Debit Note Là Gì? Phân Biệt Invoice, Credit Note & Tải Mẫu Chuẩn

Doanh nghiệp của bạn đã bao giờ nhận phải hóa đơn sai sót về số tiền, thiếu hàng hóa, hay cần điều chỉnh giá trị giao dịch chưa? Thay vì quy trình hủy và xuất hóa đơn mới phức tạp, Debit Note (Giấy báo nợ) chính là giải pháp nhanh chóng và chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ giải thích rõ debit note là gì, giúp bạn phân biệt rạch ròi với Invoice, Credit Note và cung cấp mẫu chuẩn để áp dụng ngay vào công việc.

Debit Note là gì? “Cứu tinh” cho những sai sót trên hóa đơn

Định nghĩa Debit Note (Giấy báo nợ) dễ hiểu nhất

Debit Note (Giấy báo nợ) là một chứng từ thương mại do người bán phát hành để thông báo cho người mua về một nghĩa vụ nợ phát sinh thêm. Nói một cách đơn giản, nó hoạt động như một “hóa đơn bổ sung” hoặc một bản điều chỉnh làm tăng số tiền mà người mua cần thanh toán so với hóa đơn ban đầu.

Hãy tưởng tượng bạn đặt mua 10 thùng hàng nhưng nhà cung cấp chỉ tính tiền 9 thùng trên hóa đơn. Sau khi phát hiện, họ sẽ gửi cho bạn một Debit Note cho giá trị của 1 thùng hàng còn lại. Đây chính là cách ghi nhận khoản nợ bổ sung một cách chính thức.

Các trường hợp nào doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng Debit Note?

Debit Note được sử dụng khi cần điều chỉnh tăng giá trị trên hóa đơn đã phát hành. Mặc dù không phải là chứng từ bắt buộc trong mọi giao dịch, việc sử dụng nó được xem là thông lệ kinh doanh chuẩn mực để đảm bảo sự minh bạch.

Dưới đây là các trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp cần phát hành Debit Note:

Hóa đơn ghi sai (thấp hơn thực tế): Khi hóa đơn gốc có sai sót về đơn giá, số lượng, hoặc tính toán tổng tiền thấp hơn so với giá trị giao dịch thực tế.
Phát sinh chi phí bổ sung: Các chi phí phát sinh sau khi đã xuất hóa đơn, chẳng hạn như chi phí vận chuyển, phí lưu kho, hoặc các loại phụ phí khác trong logistics.
Giao thiếu hàng và cần bổ sung: Nhà cung cấp đã giao thiếu hàng và xuất hóa đơn cho lô hàng đó. Sau khi giao bổ sung, họ sẽ phát hành Debit Note cho phần hàng giao thêm.
Điều chỉnh tăng do thay đổi hợp đồng: Khi có sự thay đổi trong thỏa thuận dẫn đến việc tăng giá trị thanh toán.

Ai là người phát hành Debit Note trong giao dịch?

Thông thường, bên bán là người phát hành Debit Note để thông báo cho bên mua về khoản nợ cần thanh toán bổ sung. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bên mua cũng có thể lập Debit Note để yêu cầu bên bán phát hành một Credit Note (Giấy báo có) tương ứng, ví dụ như khi họ trả lại hàng hóa đã mua.

Đừng nhầm lẫn: Phân biệt Debit Note với Invoice và Credit Note

Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, việc nhầm lẫn giữa Debit Note, Invoice và Credit Note có thể dẫn đến sai sót trong quản lý công nợ. Hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng là vô cùng quan trọng.

Debit Note vs. Invoice: Khác nhau ở mục đích và thời điểm phát hành

Sự khác biệt chính nằm ở mục đích và thời điểm. Invoice (Hóa đơn) là chứng từ ban đầu, được phát hành để yêu cầu thanh toán cho một giao dịch mua bán. Trong khi đó, Debit Note là chứng từ điều chỉnh, chỉ được phát hành sau hóa đơn gốc để sửa đổi hoặc bổ sung giá trị của nó.

Nói cách khác, Invoice mở đầu một giao dịch thanh toán, còn Debit Note dùng để “sửa chữa” những sai sót hoặc bổ sung các khoản phí phát sinh sau đó. Về mặt pháp lý, Debit Note không phải là hóa đơn và không thể thay thế hóa đơn để kê khai thuế.

Debit Note vs. Credit Note: Một bên báo nợ, một bên báo có

Đây là hai khái niệm đối lập hoàn toàn. Nếu Debit Note là giấy báo tăng công nợ (bên mua nợ thêm tiền), thì Credit Note (Giấy báo có) là giấy báo giảm công nợ (bên bán ghi nhận một khoản giảm trừ cho bên mua).

Debit Note (Báo Nợ): “Bạn cần trả cho tôi thêm tiền.”
Credit Note (Báo Có): “Tôi sẽ giảm trừ số tiền bạn cần trả.”

Ví dụ, khi khách hàng trả lại hàng hóa bị lỗi, nhà cung cấp sẽ phát hành một Credit Note để giảm trừ giá trị của số hàng đó khỏi công nợ của khách hàng. Để hiểu sâu hơn về các loại hóa đơn, bạn có thể tìm hiểu thêm commercial invoice là gì và proforma invoice là gì.

Bảng so sánh nhanh Debit Note – Credit Note – Invoice

Để dễ hình dung, chúng tôi đã tổng hợp các điểm khác biệt chính trong bảng dưới đây:

Tiêu chí	Debit Note (Giấy Báo Nợ)	Credit Note (Giấy Báo Có)	Invoice (Hóa Đơn)
Mục đích	Điều chỉnh TĂNG giá trị hóa đơn	Điều chỉnh GIẢM giá trị hóa đơn	Yêu cầu thanh toán ban đầu
Bản chất	Ghi nhận một khoản nợ tăng thêm	Ghi nhận một khoản giảm trừ nợ	Ghi nhận một giao dịch mua bán
Thời điểm	Sau khi hóa đơn gốc được phát hành	Sau khi hóa đơn gốc được phát hành	Khi giao dịch mua bán diễn ra

Tại sao Debit Note quan trọng trong kế toán và xuất nhập khẩu?

Vai trò của Debit Note trong quản lý công nợ và điều chỉnh hóa đơn

Debit Note là một công cụ không thể thiếu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong sổ sách kế toán. Nó cung cấp một bằng chứng rõ ràng về lý do điều chỉnh hóa đơn, giúp cả hai bên mua và bán đối chiếu công nợ một cách dễ dàng. Việc sử dụng Debit Note giúp:

Minh bạch hóa các khoản phí phát sinh: Ghi nhận chính thức các chi phí bổ sung, tránh tranh chấp sau này.
Duy trì hồ sơ kế toán chính xác: Đảm bảo sổ sách phản ánh đúng các nghĩa vụ tài chính giữa các bên.
Cung cấp chứng từ đối chiếu: Là bằng chứng quan trọng khi kiểm toán hoặc giải trình với cơ quan thuế về sự chênh lệch trong thanh toán.

Debit Note trong Logistics và Forwarder: Những ứng dụng thực tế

Trong ngành logistics và xuất nhập khẩu, nơi các chi phí biến động liên tục, Debit Note trong logistics là gì trở thành một câu hỏi rất thực tế. Tại Tuyền Logistics, chúng tôi thường xuyên sử dụng Debit Note để xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và đối tác.

Ví dụ thực tế:

Phát sinh phí lưu kho (DEM/DET): Một lô hàng bị giữ lại tại cảng lâu hơn dự kiến, phát sinh phí lưu container. Sau khi hóa đơn cước biển ban đầu đã được gửi, hãng tàu hoặc forwarder sẽ phát hành Debit Note cho khoản phí này.
Thay đổi cước vận chuyển: Giá cước nhiên liệu tăng đột ngột sau khi đã chốt giá, hãng tàu có thể phát hành Debit Note để điều chỉnh phần chênh lệch. Việc nắm rõ freight charge là gì sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn các cấu thành của cước phí.
Chi phí phát sinh khác: Các khoản phí như kiểm hóa, hun trùng, hoặc làm giấy phép bổ sung có thể phát sinh sau khi đã có báo giá ban đầu. Debit Note được dùng để ghi nhận các chi phí này một cách minh bạch.

Việc xử lý các chứng từ này đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về toàn bộ bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Nội dung cần có trên một Debit Note chuẩn là gì?

Một Debit Note chuẩn cần có đầy đủ các thông tin để đảm bảo tính rõ ràng và hợp lệ khi đối chiếu.

Các nội dung cần thiết bao gồm:

Tiêu đề: Ghi rõ “DEBIT NOTE” hoặc “GIẤY BÁO NỢ”.
Số và ngày phát hành: Để dễ dàng theo dõi và tham chiếu.
Thông tin người bán và người mua: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
Tham chiếu đến hóa đơn gốc: Số hóa đơn, ngày hóa đơn cần điều chỉnh. Đây là thông tin bắt buộc.
Lý do phát hành: Giải thích rõ ràng lý do của việc điều chỉnh (ví dụ: “Phí lưu kho cho container XYZ”, “Điều chỉnh đơn giá theo hợp đồng số ABC”).
Mô tả chi tiết: Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng số tiền điều chỉnh tăng.
Tổng số tiền bằng số và bằng chữ.
Thông tin về phương thức thanh toán: Hướng dẫn thanh toán cho khoản nợ bổ sung.

Tải ngay mẫu Debit Note chuẩn và hướng dẫn cách tạo chi tiết

Download mẫu Debit Note song ngữ (Anh – Việt) file Excel và Word

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và áp dụng ngay vào công việc, Tuyền Logistics đã chuẩn bị sẵn mẫu Debit Note chuyên nghiệp. Bạn có thể tải về và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu-cầu của doanh nghiệp.

Hướng dẫn các bước tạo một Debit Note chuyên nghiệp

Việc tạo một Debit Note không hề phức tạp nếu bạn tuân thủ các bước sau:

Sử dụng mẫu có sẵn: Bắt đầu với mẫu chuẩn ở trên để đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng.
Điền đầy đủ thông tin: Nhập chính xác thông tin của công ty bạn và khách hàng.
Tham chiếu hóa đơn gốc: Luôn luôn ghi rõ số và ngày của hóa đơn gốc đang được điều chỉnh.
Ghi rõ lý do: Phần giải thích là quan trọng nhất. Hãy ghi thật cụ thể và rõ ràng để tránh thắc mắc từ phía khách hàng. Ví dụ, thay vì ghi “Chi phí phát sinh”, hãy ghi “Phí THC cho lô hàng theo B/L số XXXXX”.
Kiểm tra lại số tiền: Đảm bảo số tiền điều chỉnh là chính xác.
Gửi cho khách hàng: Gửi kèm với một email giải thích ngắn gọn và lịch sự.

Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi sử dụng Debit Note

Luôn có sự đồng thuận: Trước khi phát hành Debit Note, hãy thông báo và thảo luận với đối tác để đạt được sự đồng thuận về khoản phí phát sinh.
Lưu trữ cẩn thận: Coi Debit Note như một chứng từ kế toán quan trọng, cần được lưu trữ cùng với hóa đơn gốc và các giấy tờ liên quan như po là gì hay packing list là gì.
Phân biệt rõ ràng: Đảm bảo đội ngũ kế toán và kinh doanh của bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa Debit Note và Credit Note để tránh hạch toán sai.
Hiểu về thanh toán quốc tế: Trong giao dịch quốc tế, việc điều chỉnh hóa đơn có thể ảnh hưởng đến các phương thức thanh toán phức tạp. Tìm hiểu kỹ về thanh toán lc là gì là cần thiết để xử lý các tình huống này.

Hiểu rõ Debit note là gì không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý các sai sót hóa đơn một cách chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong các giao dịch thương mại. Việc sử dụng đúng lúc, đúng cách các chứng từ như Debit Note, Credit Note và Invoice là nền tảng cho việc quản lý tài chính hiệu quả, đặc biệt trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đầy biến động.

Bạn cần tư vấn sâu hơn về quy trình chứng từ xuất nhập khẩu hoặc đang tìm kiếm một đối tác tin cậy cho dịch vụ vận tải đường biển, hàng không và thủ tục hải quan? Hãy liên hệ ngay với Tuyền Logistics để được hỗ trợ chuyên nghiệp và nhanh chóng!

AT Asia co. ltd

Địa chỉ: Lầu 3, tòa nhà Sovilaco, Số 1 Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Liên hệ: Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.