Làm thẻ kho là công việc không thể thiếu giúp thủ kho theo dõi chi tiết số lượng nhập, xuất, tồn của từng loại vật tư, hàng hóa. Bài viết này sẽ giải thích rõ thẻ kho là gì, cung cấp mẫu thẻ kho chuẩn theo Thông tư 200 và 133 bằng file Excel, đồng thời hướng dẫn chi tiết 5 bước lập và ghi chép thẻ kho một cách chính xác, chuyên nghiệp để công tác quản lý kho luôn hiệu quả và minh bạch.
Tất tần tật về Thẻ kho (Sổ kho) bạn cần nắm rõ
Thẻ kho là gì? Vai trò và mục đích lập thẻ kho
Vòng quay hàng tồn kho là gì? Bài viết này giải thích định nghĩa, công thức tính chính xác, ý Read more
Hàng phi mậu dịch là gì? Bài viết giải đáp A-Z về định nghĩa, cách phân biệt, thủ tục nhập Read more
Thẻ kho (hay sổ kho) là một loại sổ sách kế toán dạng tờ rời do thủ kho trực tiếp lập và theo dõi, dùng để ghi chép chính xác số lượng nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư, hàng hóa cụ thể tại kho.
Tại AT Asia, chúng tôi nhận thấy nhiều khách hàng khi mới kinh doanh thường lúng túng với các thuật ngữ kho bãi. Đối với những người mới bắt đầu tìm hiểu về logistics, việc hiểu rõ kho hàng là gì và các công cụ quản lý cơ bản như thẻ kho là nền tảng rất quan trọng.
Mục đích lập thẻ kho chủ yếu là để:
- Nắm bắt chính xác chi tiết nhập xuất và số tồn kho dự trữ hàng ngày.
- Xác định trách nhiệm vật chất thủ kho trong việc bảo quản tài sản.
- Làm cơ sở để đối chiếu số liệu với phòng kế toán, phục vụ đắc lực cho báo cáo thuế và tài chính định kỳ.
Ai là người lập thẻ kho và trách nhiệm của các bên liên quan
Theo quy định, kế toán vật tư là người mở thẻ kho (ghi các thông tin ban đầu) và giao cho thủ kho. Thủ kho là người có trách nhiệm trực tiếp ghi chép các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày lên thẻ kho.
- Trách nhiệm của Kế toán: Lập thẻ, ghi sẵn tên hàng, mã số, quy cách. Định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký xác nhận.
- Trách nhiệm của Thủ kho: Cập nhật số liệu ngay khi có phát sinh nhập/xuất. Bảo quản thẻ kho cẩn thận, không làm rách nát hay thất lạc.
Phân biệt rõ ràng giữa Thẻ kho của thủ kho và Sổ kế toán của kế toán
Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường nhầm lẫn giữa hai loại sổ này. Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn dễ hiểu nhất:
| Tiêu chí | Thẻ kho (Sổ kho) của Thủ kho | Sổ chi tiết vật tư của Kế toán |
|---|---|---|
| Người lập | Thủ kho trực tiếp ghi chép. | Kế toán kho ghi chép. |
| Nội dung theo dõi | Chỉ theo dõi về mặt Số lượng. | Theo dõi cả Số lượng và Giá trị (Thành tiền). |
| Thời điểm ghi | Ghi ngay tại thời điểm thực tế xuất/nhập hàng. | Ghi sau khi nhận được chứng từ từ thủ kho chuyển lên. |
Tải miễn phí Mẫu thẻ kho (sổ kho) chuẩn bằng Excel
Việc sử dụng đúng biểu mẫu của Bộ Tài chính là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Dưới đây là các mẫu thẻ kho phổ biến được cập nhật mới nhất đến tháng 3/2026.
Mẫu thẻ kho (Mẫu số S12-DN) theo Thông tư 200
Mẫu số S12-DN là mẫu thẻ kho tiêu chuẩn ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, áp dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp lớn.
Mẫu này yêu cầu ghi chép chi tiết từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm. Việc dùng đúng mẫu giúp kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ, ngăn ngừa tình trạng thất thoát tài sản. Bạn có thể dễ dàng lập thẻ kho trên Excel dựa trên cấu trúc cột của mẫu S12-DN, bao gồm các cột chính: Ngày tháng, Số hiệu chứng từ, Diễn giải, Số lượng (Nhập – Xuất – Tồn) và Chữ ký xác nhận.
Mẫu sổ kho (Mẫu số S08-DNN) theo Thông tư 133 (dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ)
Mẫu số S08-DNN được ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, thiết kế tối giản hơn, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Về cơ bản, cách ghi chép sổ kho của mẫu S08-DNN không có nhiều khác biệt so với S12-DN. Nhiều công ty hiện nay ưu tiên tạo file Excel theo mẫu này để thủ kho nhập liệu nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, dù dùng Excel hay viết tay, cuối kỳ bạn vẫn phải in ra và đóng thành quyển để lưu trữ.
Hướng dẫn 5 bước lập thẻ kho và cách ghi chép sổ kho chi tiết nhất
Dưới đây là hướng dẫn làm thẻ kho chi tiết qua 5 bước, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn của đội ngũ AT Asia giúp bạn quản lý thẻ kho hiệu quả.
Bước 1: Mở thẻ kho mới cho từng loại vật tư, hàng hóa
Kế toán ghi các thông tin cơ bản (tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số) lên thẻ kho mới và bàn giao cho thủ kho trước khi có phát sinh giao dịch nhập xuất.
Lưu ý quan trọng: Mỗi một thẻ kho chỉ được dùng để theo dõi cho một loại hàng hóa có cùng quy cách, nhãn hiệu tại một kho duy nhất. Không được ghi gộp nhiều mặt hàng vào chung một thẻ.
Bước 2: Căn cứ vào Phiếu nhập kho để ghi số lượng nhập
Khi có hàng vào kho, thủ kho dựa vào chứng từ nhập hợp lệ để ghi ngày tháng, số hiệu chứng từ và số lượng thực nhập vào cột “Nhập” trên thẻ kho.
Để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, bạn cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình nhập kho của công ty. Cụ thể, mọi số liệu ghi chép trên thẻ đều phải khớp hoàn toàn với phiếu nhập kho đã được kiểm đếm thực tế và có đủ chữ ký của người giao hàng.
Bước 3: Căn cứ vào Phiếu xuất kho để ghi số lượng xuất
Tương tự khi xuất hàng, thủ kho lấy thông tin từ chứng từ xuất để điền vào cột “Xuất” trên thẻ kho một cách kịp thời.
Nguyên tắc bất di bất dịch trong quản lý kho là tuyệt đối không xuất hàng nếu không có phiếu xuất kho hợp lệ, có đầy đủ chữ ký phê duyệt của cấp quản lý. Việc ghi chép cách ghi thẻ kho ở bước này phải diễn ra ngay lập tức để tránh quên sót.
Bước 4: Tính số lượng tồn kho cuối ngày
Nhập xuất tồn phải được tính toán liên tục. Số tồn kho = Số tồn đầu kỳ + Số nhập trong kỳ – Số xuất trong kỳ. Việc tính toán này phải được thực hiện sau mỗi lần nhập/xuất hoặc chậm nhất là vào cuối mỗi ngày.
Cột “Tồn” (Cột 3) trên thẻ kho giúp thủ kho và quản lý biết chính xác lượng hàng hóa hiện hữu trong kho là bao nhiêu, từ đó có kế hoạch bổ sung vật tư kịp thời.
Bước 5: Kế toán kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận định kỳ
Định kỳ (có thể là hàng tuần hoặc hàng tháng), nhân viên kế toán sẽ xuống kho kiểm tra thẻ kho, đối chiếu số liệu với chứng từ gốc và ký xác nhận vào cột G (Cột Ký xác nhận) trên thẻ.
Bước này giúp phát hiện sớm các sai sót, chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, từ đó phục vụ tốt cho công tác kiểm kê kho định kỳ.
Quy trình quản lý và những lưu ý quan trọng khi sử dụng thẻ kho
Nguyên tắc mở ghi và lưu trữ thẻ kho theo quy định
Thẻ kho ban đầu là các tờ rời. Sau khi dùng xong hoặc đến cuối năm tài chính, các tờ rời này phải được đóng thành quyển (gọi là Sổ kho), có đánh số trang, đóng dấu giáp lai và có chữ ký của Giám đốc doanh nghiệp.
Việc lưu trữ chứng từ cần tuân thủ đúng quy trình quản lý kho và nội quy kho nhằm tránh thất lạc, chuột bọ cắn rách hay hư hỏng do thời tiết. Sổ kho phải được lưu trữ cẩn thận theo Luật Kế toán hiện hành.
Những lỗi sai thường gặp khi lập và ghi thẻ kho cần tránh
Trong quá trình làm việc, chúng tôi nhận thấy các thủ kho thường mắc phải một số lỗi sau:
- Ghi sai số liệu, tự ý tẩy xóa: Theo quy định, không được dùng bút xóa trên chứng từ kế toán. Nếu ghi sai, phải gạch một đường thẳng ngang số sai (sao cho vẫn đọc được số cũ), ghi số đúng lên phía trên và có chữ ký nháy bên cạnh.
- Ghi dồn ngày: Không ghi chép ngay khi phát sinh mà đợi vài ngày mới ghi dồn, dẫn đến quên sót chứng từ và sai lệch tồn kho.
- Chưa chuyển đổi số hóa: Vẫn ghi chép thủ công 100% gây mất thời gian. Để khắc phục triệt để lỗi con người, nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho. Nếu bạn thắc mắc wms là gì, thì đây chính là hệ thống phần mềm quản lý kho (Warehouse Management System) giúp tự động hóa việc ghi chép và kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực.
Giải đáp thắc mắc: Thẻ kho có bắt buộc không?
Có. Theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn từ Bộ Tài chính, việc lập thẻ kho (sổ kho) là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp có phát sinh hoạt động lưu trữ vật tư, hàng hóa. Đây là cơ sở pháp lý để chứng minh sự minh bạch trong quản lý tài sản và giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Việc lập và ghi chép thẻ kho chính xác không chỉ là trách nhiệm của thủ kho mà còn là nền tảng vững chắc cho việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thất thoát. Nắm vững quy trình 5 bước trên và sử dụng đúng mẫu biểu (S12-DN hoặc S08-DNN) sẽ giúp doanh nghiệp của bạn vận hành kho một cách trơn tru và chuyên nghiệp nhất.
Nếu bạn thấy bài viết hướng dẫn làm thẻ kho này hữu ích, hãy chia sẻ để đồng nghiệp cùng tham khảo. Đừng quên thường xuyên theo dõi AT Asia để cập nhật thêm nhiều kiến thức chuyên môn mới nhất về logistics và quản lý kho bãi!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có được lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.