5 Bước Xin Cấp C/O Form AJ: Hướng Dẫn Chi Tiết & Mẫu Kê Khai Mới Nhất

🎙️ Listen to this article 8:46

Bạn đang xuất khẩu hàng hóa sang Nhật Bản và muốn tối ưu chi phí thuế? C/O Form AJ chính là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp hưởng trọn vẹn ưu đãi thuế quan theo Hiệp định Đối tác kinh tế toàn diện ASEAN – Nhật Bản (AJCEP). Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết 5 bước xin cấp C/O Form AJ nhanh chóng, đi kèm bộ hồ sơ đầy đủ và mẫu kê khai mới nhất để bạn áp dụng ngay, tránh các sai sót không đáng có.

C/O Form AJ là gì? Toàn bộ thông tin doanh nghiệp xuất khẩu cần biết

C/O form AJ là gì? C/O form AJ là Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ưu đãi được cấp cho hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam sang Nhật Bản và các nước ASEAN, tuân thủ theo quy định của Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện ASEAN – Nhật Bản (AJCEP).

Định nghĩa và vai trò của C/O Form AJ trong xuất nhập khẩu

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đóng vai trò như một “tấm hộ chiếu” chứng minh nguồn gốc của lô hàng. Cụ thể, C/O form AJ mang lại những vai trò thiết yếu sau:

Minh bạch nguồn gốc: Xác nhận hàng hóa được sản xuất hoặc gia công tại Việt Nam hoặc các nước thành viên AJCEP.
Công cụ phòng vệ thương mại: Giúp các cơ quan hải quan kiểm soát hạn ngạch, chống bán phá giá và chống trợ giá bất hợp pháp.
Để hiểu rõ hơn về nền tảng pháp lý chung trước khi đi sâu vào form AJ, bạn có thể tìm hiểu thêm khái niệm cơ bản về giấy chứng nhận xuất xứ là gì.

Phạm vi áp dụng: Các nước nào được hưởng ưu đãi từ C/O Form AJ?

Các nước áp dụng C/O form AJ bao gồm 10 quốc gia thành viên ASEAN (Việt Nam, Lào, Campuchia, Thái Lan, Indonesia, Singapore, Philippines, Malaysia, Brunei, Myanmar) và Nhật Bản.

Khác với co form vj chỉ áp dụng cho hiệp định thương mại song phương giữa Việt Nam và Nhật Bản, Form AJ mang tính đa phương, bao trùm cả một khu vực kinh tế rộng lớn. Tùy thuộc vào thị trường xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ linh hoạt lựa chọn loại C/O phù hợp. Ví dụ:

Xuất khẩu nội khối ASEAN, doanh nghiệp thường dùng co form d.
Xuất khẩu sang Trung Quốc thì dùng co form e.
Xuất khẩu sang Hàn Quốc dùng co form ak.
Xuất khẩu sang Ấn Độ dùng co form ai.

Lợi ích “vàng” khi sở hữu C/O Form AJ mà doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

Lợi ích C/O form AJ mang lại cho doanh nghiệp xuất khẩu là vô cùng to lớn:

Hưởng ưu đãi thuế quan: Đây là lợi ích lớn nhất. Hàng hóa có Form AJ hợp lệ sẽ được giảm thuế nhập khẩu xuống mức rất thấp, thậm chí là 0% theo lộ trình của Hiệp định AJCEP.
Tăng sức cạnh tranh: Nhờ việc tối ưu được chi phí thuế, giá thành sản phẩm của bạn tại thị trường Nhật Bản sẽ cạnh tranh hơn rất nhiều so với các đối thủ không có C/O.
Đẩy nhanh thủ tục thông quan: Hồ sơ minh bạch giúp quá trình kiểm hóa và thông quan diễn ra trơn tru, tiết kiệm chi phí lưu kho bãi trong logistics.

Điều kiện tiên quyết để được cấp C/O Form AJ và hưởng ưu đãi thuế quan

Để được cấp C/O Form AJ, hàng hóa của bạn phải đáp ứng nghiêm ngặt các quy tắc xuất xứ theo Thông tư 37/2022/TT-BCT, được vận chuyển trực tiếp và có bộ hồ sơ chứng từ hợp lệ.

Tiêu chí về xuất xứ hàng hóa (Rules of Origin) theo Hiệp định AJCEP

Điều kiện cấp C/O form AJ đầu tiên là hàng hóa phải thỏa mãn một trong các tiêu chí xuất xứ sau:

Hàng hóa có xuất xứ thuần túy (WO – Wholly Obtained): Sản phẩm được trồng trọt, khai thác hoặc sản xuất hoàn toàn tại một nước thành viên (ví dụ: nông sản, khoáng sản).
Hàng hóa có xuất xứ không thuần túy: Phải đáp ứng tiêu chí hàm lượng giá trị khu vực (RVC – Regional Value Content) thường là từ 40% trở lên, hoặc tiêu chí chuyển đổi mã HS (CTC – Change in Tariff Classification) theo quy định cụ thể cho từng mặt hàng.

Trong trường hợp hàng hóa của bạn không đủ điều kiện đáp ứng các tiêu chí ưu đãi trên, doanh nghiệp có thể phải chuyển sang xin co form b (loại C/O thông thường, không hưởng ưu đãi thuế).

Các quy định về vận chuyển và chứng từ cần tuân thủ

Bên cạnh tiêu chí xuất xứ, khâu vận chuyển cũng quyết định việc lô hàng có được hưởng ưu đãi hay không:

Vận chuyển trực tiếp: Hàng hóa phải được vận chuyển thẳng từ nước xuất khẩu (Việt Nam) sang nước nhập khẩu (Nhật Bản/ASEAN). Nếu quá cảnh qua nước thứ ba, phải chứng minh hàng hóa không bị can thiệp, thay đổi nguyên trạng và nằm dưới sự giám sát của hải quan nước quá cảnh.
Tính nhất quán của chứng từ: Các thông tin trên tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, và vận tải đơn phải khớp hoàn toàn với nội dung khai báo trên C/O.

Hướng dẫn chi tiết 5 bước xin cấp C/O Form AJ [Cập nhật mới nhất]

Quy trình xin C/O form AJ bao gồm 5 bước cơ bản: Chuẩn bị hồ sơ, khai báo online trên hệ thống Ecosys, nộp hồ sơ tại cơ quan cấp, chờ kiểm duyệt và nhận kết quả bản cứng. Dưới đây là thủ tục xin cấp C/O form AJ chi tiết nhất cập nhật năm 2026.

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp C/O Form AJ đầy đủ và hợp lệ

Tại AT Asia co. ltd, với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn khách hàng, chúng tôi nhận thấy việc chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O form AJ chuẩn xác ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm 50% thời gian. Bộ hồ sơ cơ bản gồm:

Đơn đề nghị cấp C/O (kê khai hoàn chỉnh theo mẫu).
Mẫu C/O Form AJ đã được khai báo hoàn chỉnh (gồm 1 bản chính và 2 bản sao).
Bản sao in từ hệ thống tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan.
Bản sao hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Bản sao vận tải đơn (Bill of Lading/Airway Bill).
Bảng tính toán chi tiết hàm lượng giá trị khu vực (RVC) hoặc bảng kê khai tiêu chí chuyển đổi mã HS.
Quy trình sản xuất tiêu chuẩn (đối với doanh nghiệp sản xuất).

Bước 2: Kê khai thông tin C/O Form AJ trên hệ thống Ecosys của Bộ Công Thương

Hiện nay, việc xin C/O form AJ online là bắt buộc.

Truy cập vào hệ thống Quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử Ecosys của Bộ Công Thương tại địa chỉ: ecosys.gov.vn.
Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp (đã đăng ký hồ sơ thương nhân).
Chọn mục “Khai báo C/O”, chọn đúng Form AJ và điền đầy đủ các trường thông tin bằng tiếng Anh.
Đính kèm các chứng từ điện tử (file PDF) tương ứng với bộ hồ sơ đã chuẩn bị ở Bước 1 và nhấn “Gửi hồ sơ”.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực

Cơ quan cấp C/O form AJ có thẩm quyền là các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực trực thuộc Bộ Công Thương. Sau khi hồ sơ online được duyệt trên Ecosys, doanh nghiệp mang bộ hồ sơ giấy (bản cứng) đến nộp trực tiếp tại quầy tiếp nhận của Phòng Quản lý XNK khu vực nơi doanh nghiệp đăng ký.

Bước 4: Cán bộ VCCI/Bộ Công Thương duyệt hồ sơ

Cán bộ của tổ chức cấp C/O sẽ tiến hành đối chiếu hồ sơ giấy với dữ liệu trên Ecosys.

Thời gian cấp C/O form AJ: Nếu hồ sơ hợp lệ, C/O thường được cấp trong vòng 1-2 ngày làm việc.
Lưu ý cập nhật 2026: Theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, lệ phí cấp mới C/O hiện đang được giảm 50%, chỉ còn 30.000 VNĐ/bộ (áp dụng đến hết ngày 31/12/2026). Đây là một chính sách hỗ trợ rất tốt cho doanh nghiệp.

Bước 5: Nhận kết quả và C/O Form AJ bản cứng

Sau khi hồ sơ được phê duyệt, cán bộ sẽ ký duyệt, đóng dấu hợp lệ lên C/O và trả lại bản chính cho doanh nghiệp. Bạn cần kiểm tra kỹ lại toàn bộ thông tin trên bản cứng trước khi rời quầy để kịp thời xử lý nếu có sai sót do in ấn.

Hướng dẫn kê khai chi tiết 13 ô trên C/O Form AJ và Mẫu tham khảo

Việc hướng dẫn kê khai C/O form AJ yêu cầu sự chính xác tuyệt đối bằng tiếng Anh trên 13 ô thông tin, từ dữ liệu nhà xuất khẩu, nhập khẩu đến mô tả hàng hóa và tiêu chí xuất xứ.

Giải thích chi tiết cách điền thông tin và các lưu ý cho từng ô

Dưới đây là bảng phân tích chi tiết cách điền 13 ô trên Form AJ để bạn dễ dàng theo dõi:

Ô số	Tên trường thông tin	Hướng dẫn cách điền chi tiết
Ô 1	Exporter	Ghi rõ tên giao dịch, địa chỉ đầy đủ và quốc gia của nhà xuất khẩu (Viet Nam).
Ô 2	Consignee	Ghi tên, địa chỉ và quốc gia của người nhận hàng (nhà nhập khẩu tại Nhật Bản/ASEAN).
Góc phải	Reference No.	Bỏ trống. Cơ quan cấp C/O sẽ điền số tham chiếu (gồm 13 ký tự).
Ô 3	Means of transport	Ghi ngày khởi hành, tên phương tiện (By sea/By air, tên tàu/chuyến bay) và cảng bốc/dỡ hàng.
Ô 4	For Official Use	Bỏ trống. Dành cho cơ quan hải quan nước nhập khẩu ghi chú.
Ô 5	Item number	Ghi số thứ tự các mặt hàng. Mỗi mặt hàng một số thứ tự riêng biệt.
Ô 6	Marks & numbers	Ghi ký hiệu và số hiệu in trên kiện hàng. Nếu không có ghi “N/M” (No Marks).
Ô 7	Description of goods	Ghi số lượng, loại kiện hàng, mô tả chi tiết hàng hóa và mã HS (cấp 6 số) của nước nhập khẩu.
Ô 8	Origin criterion	Ghi tiêu chí xuất xứ tương ứng (VD: “WO”, “RVC 40%”, “CTC”). Đây là ô quan trọng nhất.
Ô 9	Gross weight/FOB	Ghi trọng lượng cả bì (Gross weight) hoặc số lượng khác, kèm theo trị giá FOB của lô hàng.
Ô 10	Invoice details	Ghi chính xác số hóa đơn (Invoice No.) và ngày phát hành hóa đơn thương mại.
Ô 11	Declaration	Chữ ký của người được ủy quyền từ doanh nghiệp xuất khẩu, ghi ngày tháng năm và đóng dấu.
Ô 12	Certification	Chữ ký và con dấu của cán bộ cơ quan cấp C/O (Bộ Công Thương).
Ô 13	Tick boxes	Đánh dấu (√) vào ô tương ứng nếu rơi vào trường hợp đặc biệt: Third-Country Invoicing, Back-to-back C/O…

Nếu bạn xuất khẩu các mặt hàng đặc thù khác, có thể tham khảo thêm cách khai báo các loại form hiếm gặp như co form x tại các bài viết tiếp theo của chúng tôi.

Tải xuống mẫu C/O Form AJ mới nhất và hợp lệ

Mẫu C/O form AJ mới nhất hiện đang được áp dụng là mẫu ban hành kèm theo Thông tư 37/2022/TT-BCT (có hiệu lực từ ngày 01/03/2023). Mẫu form chuẩn phải được in trên giấy trắng, kích thước A4, chữ in màu đen, nội dung hoàn toàn bằng tiếng Anh và không được phép tẩy xóa. Doanh nghiệp có thể mua mẫu form giấy chuẩn trực tiếp tại các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu.

Những sai sót thường gặp cần “né” ngay khi kê khai để tránh bị từ chối

Tại AT Asia co. ltd, chúng tôi thường xuyên hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục các sai sót khi kê khai C/O form AJ. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất dẫn đến trường hợp từ chối cấp C/O form AJ:

Sai lệch thông tin chứng từ: Khối lượng, số lượng hoặc mã HS trên C/O không khớp với Tờ khai hải quan và Vận tải đơn.
Khai sai tiêu chí xuất xứ (Ô số 8): Không nắm rõ quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR) dẫn đến điền sai tiêu chí (ví dụ hàng phải áp dụng CTC nhưng lại khai RVC).
Chưa hoàn tất thủ tục nợ chứng từ: Doanh nghiệp xin nợ chứng từ (như vận đơn) từ lần xin C/O trước nhưng quá hạn 15 ngày chưa bổ sung.
Lỗi hình thức: Form bị mờ, in bằng nhiều màu mực, có dấu hiệu tẩy xóa bằng bút xóa, hoặc người ký đơn đề nghị không đúng với chữ ký đã đăng ký trong hồ sơ thương nhân.

Việc xin cấp C/O Form AJ không còn là một quy trình phức tạp nếu bạn nắm vững các điều kiện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng theo 5 bước hướng dẫn. Hy vọng bài viết đã cung cấp một lộ trình rõ ràng, giúp doanh nghiệp của bạn tận dụng thành công ưu đãi thuế quan từ hiệp định AJCEP, nâng cao lợi thế cạnh tranh khi xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Nhật Bản và các nước thành viên ASEAN.

Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, đừng ngần ngại chia sẻ cho đồng nghiệp và đối tác. Hãy theo dõi chúng tôi thường xuyên để cập nhật những kiến thức và hướng dẫn mới nhất về xuất nhập khẩu, logistics!

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.