5 Bước Thủ Tục Nhập Khẩu Hàng Chuyển Phát Nhanh FedEx Mới Nhất [Cập Nhật Thuế]

🎙️ Listen to this article 4:17

Nắm rõ quy trình và thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh là yếu tố then chốt giúp bạn nhận hàng từ FedEx một cách nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 5 bước làm thủ tục nhập khẩu hàng qua FedEx, cập nhật các quy định mới nhất về hạn mức miễn thuế và cách xử lý khi có yêu cầu từ hải quan. Toàn bộ quy trình, từ chuẩn bị hồ sơ đến cách tính thuế, sẽ được giải đáp để đảm bảo lô hàng của bạn được thông quan thuận lợi.

Cập Nhật Quy Định Mới Nhất Về Hàng Hóa và Hạn Mức Miễn Thuế Khi Nhập Khẩu Qua FedEx

Trước khi bắt đầu quy trình nhập khẩu, việc cập nhật các quy định mới nhất về hàng hóa và chính sách thuế là cực kỳ quan trọng. Điều này giúp bạn tránh được những rủi ro như nhập phải hàng cấm hoặc bất ngờ với các khoản thuế phí phát sinh.

Hàng hóa nào được và không được phép nhập khẩu qua đường chuyển phát nhanh?

Về cơ bản, hầu hết các mặt hàng phục vụ nhu cầu cá nhân hoặc kinh doanh đều có thể nhập khẩu qua FedEx, miễn là chúng không nằm trong danh mục cấm. Tuy nhiên, bạn cần phân biệt rõ các loại hàng hóa để chuẩn bị thủ tục cho đúng.

Hàng hóa được phép nhập khẩu (có điều kiện hoặc không):

Hàng cá nhân, quà biếu: Quần áo, sách vở, đồ dùng cá nhân không nhằm mục đích thương mại.
Hàng mẫu, tài liệu: Các sản phẩm mẫu không có giá trị thương mại, hợp đồng, chứng từ.
Hàng kinh doanh (mậu dịch): Máy móc, linh kiện điện tử, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng… Những mặt hàng này thường cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.

Hàng hóa cấm nhập khẩu qua đường chuyển phát nhanh:
Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, các mặt hàng sau đây bị cấm nhập khẩu:

Vũ khí, đạn dược, vật liệu nổ, trang thiết bị quân sự.
Các chất ma túy, hóa chất độc hại.
Pháo các loại, đèn trời.
Sản phẩm văn hóa đồi trụy, phản động.
Thực vật, động vật hoang dã, quý hiếm.
Các loại phương tiện, máy móc, thiết bị đã qua sử dụng và lạc hậu công nghệ.
Sản phẩm, vật liệu có chứa amiăng thuộc nhóm amfibole.

Để chắc chắn, bạn nên kiểm tra kỹ danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu được quy định tại Phụ lục I, Nghị định số 69/2018/NĐ-CP của Chính phủ.

Hạn mức miễn thuế nhập khẩu mới nhất là bao nhiêu? (Cập nhật Quyết định 01/2025/QĐ-TTg)

Đây là một cập nhật cực kỳ quan trọng mà nhiều người hay nhầm lẫn. Kể từ ngày 18/02/2025, Quyết định số 01/2025/QĐ-TTg đã chính thức có hiệu lực, bãi bỏ toàn bộ Quyết định 78/2010/QĐ-TTg. Điều này có nghĩa là quy định miễn thuế hàng chuyển phát nhanh dưới 1 triệu đồng đã KHÔNG CÒN được áp dụng.

Như vậy, tất cả hàng hóa nhập khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh, không phân biệt giá trị, đều phải thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định của pháp luật hiện hành. Sự thay đổi này nhằm đảm bảo sự công bằng giữa hàng hóa sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử xuyên biên giới bùng nổ.

Bảng so sánh nhanh điều kiện miễn thuế cho hàng cá nhân (phi mậu dịch) và hàng doanh nghiệp (mậu dịch)

Mặc dù hạn mức miễn thuế 1 triệu đồng đã bị bãi bỏ, vẫn có một số trường hợp được miễn thuế khác theo quy định. Dưới đây là bảng so sánh để bạn dễ hình dung:

Tiêu Chí	Hàng Cá Nhân (Hàng phi mậu dịch)	Hàng Doanh Nghiệp (Hàng mậu dịch)
Đối tượng	Quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không thanh toán, hành lý cá nhân.	Hàng hóa phục vụ sản xuất, kinh doanh, có hợp đồng mua bán.
Điều kiện miễn thuế	• Quà biếu, quà tặng: Trị giá không vượt quá 2.000.000 VNĐ/lần, không quá 4 lần/năm. • Hành lý cá nhân: Có định mức riêng theo quy định.	• Chỉ được miễn thuế trong các trường hợp đặc biệt như: hàng tạm nhập-tái xuất, hàng gia công cho nước ngoài, hàng nhập khẩu để tạo tài sản cố định của dự án ưu đãi đầu tư, v.v.
Lưu ý	Phải chứng minh được mục đích phi thương mại.	Phải có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn thương mại và các chứng từ liên quan.

Hướng Dẫn Chi Tiết 5 Bước Thủ Tục Nhập Khẩu Hàng Chuyển Phát Nhanh Qua FedEx

Quy trình thông quan hàng chuyển phát nhanh FedEx về cơ bản đã được tối ưu hóa. Vai trò của hãng chuyển phát nhanh là thay mặt bạn làm việc với cơ quan hải quan. Tuy nhiên, bạn vẫn cần nắm rõ các bước để chủ động trong việc cung cấp thông tin và chứng từ khi cần thiết.

Bước 1: FedEx tiếp nhận lô hàng và khai trước thông tin với hải quan (VNACCS)

Ngay khi lô hàng của bạn được gửi từ nước ngoài, thông tin chi tiết về lô hàng (người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, giá trị) sẽ được FedEx cập nhật vào hệ thống của họ. Dựa trên các thông tin này, FedEx sẽ tiến hành khai báo trước tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System). Đây là bước đầu tiên để cơ quan hải quan tiếp nhận thông tin về lô hàng của bạn.

Bước 2: Hải quan phân luồng tờ khai (Luồng xanh, vàng, đỏ là gì?)

Sau khi tờ khai được truyền lên hệ thống, hải quan sẽ tự động phân luồng để quyết định mức độ kiểm tra. Đây là bước quyết định thời gian làm thủ tục hải quan hàng chuyển phát nhanh của bạn. Có 3 luồng chính:

Luồng Xanh (Mã 1): Tờ khai được chấp nhận thông quan tự động. Đây là luồng nhanh nhất, hàng hóa được miễn kiểm tra hồ sơ chi tiết và miễn kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt và mặt hàng không rủi ro thường được vào luồng này.
Luồng Vàng (Mã 2): Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ, chứng từ giấy của lô hàng nhưng không kiểm tra thực tế hàng hóa. Bạn hoặc FedEx sẽ cần xuất trình các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, C/O (nếu có) để hải quan đối chiếu.
Luồng Đỏ (Mã 3): Đây là luồng kiểm tra nghiêm ngặt nhất. Hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Việc này nhằm đối chiếu sự phù hợp giữa khai báo và hàng hóa thực tế. Các lô hàng có dấu hiệu rủi ro cao, khai báo không rõ ràng, hoặc doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu thường bị phân vào luồng này.

Bước 3: FedEx thay mặt bạn nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục cần thiết

Với vai trò là đại lý hải quan, FedEx sẽ chủ động thực hiện các thủ tục tương ứng với kết quả phân luồng.

Luồng Xanh: FedEx chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có) là có thể lấy hàng.
Luồng Vàng: FedEx sẽ nộp bộ hồ sơ giấy cho hải quan kiểm tra.
Luồng Đỏ: FedEx sẽ phối hợp với hải quan để tiến hành kiểm tra thực tế lô hàng.

Trong trường hợp cần bổ sung thông tin hoặc giấy tờ, FedEx sẽ liên hệ trực tiếp với bạn. Đây là lúc bạn cần phản hồi nhanh chóng để tránh làm chậm trễ thông quan.

Bước 4: Nộp thuế (Nếu có) và hoàn tất thông quan

Sau khi hải quan kiểm tra và chấp nhận hồ sơ (đối với luồng vàng, đỏ) hoặc hệ thống tự động chấp nhận (luồng xanh), tờ khai sẽ được thông quan khi nghĩa vụ về thuế và phí đã được hoàn thành. Các loại thuế nhập khẩu chính bạn cần nộp bao gồm Thuế Nhập Khẩu và Thuế GTGT. FedEx thường sẽ ứng trước số tiền thuế này để nộp cho nhà nước và thu lại từ bạn khi giao hàng, kèm theo các loại phí dịch vụ.

Bước 5: FedEx giao hàng và hoàn tất quy trình

Khi lô hàng đã được chính thức thông quan, FedEx sẽ tiến hành các thủ tục cuối cùng để lấy hàng ra khỏi kho của chi cục hải quan chuyển phát nhanh và sắp xếp lịch giao hàng đến địa chỉ của bạn. Khi nhận hàng, bạn sẽ thanh toán cho FedEx tiền thuế và các khoản phí liên quan (nếu có).

Hồ Sơ Hải Quan Cần Chuẩn Bị Gồm Những Gì?

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ là yếu tố cốt lõi để đảm bảo quy trình thông quan hàng chuyển phát nhanh FedEx diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là checklist các giấy tờ cần thiết cho từng đối tượng.

Đối với cá nhân (hàng phi mậu dịch/quà biếu): Cần những giấy tờ gì?

Thủ tục nhập khẩu hàng cá nhân qua chuyển phát nhanh thường đơn giản hơn. Về cơ bản, bạn chỉ cần cung cấp:

Căn cước công dân (CCCD): Bản photo hoặc hình chụp.
Thông tin chi tiết về lô hàng: Cung cấp cho người gửi để họ khai báo chính xác trên vận đơn (Airway Bill).
Chứng minh mục đích sử dụng: Trong một số trường hợp, hải quan có thể yêu cầu bạn giải trình về mục đích nhận hàng (ví dụ: quà biếu, đồ dùng cá nhân) để xác định đây là hàng phi mậu dịch.

Đối với doanh nghiệp (hàng mậu dịch): Checklist đầy đủ các chứng từ bắt buộc (Vận đơn, Hóa đơn thương mại, Packing List, C/O…)

Đối với hàng hóa thương mại, bộ hồ sơ yêu cầu sự chuyên nghiệp và đầy đủ hơn rất nhiều. Dưới đây là những chứng từ cơ bản theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Tờ khai hải quan: FedEx sẽ thay mặt bạn thực hiện bước này.
Vận đơn (Airway Bill – AWB): Do FedEx phát hành, là bằng chứng của hợp đồng vận tải.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ quan trọng nhất, thể hiện giá trị lô hàng để tính thuế.
Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách đóng gói, số lượng, trọng lượng của lô hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Bắt buộc nếu bạn muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).
Giấy phép nhập khẩu, Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: Đối với các mặt hàng có điều kiện (ví dụ: mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế).

Vai trò của chữ ký số trong khai báo hải quan điện tử

Đối với doanh nghiệp, chữ ký số là công cụ bắt buộc trong khai báo hải quan điện tử. Nó có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp. Khi bạn ủy quyền cho FedEx làm thủ tục, họ sẽ sử dụng chữ ký số của họ. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tự thực hiện một số nghiệp vụ hoặc đăng ký với cơ quan hải quan, bạn bắt buộc phải có chữ ký số của riêng mình. Việc sử dụng chữ ký số giúp đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và bảo mật cho các giao dịch với cơ quan hải quan.

Cách Tính Thuế và Các Loại Phí Cần Biết Khi Nhận Hàng FedEx

Hiểu rõ cách tính thuế nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh và các chi phí liên quan sẽ giúp bạn dự trù ngân sách chính xác, tránh những bất ngờ khó chịu khi nhận hàng.

Công thức tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT cho hàng chuyển phát nhanh

Có hai loại thuế chính áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu là Thuế Nhập Khẩu và Thuế Giá trị gia tăng (GTGT).

Thuế Nhập Khẩu:
- Công thức: Thuế NK = Trị giá tính thuế (CIF) x Thuế suất thuế NK
- Trong đó:
  - Trị giá tính thuế (CIF): Là giá trị thực tế của hàng hóa tính đến cửa khẩu nhập đầu tiên, bao gồm: Tiền hàng (Cost) + Bảo hiểm quốc tế (Insurance) + Cước vận chuyển quốc tế (Freight).
  - Thuế suất thuế NK: Tra cứu theo mã HS code của sản phẩm trong Biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.
Thuế Giá trị gia tăng (Thuế GTGT):
- Công thức: Thuế GTGT = (Trị giá tính thuế + Thuế NK) x Thuế suất thuế GTGT
- Trong đó:
  - Thuế suất thuế GTGT: Thường là 8% hoặc 10% tùy thuộc vào loại hàng hóa.

Ví dụ thực tế: Cách tính thuế cho một lô hàng trị giá 5.000.000 VNĐ

Giả sử bạn nhập một lô hàng điện tử (ví dụ: tai nghe) có các thông tin sau:

Trị giá tính thuế (CIF): 5.000.000 VNĐ
Mã HS code của tai nghe có thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi là: 5%
Thuế suất thuế GTGT cho hàng điện tử là: 10%

Cách tính thuế như sau:

Tính Thuế Nhập Khẩu:
- Thuế NK = 5.000.000 VNĐ x 5% = 250.000 VNĐ
Tính Thuế GTGT:
- Thuế GTGT = (5.000.000 VNĐ + 250.000 VNĐ) x 10% = 5.250.000 VNĐ x 10% = 525.000 VNĐ
Tổng số thuế phải nộp:
- Tổng thuế = Thuế NK + Thuế GTGT = 250.000 VNĐ + 525.000 VNĐ = 775.000 VNĐ

Như vậy, ngoài tiền hàng, bạn cần chuẩn bị thêm 775.000 VNĐ để nộp thuế.

Các loại phí dịch vụ mà FedEx có thể thu thay (Phí hải quan, phí xử lý, v.v.)

Ngoài tiền thuế nộp cho nhà nước, bạn có thể phải trả thêm một số các loại phí nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh cho FedEx. Các khoản phí này là chi phí cho việc họ thay mặt bạn thực hiện các thủ tục.

Phí dịch vụ hải quan/Phí thông quan: Chi phí FedEx thực hiện việc khai báo và làm thủ tục.
Phí xử lý hàng hóa: Chi phí cho việc xử lý lô hàng tại kho.
Phí lưu kho: Nếu lô hàng của bạn bị giữ lại quá thời gian quy định do chờ bổ sung chứng từ từ bạn.
Phí kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Chi phí phát sinh nếu hàng của bạn phải đi kiểm dịch, kiểm tra chất lượng…

Những Rủi Ro Thường Gặp và Cách Xử Lý Khi FedEx Yêu Cầu Bổ Sung Thông Tin

Một trong những nỗi lo lớn nhất của người nhận hàng là rủi ro khi nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh, đặc biệt là tình trạng hàng bị “kẹt” lại ở khâu hải quan.

Tại sao lô hàng của bạn bị chậm trễ thông quan? (Sai mã HS, thiếu giấy phép, sai trị giá…)

Chậm trễ thông quan là vấn đề thường gặp, gây tốn kém chi phí và thời gian. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất:

Khai báo sai thông tin: Sai mã HS code, mô tả hàng hóa không khớp với thực tế, hoặc khai sai trị giá hàng hóa (thường là khai thấp hơn để trốn thuế) là những lỗi nghiêm trọng.
Thiếu hồ sơ, chứng từ: Thiếu hóa đơn thương mại, giấy phép nhập khẩu, hoặc các chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành: Các mặt hàng như mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế… cần thời gian để cơ quan chức năng kiểm tra, phân tích.
Nghi ngờ về xuất xứ, nhãn hiệu: Hàng hóa có dấu hiệu là hàng giả, hàng nhái hoặc vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Tắc nghẽn vào mùa cao điểm: Vào các dịp lễ, cuối năm, lượng hàng hóa tăng đột biến có thể gây quá tải và làm chậm quy trình xử lý.

Hướng dẫn cách cung cấp chứng từ, thông tin cho FedEx một cách nhanh chóng và chính xác khi có yêu cầu

Khi FedEx liên hệ yêu cầu bổ sung thông tin, tốc độ và sự chính xác là chìa khóa.

Phản hồi ngay lập tức: Xác nhận đã nhận được yêu cầu và hỏi rõ các chứng từ cần cung cấp.
Chuẩn bị file mềm (scan/ảnh chụp): Chuẩn bị sẵn các file chứng từ rõ nét, dễ đọc (PDF, JPG).
Gửi qua email chính thức: Gửi các tài liệu được yêu cầu vào địa chỉ email mà nhân viên FedEx đã cung cấp. Đặt tiêu đề email rõ ràng, ví dụ: “Bổ sung chứng từ cho Vận đơn số [ghi số AWB của bạn]”.
Kiểm tra lại thông tin: Trước khi gửi, hãy đảm bảo thông tin trên các chứng từ (tên công ty, địa chỉ, giá trị hàng) khớp với thông tin đã khai báo.
Gọi điện xác nhận: Sau khi gửi email, hãy gọi lại cho nhân viên FedEx để xác nhận họ đã nhận được và hồ sơ đã đầy đủ hay chưa.

Tự làm thủ tục và thuê đại lý khai thuê hải quan: Nên chọn phương án nào?

Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Mặc dù khi sử dụng dịch vụ của FedEx, họ đã đóng vai trò là người khai thuê, nhưng bạn vẫn có quyền tự làm hoặc thuê một đại lý khai thuê hải quan độc lập.

Tiêu Chí	Tự làm thủ tục hải quan	Thuê Đại lý khai thuê hải quan
Ưu điểm	• Tiết kiệm chi phí thuê dịch vụ. • Chủ động hoàn toàn trong mọi khâu.	• Chuyên nghiệp, nhanh chóng, xử lý vấn đề tốt. • Tiết kiệm thời gian và công sức. • Hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
Nhược điểm	• Yêu cầu kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ. • Mất nhiều thời gian, dễ sai sót nếu không có kinh nghiệm. • Rủi ro bị phạt hoặc chậm trễ cao.	• Tốn một khoản phí dịch vụ.
Khi nào nên chọn?	Khi bạn có bộ phận XNK chuyên nghiệp, am hiểu sâu về luật và quy trình.	Khi bạn là cá nhân, doanh nghiệp nhỏ, hoặc muốn tập trung nguồn lực vào kinh doanh chính và đảm bảo hàng hóa thông quan thuận lợi.

Tại AT Asia co. ltd, với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, chúng tôi nhận thấy rằng việc sử dụng dịch vụ của một công ty vận chuyển quốc tế uy tín như FedEx hoặc thuê một đại lý chuyên nghiệp sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro hơn rất nhiều so với việc tự xử lý.

Tóm lại, quy trình nhập khẩu hàng qua FedEx tuy đã được đơn giản hóa nhưng vẫn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chứng từ và hiểu rõ các quy định về thuế. Nắm vững 5 bước cốt lõi trong thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh, đặc biệt là việc quy định miễn thuế 1 triệu đồng đã được bãi bỏ và sự cần thiết phải chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hàng hóa về tay thuận lợi. Đừng quên rằng việc tìm hiểu trước về các loại lệ phí hải quan cũng là một bước quan trọng trong việc dự trù chi phí.

Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để mọi người cùng biết! Thường xuyên theo dõi chúng tôi để cập nhật những kiến thức mới nhất về xuất nhập khẩu và logistics.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.