VGM Là Gì? Hướng Dẫn Khai Báo, Xác Định & Cut-off VGM Chuẩn SOLAS

Bạn đang lo lắng vì sắp đến hạn khai báo VGM mà chưa biết bắt đầu từ đâu? Bạn bối rối không biết VGM là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy trong vận tải biển? Việc khai báo sai hoặc trễ hạn có thể dẫn đến những khoản phạt không đáng có, thậm chí là hàng hóa bị rớt lại tại cảng, phá vỡ toàn bộ kế hoạch kinh doanh của bạn.

VGM (Verified Gross Mass) chính là phiếu xác nhận tổng khối lượng toàn bộ của một container hàng hóa, bao gồm cả vỏ container, theo yêu cầu của Công ước An toàn Hàng hải (SOLAS). Việc khai báo VGM là bắt buộc để đảm bảo an toàn cho tàu, thuyền viên và hàng hóa, giúp hãng tàu lập kế hoạch xếp dỡ chính xác, tránh tai nạn do quá tải. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z về VGM để doanh nghiệp bạn tự tin xử lý nghiệp vụ quan trọng này.

VGM là gì? Tại sao lại là yêu cầu “bất di bất dịch” trong vận tải biển?

CFS Là Gì? Phí CFS, Chức Năng Kho Và Phân Biệt Hàng Lẻ (LCL)

CFS là gì? Tại sao phí CFS lại phát sinh khi gửi hàng lẻ LCL? Bài viết này giải thích Read more

SCM Là Gì? 5 Yếu Tố Tạo Nên Một Chuỗi Cung Ứng Thành Công

SCM là gì? Bài viết này sẽ giúp chủ doanh nghiệp và nhà quản lý hiểu rõ SCM, phân biệt Read more

Trong ngành logistics và xuất nhập khẩu, VGM là một thuật ngữ không thể không biết. Đây là một yêu cầu bắt buộc được Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) đưa ra nhằm tăng cường an toàn trong ngành vận chuyển đường biển.

Định nghĩa VGM (Verified Gross Mass) chuẩn theo công ước SOLAS

VGM (Verified Gross Mass) là khối lượng tổng đã được xác minh của một container đã đóng hàng. Hiểu đơn giản, đó là tổng trọng lượng của hàng hóa bên trong, vật liệu chèn lót, và trọng lượng của chính vỏ container (Tare Weight).

Theo quy định của Công ước quốc tế về An toàn sinh mạng con người trên biển (SOLAS), mọi container hàng hóa trước khi được xếp lên tàu đều phải có chứng từ xác nhận VGM. Nếu không có VGM, container sẽ không được phép lên tàu. Đây là quy định áp dụng toàn cầu, không có ngoại lệ.

Mục đích cốt lõi của việc khai báo VGM: An toàn là trên hết

Mục đích chính của việc khai báo VGM là để đảm bảo an toàn hàng hải. Trước khi có quy định này, nhiều tai nạn thảm khốc đã xảy ra do việc khai báo sai trọng lượng container, dẫn đến:

• Tàu bị mất cân bằng, nghiêng hoặc lật: Khi trọng lượng container thực tế nặng hơn nhiều so với khai báo, kế hoạch xếp dỡ (stowage plan) của tàu sẽ bị sai. Các container nặng được xếp ở vị trí không phù hợp có thể làm tàu mất ổn định.
• Sập cần cẩu tại cảng: Cần cẩu tại cảng hoạt động dựa trên thông số trọng lượng được cung cấp. Nâng một container quá tải có thể gây gãy, sập cần cẩu, nguy hiểm cho công nhân và làm hư hỏng thiết bị, hàng hóa.
• Hư hỏng hàng hóa và container khác: Việc xếp chồng các container quá nặng lên trên có thể làm sập, hư hỏng các container bên dưới, gây thiệt hại lớn về tài sản.

Do đó, việc khai báo VGM là gì trong xuất nhập khẩu không chỉ là một thủ tục giấy tờ, mà là một cam kết về sự an toàn cho cả con người và hàng hóa trên suốt hành trình.

Phân biệt VGM và Gross Weight (GW): Sai lầm nhiều người mắc phải

Đây là một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất, ngay cả với những người đã làm trong ngành một thời gian. Việc không phân biệt rõ ràng có thể dẫn đến khai báo sai.

Gross Weight (GW) ghi trên bill of lading là gì thường chỉ là trọng lượng của hàng hóa và bao bì (Net Weight + Packaging).

Verified Gross Mass (VGM) là tổng của Gross Weight và trọng lượng vỏ container (Tare Weight).

Công thức cơ bản: VGM = Gross Weight (Hàng hóa + Bao bì) + Tare Weight (Trọng lượng vỏ container)

Ví dụ thực tế:

• Lô hàng của bạn nặng: 9.000 kg
• Vật liệu chèn lót, pallet: 200 kg
• => Gross Weight (GW) = 9.200 kg
• Trọng lượng vỏ container 20 feet (ghi trên cửa container): 2.200 kg
• => VGM = 9.200 kg + 2.200 kg = 11.400 kg

Sự khác biệt 2.200 kg này cực kỳ quan trọng đối với hãng tàu khi tính toán sự ổn định của con tàu.

Hướng dẫn xác định và tính VGM chuẩn xác với 2 phương pháp được công nhận

Công ước SOLAS quy định rõ 2 phương pháp hợp lệ để xác định VGM. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với điều kiện và loại hàng hóa của mình.

Phương pháp 1: Cân toàn bộ container đã đóng hàng (The Weighing Method)

Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất.

• Quy trình: Sau khi đã đóng xong hàng và niêm phong (seal) container, bạn sẽ đưa toàn bộ container lên một trạm cân được chứng nhận để xác định trọng lượng tổng. Kết quả cân được chính là VGM.
• Ưu điểm:
  • Đơn giản, nhanh chóng.
  • Độ chính xác cao, ít sai sót tính toán.
  • Được áp dụng rộng rãi tại các cảng và kho bãi (ICD).
• Nhược điểm:
  • Tốn chi phí cho mỗi lần cân.
  • Có thể gây ùn tắc tại trạm cân vào mùa cao điểm.
  • Phải di chuyển container đến trạm cân.

Phương pháp 2: Cân từng phần và cộng tổng (The Calculating Method)

Phương pháp này đòi hỏi sự tỉ mỉ và tính toán cẩn thận, thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình kiểm soát trọng lượng nội bộ tốt.

• Quy trình: Bạn sẽ cân riêng lẻ từng thành phần, sau đó cộng chúng lại với nhau.
  • Bước 1: Cân tất cả các kiện hàng.
  • Bước 2: Cân tất cả các vật liệu đóng gói, chèn lót (pallet, tấm lót, túi khí…).
  • Bước 3: Lấy trọng lượng vỏ container (Tare Weight) được ghi trên cửa container.
  • Bước 4: Cộng tổng các trọng lượng trên: VGM = (Trọng lượng hàng) + (Trọng lượng vật liệu chèn lót) + (Trọng lượng vỏ container).
• Ưu điểm:
  • Linh hoạt, không cần di chuyển container đi cân.
  • Tiết kiệm chi phí cân xe nếu doanh nghiệp đã có sẵn cân tại kho.
  • Chủ động về thời gian.
• Nhược điểm:
  • Dễ xảy ra sai sót trong quá trình cộng dồn nhiều số liệu.
  • Đòi hỏi phải có cân và quy trình được chứng nhận (nếu cơ quan chức năng yêu cầu).
  • Mất nhiều thời gian hơn để tính toán và tổng hợp.

Bảng so sánh nhanh 2 phương pháp: Ưu và nhược điểm

Tại AT Asia co. ltd, với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, chúng tôi nhận thấy Phương pháp 1 thường được ưu tiên lựa chọn vì tính chính xác và đơn giản, giúp tránh các rủi ro sai sót không đáng có.

Quy trình và trách nhiệm khai báo VGM: Ai, Khi nào, và Như thế nào?

Hiểu rõ quy trình sẽ giúp bạn chủ động và tránh được những chậm trễ không đáng có.

Ai chịu trách nhiệm khai báo VGM? Shipper hay Forwarder?

Theo quy định của SOLAS, người gửi hàng (Shipper) được ghi tên trên mbl (Master Bill of Lading) là người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc xác định và khai báo VGM chính xác cho hãng tàu.

Tuy nhiên, trong thực tế:

• Shipper có thể tự mình xác định VGM và gửi trực tiếp cho hãng tàu.
• Shipper có thể ủy quyền cho một bên thứ ba, thường là công ty giao nhận vận tải (Forwarder) như Tuyền Logistics, để thay mặt họ thực hiện việc này. Khi đó, Forwarder sẽ lấy thông tin từ Shipper hoặc tổ chức dịch vụ cân hàng để khai báo với hãng tàu.

Dù ủy quyền, trách nhiệm pháp lý cuối cùng vẫn thuộc về Shipper. Do đó, việc cung cấp thông tin trọng lượng chính xác cho Forwarder là cực kỳ quan trọng. Mối quan hệ giữa shipper và forwarder trong trường hợp này cũng tương tự như khi phát hành hbl.

VGM cut-off time là gì và hậu quả nghiêm trọng khi trễ hạn

VGM cut-off time là thời hạn cuối cùng mà hãng tàu yêu cầu Shipper phải gửi thông tin khai báo VGM. Thời hạn này thường được thông báo trong Booking Confirmation.

SI VGM là gì? SI (Shipping Instruction) và VGM là hai khái niệm khác nhau nhưng thường đi cùng nhau. SI là hướng dẫn làm vận đơn, còn VGM là xác nhận khối lượng. Hãng tàu thường yêu cầu nhận cả hai thông tin này trước một thời hạn nhất định, gọi chung là “SI/VGM cut-off”.

Hậu quả của việc trễ hạn VGM cut-off:

• Container bị rớt lại cảng (No VGM, No Load): Đây là quy tắc bất di bất dịch. Hãng tàu sẽ từ chối xếp container của bạn lên tàu nếu không nhận được VGM kịp thời.
• Phát sinh chi phí lưu container (DEM/DET), phí cắm điện (với container lạnh): Hàng hóa sẽ phải nằm chờ ở cảng cho chuyến tàu tiếp theo, gây phát sinh nhiều chi phí không mong muốn.
• Trễ tiến độ giao hàng: Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hợp đồng thương mại của bạn với người mua.
• Phí phạt: Một số hãng tàu có thể áp dụng phí phạt cho việc khai báo VGM muộn.

Các bước khai báo VGM với hãng tàu (Kèm mẫu phiếu cân VGM tham khảo)

Quy trình khai báo VGM thường diễn ra như sau:

• Bước 1: Xác định VGM: Shipper lựa chọn Phương pháp 1 hoặc 2 để có được con số VGM chính xác. Nếu dùng Phương pháp 1, bạn sẽ nhận được một “Phiếu cân VGM”.
• Bước 2: Chuẩn bị thông tin: Các thông tin bắt buộc phải có trong khai báo VGM bao gồm:
  • Số Booking
  • Số Container
  • Verified Gross Mass (VGM) và đơn vị tính (KGM)
  • Tên người chịu trách nhiệm (Shipper)
  • Thông tin người được ủy quyền (nếu có)
• Bước 3: Gửi khai báo cho hãng tàu: Việc này có thể được thực hiện qua nhiều kênh:
  • Gửi email trực tiếp cho bộ phận chứng từ (Docs) của hãng tàu.
  • Khai báo qua các cổng thông tin điện tử (portal) của hãng tàu như Maersk, MSC, CMA CGM…
  • Khai báo qua các nền tảng trung gian như CargoSmart, INTTRA.
  • Gửi thông tin cho Forwarder để họ thay mặt bạn khai báo.

Mẫu Phiếu Cân VGM Tham Khảo:
Một phiếu cân VGM tiêu chuẩn thường có các nội dung như:

• Tên trạm cân, địa chỉ.
• Ngày giờ cân.
• Số xe đầu kéo, số mooc.
• Số container, số seal.
• Tổng trọng lượng xe và container (lúc vào).
• Trọng lượng xe (lúc ra).
• Trọng lượng container (VGM) = (Lúc vào) – (Lúc ra).
• Xác nhận của trạm cân.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp và xử lý rủi ro với VGM

Dưới đây là những thắc mắc mà Tuyền Logistics thường xuyên nhận được từ khách hàng liên quan đến VGM.

Dung sai VGM (VGM Tolerance) được phép là bao nhiêu?

Dung sai VGM là mức chênh lệch cho phép giữa trọng lượng VGM mà bạn khai báo và trọng lượng thực tế được cảng hoặc hãng tàu cân kiểm tra lại.

Quy định về dung sai không thống nhất trên toàn thế giới mà phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia và từng hãng tàu. Tại Việt Nam, mức dung sai phổ biến được chấp nhận thường là +/- 5% tổng trọng lượng hoặc không vượt quá 500 KGM, tùy theo điều kiện nào đến trước. Tuy nhiên, để an toàn tuyệt đối, chúng tôi luôn khuyên khách hàng nên khai báo càng chính xác càng tốt.

Quy định khai báo VGM cho hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL) khác nhau ra sao?

Quy định khai báo VGM có sự khác biệt rõ rệt giữa hàng FCL và LCL. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể xem thêm bài viết chi tiết về fcl là gì và lcl là gì của chúng tôi.

• Đối với hàng nguyên container (FCL): Người gửi hàng (Shipper) chịu trách nhiệm xác định và khai báo VGM cho toàn bộ container.
• Đối với hàng lẻ (LCL): Bạn (chủ của một lô hàng nhỏ) không cần phải khai báo VGM. Trách nhiệm này thuộc về công ty gom hàng (Consolidator). Công ty gom hàng sẽ tập hợp nhiều lô hàng nhỏ vào một container, sau đó họ sẽ thực hiện việc cân và khai báo VGM cho container đó dưới tên của họ.

Điều gì xảy ra nếu khai báo sai VGM hoặc không khai báo?

Việc không tuân thủ quy định VGM sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và tiến độ của lô hàng.

• Không khai báo VGM: Chắc chắn 100% container sẽ không được xếp lên tàu.
• Khai báo sai VGM (vượt dung sai cho phép):
  • Từ chối xếp hàng: Nếu cảng hoặc hãng tàu phát hiện sự chênh lệch lớn, họ có quyền từ chối xếp container.
  • Yêu cầu cân lại và khai báo lại: Bạn sẽ phải chịu chi phí cân lại và các chi phí phát sinh liên quan như phí nâng hạ, phí đảo chuyển container.
  • Phí phạt: Hãng tàu và cảng vụ có thể áp dụng các mức phạt nặng.
  • Rủi ro pháp lý: Trong trường hợp xảy ra tai nạn do khai báo sai trọng lượng, người gửi hàng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý và bồi thường thiệt hại. Việc khai báo sai có thể dẫn đến các chi phí phát sinh không lường trước, tương tự như các loại local charge là gì mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Tóm lại, việc hiểu rõ và tuân thủ quy định về vgm là gì không chỉ là nghĩa vụ pháp lý theo Công ước SOLAS mà còn là yếu tố sống còn đảm bảo an toàn hàng hải. Nắm vững cách xác định, quy trình khai báo và các mốc thời gian cut-off sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi lô hàng, tránh được các rủi ro không đáng có như phạt tiền, chậm trễ lịch trình và hư hỏng hàng hóa.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về quy trình khai báo VGM hoặc cần một đối tác tin cậy để xử lý trọn gói các thủ tục xuất nhập khẩu, hãy liên hệ ngay với Tuyền Logistics. Tại AT Asia co. ltd, chúng tôi sẵn sàng tư vấn và cung cấp dịch vụ vận tải đường biển chuyên nghiệp, đảm bảo hàng hóa của bạn đi đúng lịch trình và an toàn.

Liên hệ để được tư vấn:

• Công ty: AT Asia co. ltd
• Tư vấn viên: Tuyền Logistics
• SĐT: 08.65.79.09.02
• Email: Sales5.hcm@atasia.vn
• Địa chỉ: Lầu 3, tòa nhà Sovilaco, Số 1 Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.