Proforma Invoice Là Gì? Hóa Đơn Chiếu Lệ: Phân Biệt, Mục Đích, Pháp Lý & Mẫu

Làm hàng xuất nhập khẩu, chắc hẳn bạn không ít lần nghe đến “Proforma Invoice” và tự hỏi proforma invoice là gì mà lại quan trọng đến vậy? Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các chủ shop hay công ty vừa và nhỏ lần đầu làm logistics, thường rất băn khoăn, không biết nó khác gì hóa đơn thương mại và dùng sai có thể gây ra những rắc rối không đáng có.

Bài viết này của Tuyền Logistics sẽ giải thích một cách đơn giản nhất, đúng kiểu “người trong nghề” để bạn hiểu rõ bản chất của hóa đơn chiếu lệ, khi nào cần dùng, và cách phân biệt nó với “người anh em” Commercial Invoice.

Proforma Invoice là gì? Hiểu đúng bản chất của Hóa đơn chiếu lệ

Để tránh nhầm lẫn, hãy cùng đi thẳng vào vấn đề và định nghĩa rõ ràng về loại chứng từ này.

Định nghĩa Proforma Invoice (PI) theo ngôn ngữ người trong ngành

Proforma Invoice (viết tắt là PI), hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, về cơ bản là một bản hóa đơn nháp do người bán (nhà xuất khẩu) tạo ra và gửi cho người mua (nhà nhập khẩu). Nó cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng như mô tả, số lượng, đơn giá, và tổng số tiền dự kiến.

Bạn có thể hình dung PI giống như một bản báo giá chi tiết và chính thức hơn. Nó không phải là một chứng từ đòi tiền, mà là một lời cam kết ban đầu của người bán về các điều khoản của lô hàng.

3 Vai trò cốt lõi của Proforma Invoice trong giao dịch xuất nhập khẩu

Mặc dù không phải là hóa đơn chính thức, PI đóng vai trò rất quan trọng trong giai đoạn đầu của một giao dịch quốc tế:

Làm cơ sở để xác nhận thỏa thuận: PI giúp cả hai bên “chốt” lại các thông tin quan trọng về hàng hóa, giá cả, và các điều khoản khác trước khi tiến hành sản xuất hoặc giao hàng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc hiểu lầm sau này.
Hỗ trợ thủ tục cho người mua: Ở một số quốc gia, người mua cần có PI để thực hiện các thủ tục cần thiết như xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục hải quan cho hàng mẫu, hàng triển lãm, hoặc làm hồ sơ vay vốn ngân hàng để thanh toán cho lô hàng.
Làm căn cứ để mở L/C: Trong trường hợp hai bên sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C), ngân hàng của người mua sẽ yêu cầu PI để làm căn cứ phát hành L/C.

Bảng so sánh Proforma Invoice và Commercial Invoice (PI vs. CI) – Điểm khác biệt sống còn

Đây chính là phần mà nhiều người hay nhầm lẫn nhất. Việc không phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn chiếu lệ (PI) và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – CI) có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng trong quá trình thanh toán và thông quan. Để hiểu rõ hơn về hóa đơn thương mại, bạn có thể tìm đọc bài viết chi tiết về commercial invoice là gì.

Giống nhau: Những thông tin cơ bản thường có

Cả PI và CI đều có hình thức khá giống nhau và thường chứa các thông tin như:

Thông tin người bán (Seller) và người mua (Buyer).
Số và ngày phát hành.
Mô tả chi tiết hàng hóa (description of goods).
Số lượng (quantity), đơn giá (unit price), tổng tiền (total amount).
Điều kiện giao hàng (Incoterms).

Khác nhau: 5 yếu tố phân biệt rõ ràng

Để tránh rủi ro, bạn cần nắm vững 5 điểm khác biệt cốt lõi dưới đây. Chúng tôi tại Tuyền Logistics đã tổng hợp thành bảng để bạn dễ theo dõi:

Tiêu chí	Proforma Invoice (PI) – Hóa đơn chiếu lệ	Commercial Invoice (CI) – Hóa đơn thương mại
Mục đích	Là một báo giá, cam kết sơ bộ, xác nhận các điều khoản trước giao dịch.	Là một chứng từ đòi tiền chính thức, yêu cầu người mua thanh toán cho lô hàng đã giao.
Thời điểm phát hành	Trước khi gửi hàng hoặc trước khi sản xuất hàng loạt.	Sau khi hàng đã được đóng gói, xếp lên tàu hoặc sau khi giao hàng.
Tính pháp lý	Không có giá trị pháp lý để đòi tiền, không dùng để hạch toán kế toán.	Có giá trị pháp lý, là cơ sở để người mua thanh toán và hai bên hạch toán kế toán.
Giá trị thanh toán	Không được dùng để thanh toán.	Là chứng từ bắt buộc để người mua thực hiện thanh toán.
Khả năng chỉnh sửa	Có thể chỉnh sửa, thay đổi sau khi hai bên tiếp tục đàm phán.	Không thể tự ý chỉnh sửa sau khi đã phát hành vì đây là chứng từ cuối cùng.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về Hóa đơn chiếu lệ (PI)

Trong quá trình tư vấn cho khách hàng về dịch vụ hải quan và vận chuyển, chúng tôi nhận được rất nhiều câu hỏi xoay quanh Proforma Invoice. Dưới đây là những câu trả lời ngắn gọn và thực tế nhất.

Proforma Invoice phát hành khi nào là hợp lý nhất?

Proforma Invoice nên được phát hành ngay sau khi người mua và người bán đã thống nhất các điều khoản cơ bản về hàng hóa, giá cả và trước khi người mua cần một chứng từ chính thức để thực hiện các nghĩa vụ của mình. Không có quy định cứng nhắc về thời điểm, nhưng nó thường xuất hiện ở các giai đoạn:

Sau khi đàm phán và trước khi người mua đặt hàng chính thức bằng đơn đặt hàng. Nếu bạn chưa rõ, có thể tìm hiểu thêm po là gì để thấy sự liên kết.
Khi người bán cần cung cấp chứng từ để người mua xin giấy phép nhập khẩu.
Khi người mua cần chứng từ để yêu cầu ngân hàng mở thư tín dụng (L/C).

Proforma Invoice có giá trị pháp lý không? Có dùng để thanh toán hay khai báo hải quan được không?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất: Proforma Invoice không có giá trị pháp lý để yêu cầu thanh toán. Nó chỉ là một chứng từ mang tính cam kết sơ bộ.

Về việc khai báo hải quan, ở Việt Nam, hóa đơn chiếu lệ thường không được chấp nhận để làm thủ tục thông quan chính thức. Cơ quan hải quan sẽ yêu cầu Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt (như hàng mẫu, hàng phi mậu dịch), PI có thể được dùng để tham chiếu giá trị lô hàng.

Nội dung bắt buộc phải có trên một Proforma Invoice chuẩn gồm những gì?

Một mẫu Proforma Invoice chuẩn cần có các thông tin rõ ràng để tránh những tranh cãi không cần thiết. Dù chỉ là bản nháp, việc cung cấp đầy đủ thông tin thể hiện sự chuyên nghiệp của người bán.

Seller/Exporter: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của người bán.
Buyer/Importer: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của người mua.
Invoice No. & Date: Số và ngày phát hành PI.
Description of Goods: Mô tả hàng hóa chi tiết, rõ ràng.
Quantity: Số lượng hàng hóa.
Unit Price & Total Amount: Đơn giá và tổng thành tiền.
Payment Term: Điều khoản thanh toán (ví dụ: T/T, L/C).
Incoterms: Điều kiện giao hàng (ví dụ: FOB, CIF). Khi nhắc đến giá, giá cif là một trong những điều kiện phổ biến nhất.
Port of Loading/Discharge: Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
Estimated Shipping Date: Ngày giao hàng dự kiến.

Thông tin trên PI cũng là cơ sở để lập các chứng từ quan trọng khác như packing list là gì và bill of lading là gì.

Proforma Invoice có thay thế được hợp đồng mua bán không?

Câu trả lời chắc chắn là Không. PI không thể thay thế hợp đồng mua bán (Sales Contract). Hợp đồng là một thỏa thuận pháp lý toàn diện, ràng buộc các quyền và nghĩa vụ của cả hai bên, bao gồm cả các điều khoản về phạt, bảo hành, và giải quyết tranh chấp. PI chỉ là một chứng từ xác nhận các chi tiết của một giao dịch cụ thể.

Trong một số giao dịch nhỏ, đôi khi hai bên có thể bỏ qua hợp đồng và dùng PI kèm theo xác nhận đơn hàng, nhưng cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và tài chính mà chúng tôi không khuyến khích.

Mẫu Proforma Invoice chuẩn và hướng dẫn cách điền thông tin chi tiết

Để giúp bạn dễ dàng hơn trong công việc, Tuyền Logistics đã chuẩn bị sẵn một mẫu hóa đơn chiếu lệ chuẩn và hướng dẫn chi tiết cách điền.

Tải mẫu Proforma Invoice (file Excel/PDF) miễn phí

Bạn có thể tải mẫu Proforma Invoice chuẩn mà chúng tôi thường sử dụng cho khách hàng tại đây để tiện chỉnh sửa và sử dụng.

(Link tải mẫu sẽ được đặt ở đây)

Hướng dẫn chi tiết từng mục trong mẫu

Seller/Buyer: Ghi đầy đủ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế và thông tin người liên hệ.
Invoice No. & Date: Số hóa đơn có thể đặt theo quy tắc riêng của công ty. Ngày phát hành là ngày bạn gửi cho khách.
Payment Term: Ghi rõ điều khoản thanh toán đã thỏa thuận, ví dụ “30% advance payment, 70% against copy of B/L”.
Thông tin hàng hóa: Cần ghi rõ tên hàng, mã HS (nếu có), số lượng, đơn giá và tổng tiền. Phải khớp với thỏa thuận.
Bank Details: Cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng của người bán để người mua có thể thực hiện thanh toán (nếu cần đặt cọc).
Incoterms: Ghi rõ điều kiện giao hàng, ví dụ “FOB Ho Chi Minh Port, Vietnam” theo Incoterms 2020.

Trong một số trường hợp, nếu có những điều chỉnh về giá hoặc chi phí sau khi PI được phát hành, hai bên có thể cần đến các chứng từ khác. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bài viết debit note là gì.

Tóm lại, Proforma Invoice là một công cụ hữu ích, đóng vai trò như một bản cam kết ban đầu, giúp cả người mua và người bán thống nhất các điều khoản và giảm thiểu sai sót trước khi giao dịch chính thức. Việc hiểu rõ proforma invoice là gì và phân biệt được PI với Commercial Invoice là kỹ năng cơ bản giúp quá trình xuất nhập khẩu của bạn diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và an toàn hơn.

Bạn đang gặp khó khăn với các chứng từ xuất nhập khẩu hoặc cần một đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín, minh bạch? Liên hệ ngay với Tuyền Logistics để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ từ A-Z. Chúng tôi ở đây để giúp lô hàng của bạn đi đến nơi, về đến chốn an toàn và hiệu quả nhất.

AT Asia co. ltd

Địa chỉ: Lầu 3, tòa nhà Sovilaco, Số 1 Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Liên hệ: Tuyền Logistics
SĐT: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.