và các chứng từ cần thiết khi thuê Đại lý hải quan
Quy trình khai báo hải quan như thế nào? Quy trình chuẩn gồm 4 bước: Ký hợp đồng, cung cấp chứng từ (Invoice, Packing List…), đại lý kiểm tra và truyền tờ khai, cuối cùng là hoàn tất thủ tục thông quan tại cảng để giao hàng.
Để một lô hàng được xử lý trơn tru, sự phối hợp nhịp nhàng giữa chủ hàng và đại lý là vô cùng cần thiết. Mục tiêu cuối cùng của mọi lô hàng là được thông quan nhanh chóng, tránh lưu kho bãi tốn kém.
Bước 1: Ký kết hợp đồng dịch vụ đại lý hải quan
Đây là bước pháp lý bắt buộc đầu tiên. Hợp đồng sẽ quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm, phạm vi công việc và Chi phí dịch vụ khai báo hải quan của cả hai bên, làm cơ sở để giải quyết mọi vấn đề phát sinh sau này.
Bước 2: Doanh nghiệp cung cấp bộ chứng từ hàng hóa
Chủ hàng cần chuẩn bị và gửi cho đại lý bộ chứng từ đầy đủ, bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading) hoặc Airway Bill
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có để hưởng ưu đãi thuế)
Việc chuẩn bị chứng từ chính xác là cốt lõi để hoàn tất thủ tục hải quan một cách thuận lợi. Hệ thống VNACCS/VCIS hiện nay yêu cầu sự chính xác tuyệt đối. Chỉ một sai sót nhỏ ở phần trọng lượng trên Phiếu đóng gói so với Vận đơn cũng có thể khiến tờ khai gặp trục trặc.
Bước 3: Đại lý hải quan kiểm tra, tư vấn mã HS và truyền tờ khai điện tử
Sau khi nhận chứng từ, chuyên viên sẽ rà soát kỹ lưỡng. Nếu phát hiện sai sót, họ sẽ yêu cầu điều chỉnh ngay lập tức. Sau đó, họ tiến hành lên bản nháp (draft) Dịch vụ mở tờ khai hải quan, gửi khách hàng duyệt lại các thông tin quan trọng trước khi chính thức cắm chữ ký số và truyền dữ liệu lên hệ thống hải quan.
Bước 4: Hoàn tất thủ tục tại cảng/sân bay và bàn giao hàng hóa
Tùy thuộc vào việc hệ thống trả về kết quả tờ khai rơi vào luồng Xanh, Vàng hay Đỏ, đại lý sẽ cử nhân viên hiện trường trực tiếp xuống khu vực giám sát để làm thủ tục, xuất trình hồ sơ giấy hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa, thanh lý hải quan và sắp xếp phương tiện đưa hàng về kho cho khách.
Điều kiện để một công ty được công nhận là Đại lý hải quan
Điều kiện làm đại lý hải quan theo quy định hiện hành bắt buộc doanh nghiệp phải có chức năng kinh doanh logistics trên giấy phép và có ít nhất 01 nhân viên sở hữu chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan do Tổng cục Hải quan cấp.
Không phải công ty Logistics nào cũng tự động trở thành đại lý hải quan. Cơ quan nhà nước có những quy định rất khắt khe để cấp phép hoạt động này nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Điều kiện về nhân sự: Phải có nhân viên được cấp chứng chỉ nghiệp vụ
Nhân sự trực tiếp làm thủ tục phải trải qua quá trình đào tạo chuyên sâu và thi đỗ kỳ thi cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan do Tổng cục Hải quan tổ chức. Họ phải am hiểu đa dạng các loại hình từ hàng kinh doanh thông thường đến Hàng phi mậu dịch, Hàng gia công, Sản xuất xuất khẩu, Tạm nhập tái xuất, hay hàng Chuyển khẩu.
Điều kiện về pháp lý: Doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh và được cấp phép
Công ty phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với ngành nghề giao nhận, vận tải phù hợp, đồng thời có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng việc khai báo điện tử. Sau khi nộp hồ sơ, Tổng cục Hải quan sẽ thẩm định năng lực và ra quyết định công nhận chính thức, cấp mã số đại lý.
Bảng giá dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan gồm những chi phí nào?
Bảng giá dịch vụ khai báo hải quan thường bao gồm phí mở tờ khai (từ 500.000đ – 1.500.000đ/tờ khai tùy loại hình), phí kiểm tra chuyên ngành, phí xin C/O và các phụ phí logistics khác phát sinh thực tế.
Chi phí dịch vụ khai báo hải quan luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp để tính toán giá vốn hàng bán. Tại AT Asia co. ltd, chúng tôi luôn đề cao sự minh bạch các khoản phí này ngay từ khâu tư vấn ban đầu.
Phí mở tờ khai hải quan (hàng nhập khẩu, hàng xuất khẩu)
Mức phí này thường được tính cố định theo từng tờ khai. Trên thực tế, Dịch vụ khai báo hải quan hàng nhập khẩu đôi khi có phí nhỉnh hơn một chút so với Dịch vụ khai báo hải quan hàng xuất khẩu do thủ tục nhập khẩu thường phức tạp, yêu cầu đối chiếu nhiều loại giấy phép và chính sách quản lý mặt hàng khắt khe hơn.
Các chi phí liên quan khác (kiểm tra chuyên ngành, C/O, vận chuyển)
Ngoài phí tờ khai cơ bản, Bảng giá dịch vụ khai báo hải quan có thể phát sinh thêm các hạng mục công việc sau:
- Phí đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, kiểm dịch thực vật/động vật.
- Phí dịch vụ xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tại VCCI hoặc Bộ Công Thương.
- Phí nâng hạ container, phí lưu kho bãi, cược cont tại cảng.
Lưu ý: Bảng giá chỉ mang tính tham khảo, phụ thuộc vào độ phức tạp
Chi phí thực tế sẽ dao động tùy thuộc vào số lượng dòng hàng trên Invoice, loại hình xuất nhập khẩu và khu vực làm thủ tục. Ví dụ, hàng gia công sẽ phức tạp hơn hàng kinh doanh tiêu dùng do đòi hỏi nhân viên phải theo dõi định mức và thanh khoản tờ khai định kỳ.
4 Tiêu chí lựa chọn công ty dịch vụ đại lý hải quan uy tín
Để chọn Công ty dịch vụ khai báo hải quan uy tín, bạn nên kiểm tra quyết định công nhận đại lý từ cơ quan nhà nước, năng lực đội ngũ nhân sự, kinh nghiệm xử lý hàng hóa thực tế và sự minh bạch trong khâu báo giá dịch vụ.
Giữa hàng ngàn đơn vị trên thị trường hiện nay, làm sao để “chọn mặt gửi vàng”? Dưới đây là các tiêu chí chúng tôi khuyến nghị bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng:
Có quyết định thành lập Đại lý hải quan từ Tổng cục Hải quan
Đây là yếu tố tiên quyết. Bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu đối tác cung cấp bản sao quyết định công nhận đại lý hải quan để xác minh tính hợp pháp và năng lực thực sự của họ trên hệ thống tra cứu của hải quan.
Đội ngũ nhân viên có chứng chỉ nghiệp vụ, am hiểu chính sách
Chính sách hải quan thay đổi liên tục qua từng năm. Một đội ngũ giỏi sẽ giúp bạn cập nhật kịp thời, tư vấn chính xác mã HS và tận dụng tối đa các ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do (FTA) để Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Có kinh nghiệm xử lý đa dạng các loại hình hàng hóa
Kinh nghiệm thực chiến tại các chi cục hải quan khác nhau rất quan trọng. Ví dụ, nếu bạn đang có hàng hóa cập cảng khu vực phía Bắc, việc tìm hiểu một đơn vị chuyên dịch vụ hải quan hải phòng sẽ giúp quá trình xử lý nhanh gọn hơn nhờ mối quan hệ và sự am hiểu địa bàn thực tế.
Quy trình làm việc minh bạch, tư vấn rõ ràng về chi phí và rủi ro
Một đối tác đáng tin cậy sẽ không bao giờ hứa hẹn “bao đậu thông quan 100%”. Thay vào đó, họ sẽ phân tích rõ các rủi ro tiềm ẩn của lô hàng, chỉ ra những điểm yếu trong bộ chứng từ và đưa ra giải pháp phòng ngừa hiệu quả nhất.
Việc lựa chọn tự làm, thuê cá nhân khai thuê hay ủy quyền cho một dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan chuyên nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian, chi phí và sự an toàn pháp lý của doanh nghiệp. Hiểu rõ 7 điểm cốt lõi trên sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn, đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh quốc tế. Tại AT Asia co. ltd, chúng tôi luôn tự hào là người bạn đồng hành tin cậy, cung cấp các giải pháp logistics tối ưu nhất cho hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam.
Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để giúp nhiều người cùng hiểu rõ hơn về dịch vụ quan trọng này. Đừng quên thường xuyên theo dõi chúng tôi để cập nhật các kiến thức mới nhất về logistics và xuất nhập khẩu!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có được lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.