Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng Hóa 2025: Quy Trình, Chứng Từ, Thuế & Dịch Vụ A-Z

Nắm vững thủ tục xuất khẩu hàng hóa 2025 là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tránh rủi ro lưu kho bãi và đảm bảo giao hàng đúng hẹn cho đối tác quốc tế. Bài viết này sẽ tổng hợp quy trình 9 bước cốt lõi, bộ chứng từ cần thiết, các loại thuế phải đóng và hướng dẫn khai báo hải quan điện tử thực tế nhất.

Tại Tuyền Logistics (AT Asia), chúng tôi hiểu rằng với những ai lần đầu bước chân vào thương mại quốc tế, ma trận các văn bản pháp luật và quy trình logistics có thể gây choáng ngợp. Đây là cẩm nang A-Z được đúc kết từ kinh nghiệm thực chiến 10 năm, giúp bạn tự tin thông quan lô hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Quy trình 9 bước làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa cho người mới bắt đầu

Kho Ngoại Quan Là Gì? 7 Lợi Ích Vàng Cho Doanh Nghiệp XNK

Kho ngoại quan là gì? Khám phá 7 lợi ích vàng của kho ngoại quan cho doanh nghiệp XNK giúp Read more

5 Bí Quyết Dự Báo Nhu Cầu Chính Xác [Áp Dụng AI & ERP]

Khám phá 5 bí quyết dự báo nhu cầu chính xác bằng cách áp dụng sức mạnh của AI và Read more

Tóm tắt: Quy trình xuất khẩu cơ bản bao gồm: Ký hợp đồng -> Xin giấy phép (nếu có) -> Đóng gói -> Book cước -> Chuẩn bị chứng từ -> Khai hải quan -> Thông quan -> Giao hàng -> Thanh toán. Mỗi bước đều đòi hỏi sự tỉ mỉ để tránh phát sinh chi phí.

Để giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về bức tranh tổng thể, chúng tôi đã chia nhỏ quy trình xuất khẩu hàng hóa thành 9 bước cụ thể dưới đây:

Bước 1: Đàm phán và ký kết Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Đây là bước khởi đầu và quan trọng nhất. Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là căn cứ pháp lý để thực hiện các bước tiếp theo như thanh toán, khiếu nại và làm thủ tục hải quan.

Trong giai đoạn này, bạn cần đặc biệt lưu ý đến điều khoản Incoterms (điều kiện giao hàng). Incoterms sẽ quy định rõ trách nhiệm, chi phí và điểm chuyển giao rủi ro giữa người mua và người bán. Ví dụ: Nếu xuất theo điều kiện FOB (Free on Board), bạn chỉ chịu trách nhiệm đến khi hàng lên tàu tại cảng đi. Nếu xuất theo CIF (Cost, Insurance, Freight), bạn phải lo cả bảo hiểm và cước vận chuyển đến cảng đích.

Bước 2: Xin Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa thuộc danh mục yêu cầu)

Không phải mặt hàng nào cũng được phép xuất khẩu tự do. Trước khi ký hợp đồng, bạn phải kiểm tra xem hàng hóa của mình có thuộc diện cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện hay không.

• Hàng cấm xuất khẩu: Vũ khí, di vật, cổ vật, gỗ tròn, gỗ xẻ từ rừng tự nhiên trong nước…
• Hàng xuất khẩu có điều kiện: Phải xin giấy phép từ các Bộ, Ngành liên quan. Ví dụ: Xuất khẩu khoáng sản cần giấy phép của Bộ Công Thương; xuất khẩu thuốc tân dược cần giấy phép của Bộ Y Tế.

Lưu ý: Tương tự như việc xin giấy phép nhập khẩu khi mua hàng từ nước ngoài, việc xin giấy phép xuất khẩu cần được thực hiện sớm để tránh tình trạng hàng đã đóng xong nhưng không được thông quan.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế

Sau khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp tiến hành sản xuất hoặc thu gom hàng. Việc đóng gói (packing) cực kỳ quan trọng trong vận chuyển quốc tế.

• Đường biển: Hàng cần được đóng kiện gỗ, pallet chắc chắn, có hun trùng (nếu pallet gỗ) để tránh mối mọt, ẩm mốc trong thời gian dài trên biển.
• Nhãn mác (Shipping Mark): Trên mỗi kiện hàng phải dán nhãn mác rõ ràng gồm: Tên hàng, Tên người gửi/người nhận, Xuất xứ (Made in Vietnam), Trọng lượng, Kích thước. Điều này giúp tránh thất lạc và thuận tiện cho việc kiểm hóa của hải quan.

Bước 4: Book cước vận tải quốc tế (đường biển hoặc hàng không)

Dựa trên điều kiện Incoterms đã ký, bạn sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải (Booking).

• Nếu xuất CIF/C&F: Bạn (người bán) phải liên hệ với các công ty Forwarder hoặc hãng tàu để lấy Booking Note (Lệnh cấp container rỗng hoặc chỗ trên máy bay).
• Nếu xuất FOB: Người mua sẽ chỉ định hãng tàu, bạn chỉ cần liên hệ với đại lý của họ tại Việt Nam để lấy Booking.

Tại AT Asia, chúng tôi hỗ trợ khách hàng so sánh giá cước giữa các hãng tàu uy tín để chọn phương án tối ưu nhất về chi phí và thời gian (Transit time).

Bước 5: Chuẩn bị Bộ chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ là “linh hồn” của lô hàng. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu cũng có thể khiến hàng bị kẹt tại cảng, phát sinh phí lưu kho bãi (DEM/DET) rất lớn.

Những chứng từ cơ bản bạn cần chuẩn bị ngay lúc này:

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Bước 6: Mở Tờ khai hải quan trên phần mềm

Hiện nay, việc khai báo hải quan đã được thực hiện điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS. Để thực hiện thủ tục xuất hàng, doanh nghiệp cần có Chữ ký số (Token) và đăng ký tài khoản trên hệ thống Tổng cục Hải quan.

Quy trình mở tờ khai xuất khẩu:

1. Đăng nhập phần mềm khai báo (như ECUS5).
2. Nhập đầy đủ thông tin lô hàng: Mã loại hình, Mã chi cục hải quan, Mã phương thức vận chuyển, Tên hàng, Mã HS Code, Số lượng, Trọng lượng, Trị giá…
3. Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng.

Nếu bạn cảm thấy bối rối với các chỉ tiêu thông tin trên phần mềm, việc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan thuê ngoài là một giải pháp an toàn để đảm bảo tính chính xác ngay từ đầu.

Bước 7: Làm thủ tục thông quan tại cảng/sân bay

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng. Đây là bước quyết định lô hàng của bạn có được thong quan ngay hay phải kiểm tra thực tế.

• Luồng Xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng được thông quan ngay.
• Luồng Vàng: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy (Hợp đồng, Invoice, Packing List…). Nếu hồ sơ hợp lệ, hàng được thông quan.
• Luồng Đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy VÀ kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa). Đây là mức độ kiểm tra chặt chẽ nhất, thường áp dụng cho doanh nghiệp mới hoặc mặt hàng nhạy cảm.

Việc hiểu rõ quy trình làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu sẽ giúp nhân viên hiện trường (Ops) xử lý tình huống nhanh nhạy hơn.

Bước 8: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển và nhận Vận đơn (Bill of Lading)

Sau khi tờ khai được thông quan (Customs Clearance), bạn tiến hành:

1. Thanh lý tờ khai tại cảng (nộp tờ khai mã vạch cho hải quan giám sát).
2. Vào sổ tàu (đối với hàng lẻ LCL) hoặc hạ container (đối với hàng FCL) để hàng được xếp lên tàu.
3. Gửi Chi tiết làm Bill (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu/Forwarder để họ phát hành Vận đơn (Bill of Lading).

Bước 9: Hoàn tất thủ tục thanh toán với đối tác nước ngoài

Bước cuối cùng là gửi bộ chứng từ gốc (hoặc bản scan tùy theo thỏa thuận) cho người mua để họ nhận hàng và thực hiện thanh toán tiền hàng cho bạn theo quy định trong hợp đồng.

Trọn bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu cần những giấy tờ gì?

Tóm tắt: Bộ hồ sơ chuẩn bao gồm Hợp đồng, Invoice, Packing List, Tờ khai hải quan, Vận đơn và các giấy tờ chuyên ngành khác (C/O, kiểm dịch…) tùy mặt hàng.

Một trong những câu hỏi Tuyền Logistics nhận được nhiều nhất là: “Chứng từ xuất khẩu cần những gì?”. Dưới đây là danh sách chi tiết:

Chứng từ bắt buộc cho mọi lô hàng

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Bản sao y bản chính hoặc bản scan có đóng dấu doanh nghiệp.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Thể hiện quy cách đóng gói, trọng lượng, số khối.
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Chứng từ xác nhận đơn vị vận tải đã nhận hàng.
• Tờ khai hải quan xuất khẩu: Đã được thông quan.

Chứng từ có thể phát sinh tùy theo mặt hàng và thị trường nhập khẩu

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin): Giúp người mua được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu (Ví dụ: Form E đi Trung Quốc, Form D đi ASEAN, Form EUR.1 đi Châu Âu).
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Bắt buộc đối với hàng nông sản, gỗ.
• Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate): Đối với hàng có bao bì gỗ, pallet gỗ.
• Giấy phép xuất khẩu: Đối với hàng có điều kiện.
• Bảo hiểm hàng hóa (Insurance Policy): Nếu xuất theo điều kiện CIF/CIP.

Bảng so sánh: Những lỗi sai thường gặp khi chuẩn bị chứng từ và cách khắc phục

Các loại thuế và chi phí khi xuất khẩu hàng hóa bạn cần biết

Tóm tắt: Hàng xuất khẩu thường được hưởng thuế suất 0% và hoàn thuế VAT, trừ một số mặt hàng tài nguyên khoáng sản. Chi phí chủ yếu nằm ở logistics và phí địa phương (Local charges).

Khác với thủ tục nhập khẩu thường đi kèm với gánh nặng thuế quan lớn, chính sách của Việt Nam rất khuyến khích xuất khẩu. Tuy nhiên, bạn vẫn cần nắm rõ các quy định sau:

Thuế xuất khẩu: Mặt hàng nào phải chịu thuế và cách tính?

Đa số hàng hóa xuất khẩu có thuế suất 0%. Nhà nước chỉ đánh thuế hải quan đối với các mặt hàng là tài nguyên, khoáng sản không tái tạo (như than, quặng, đá quý…) hoặc phế liệu kim loại để hạn chế “chảy máu” tài nguyên.

Cách tính thuế xuất khẩu:

Thuế xuất khẩu = Số lượng từng mặt hàng thực tế xuất khẩu x Trị giá tính thuế x Thuế suất

Trong đó, trị giá tính thuế thường là giá FOB (giá tại cửa khẩu xuất), không bao gồm phí vận chuyển quốc tế (F) và phí bảo hiểm (I).

Thuế VAT cho hàng xuất khẩu: Khi nào được áp dụng mức 0% và điều kiện hoàn thuế?

Đây là lợi thế lớn nhất của doanh nghiệp xuất khẩu. Hàng hóa xuất khẩu chịu thuế suất GTGT là 0%. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không phải đóng thuế đầu ra, đồng thời được hoàn lại toàn bộ thuế GTGT đầu vào đã trả cho nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ sản xuất.

Điều kiện để được khấu trừ/hoàn thuế VAT:

1. Có Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa xuất khẩu.
2. Có Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan.
3. Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (Tiền hàng phải được chuyển từ tài khoản của người mua nước ngoài về tài khoản của doanh nghiệp tại Việt Nam).
4. Có Hóa đơn thương mại.

Các chi phí logistics liên quan

Ngoài thuế, để một lô hàng ra khỏi biên giới, bạn cần chi trả các khoản phí dịch vụ (Local charges) tại cảng Việt Nam:

• THC (Terminal Handling Charge): Phí xếp dỡ tại cảng.
• Bill fee/Docs fee: Phí phát hành vận đơn.
• Seal fee: Phí niêm phong chì container.
• Telex release fee: Phí điện giao hàng (nếu không dùng Bill gốc).
• EBS/LSS: Phụ phí xăng dầu/giảm thải lưu huỳnh (tùy tuyến).

Tự làm thủ tục và thuê dịch vụ Forwarder: Lựa chọn nào tối ưu cho doanh nghiệp của bạn?

Tóm tắt: Tự làm giúp tiết kiệm chi phí nhưng rủi ro cao nếu thiếu kinh nghiệm. Thuê dịch vụ giúp an tâm, chuyên nghiệp nhưng tốn phí dịch vụ.

Nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu nên tự xây dựng đội ngũ xuất nhập khẩu hay thuê ngoài (Outsourcing). Tại AT Asia, chúng tôi luôn tư vấn khách quan dựa trên quy mô và nhu cầu thực tế của bạn.

Bảng so sánh chi phí, thời gian và rủi ro giữa hai phương án

Khi nào doanh nghiệp nên tự làm thủ tục?

• Doanh nghiệp có quy mô lớn, lượng hàng xuất khẩu đều đặn hàng ngày/hàng tuần.
• Đã có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, am hiểu luật pháp và nghiệp vụ.
• Mặt hàng đơn giản, ít thay đổi, thủ tục lặp đi lặp lại.

Lợi ích khi ủy thác cho một công ty dịch vụ logistics chuyên nghiệp

Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), hoặc mới bắt đầu xuất khẩu, việc thuê dịch vụ là lựa chọn khôn ngoan vì:

1. Tiết kiệm thời gian tìm hiểu: Bạn không cần đau đầu nghiên cứu các thông tư, nghị định mới.
2. Tối ưu chi phí: Tránh được các khoản phạt oan, phí lưu kho bãi do làm sai thủ tục.
3. Tư vấn toàn diện: Không chỉ làm thủ tục, các công ty như Tuyền Logistics còn tư vấn về C/O, bảo hiểm, đường vận chuyển tối ưu nhất.

Kết luận

Quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa tuy có nhiều bước phức tạp nhưng sẽ trở nên đơn giản nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ các quy định cốt lõi. Việc hiểu đúng về chứng từ, thuế và các chi phí liên quan không chỉ giúp thông quan nhanh chóng mà còn là lợi thế cạnh tranh khi đàm phán với đối tác quốc tế.

Hy vọng bài viết đã cung cấp một cái nhìn tổng quan, giúp doanh nghiệp bạn tự tin hơn trên con đường đưa sản phẩm Việt Nam ra thế giới.

Bạn vẫn còn thắc mắc về quy trình hoặc cần báo giá dịch vụ vận chuyển đường biển cho lô hàng sắp tới? Hãy liên hệ ngay với Tuyền Logistics để được tư vấn miễn phí, minh bạch và chuyên nghiệp từ những chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm.

AT Asia co. ltd chuyên Dịch Vụ Vận Tải Đường Biển, vận tải đường hàng không, dịch vụ hải quan, Xuất nhập khẩu hàng hóa (các tuyến quốc tế), Gửi hàng lẻ (LCL), Gửi hàng nguyên container (FCL), làm công bố mỹ phẩm.

• Địa chỉ: Lầu 3, tòa nhà Sovilaco, Số 1 Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Liên hệ: Tuyền Logistics
• Sđt: 08.65.79.09.02
• Email: [email protected]

Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để có lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.