Ủy Thác Là Gì? Hướng Dẫn A-Z Xuất Nhập Khẩu Ủy Thác Từ Quy Trình Đến Chi Phí & Công Ty Uy Tín

Doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc tự mình thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu phức tạp? Ủy thác là gì mà có thể trở thành giải pháp “chìa khóa trao tay”, giúp bạn đưa hàng hóa ra thế giới hoặc về Việt Nam một cách nhanh chóng, tiết kiệm và an toàn. Bài viết này sẽ hướng dẫn từ A-Z về dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, từ khái niệm, quy trình, chi phí cho đến cách chọn một đối tác tin cậy, giúp bạn tự tin chinh phục thị trường quốc tế.

Ủy Thác Xuất Nhập Khẩu Là Gì? (Giải Thích Dễ Hiểu Nhất)

Đây là một trong những câu hỏi mà đội ngũ Tuyền Logistics nhận được nhiều nhất từ các chủ doanh nghiệp mới. Hiểu đơn giản, ủy thác xuất nhập khẩu là việc bạn thuê một công ty dịch vụ chuyên nghiệp đứng ra thay mặt bạn thực hiện toàn bộ hoặc một phần các hoạt động liên quan đến xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.

Định nghĩa ủy thác xuất nhập khẩu: “Cho mượn” tư cách pháp nhân để hoàn tất thủ tục

Về bản chất, ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Đó là nghiệp vụ mà bên ủy thác (bạn) sẽ ký kết hợp đồng, ủy quyền cho bên nhận ủy thác (công ty dịch vụ như Tuyền Logistics) sử dụng tư cách pháp nhân của họ để ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, làm thủ tục hải quan, thanh toán và thực hiện các nghĩa vụ khác liên quan đến lô hàng.

Ví dụ thực tế: Giống như thuê một “đầu bếp chuyên nghiệp” lo toàn bộ bữa tiệc xuất nhập khẩu cho bạn

Hãy tưởng tượng bạn muốn tổ chức một bữa tiệc lớn (xuất/nhập một lô hàng) nhưng bạn không biết nấu ăn, không có thời gian đi chợ và không rành các công đoạn phức tạp.

Tự làm: Bạn sẽ phải tự tìm công thức, đi chợ, sơ chế, nấu nướng, dọn dẹp… rất mất thời gian, công sức và có thể món ăn không ngon như ý.
Ủy thác: Bạn thuê một đầu bếp chuyên nghiệp. Họ sẽ thay bạn lo tất cả, từ lên thực đơn, mua nguyên liệu, chế biến cho đến trình bày. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và thanh toán chi phí.

Công ty ủy thác xuất nhập khẩu cũng giống như người đầu bếp đó, giúp bạn xử lý mọi khâu trong quy trình xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Phân biệt then chốt: Ủy thác và Ủy quyền khác nhau như thế nào?

Đây là điểm mà rất nhiều người nhầm lẫn, dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có. Việc phân biệt ủy thác và ủy quyền là cực kỳ quan trọng. Tại Tuyền Logistics, chúng tôi luôn tư vấn kỹ cho khách hàng về hai khái niệm này.

Tiêu chí	Hợp đồng Ủy Thác	Hợp đồng Ủy Quyền
Bản chất	Bên nhận ủy thác nhân danh chính mình để thực hiện công việc cho bên ủy thác.	Bên được ủy quyền nhân danh bên ủy quyền để thực hiện công việc.
Cơ sở pháp lý	Điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Thương mại 2005.	Điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Dân sự 2015.
Trách nhiệm	Bên nhận ủy thác chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật và đối tác về hợp đồng mua bán hàng hóa.	Bên được ủy quyền không chịu trách nhiệm trực tiếp, bên ủy quyền chịu trách nhiệm cuối cùng.

Tóm lại, điểm khác biệt lớn nhất là khi ủy thác, công ty dịch vụ sẽ dùng tên của họ để giao dịch. Còn khi ủy quyền, họ chỉ thay mặt bạn thực hiện công việc dưới danh nghĩa của bạn.

Tại Sao Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Dịch Vụ Ủy Thác XNK?

Nhiều doanh nghiệp băn khoăn khi nào thì nên tự làm và khi nào thì làm hợp đồng ủy thác. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà việc sử dụng dịch vụ ủy thác là một lựa chọn thông minh và tối ưu.

Khi bạn là doanh nghiệp mới, chưa có kinh nghiệm “thực chiến”

Thị trường xuất nhập khẩu luôn biến động với nhiều quy định phức tạp. Nếu là “lính mới”, bạn có thể gặp phải các vấn-đề như:

Không nắm rõ quy trình, thủ tục.
Dễ mắc sai sót trong việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Không biết cách tối ưu chi phí vận chuyển, thuế.

Lúc này, một đơn vị ủy thác giàu kinh nghiệm sẽ là người dẫn đường an toàn cho bạn.

Khi bạn không có bộ phận chuyên trách về xuất nhập khẩu

Việc xây dựng một phòng xuất nhập khẩu riêng đòi hỏi chi phí lớn cho nhân sự, đào tạo và vận hành. Thay vào đó, sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác giúp bạn “thuê ngoài” cả một đội ngũ chuyên gia với chi phí hợp lý hơn nhiều.

Khi bạn là cá nhân không có tư cách pháp nhân để nhập khẩu hàng

Theo quy định, chỉ các tổ chức có tư cách pháp nhân và đăng ký kinh doanh ngành nghề phù hợp mới được phép đứng tên trên tờ khai hải quan để nhập khẩu hàng hóa. Nếu bạn là cá nhân muốn nhập hàng về kinh doanh, ủy thác là giải pháp duy nhất và bắt buộc.

Khi mặt hàng phức tạp, đòi hỏi nhiều giấy phép và thủ tục chuyên ngành

Một số mặt hàng như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế… đòi hỏi nhiều giấy phép con, công bố sản phẩm, kiểm tra chuyên ngành. Các công ty dịch vụ ủy thác chuyên nghiệp như Tuyền Logistics có kinh nghiệm xử lý các mặt hàng này sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng hơn.

Lợi ích vượt trội: Tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro pháp lý

Sử dụng dịch vụ ủy thác mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Tiết kiệm thời gian: Bạn không cần phải tự mình nghiên cứu, đi lại làm thủ tục. Thời gian đó hãy tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Tối ưu chi phí: Các công ty dịch vụ thường có giá cước vận chuyển tốt, kinh nghiệm xử lý thuế giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự làm.
Giảm thiểu rủi ro: Chuyên gia sẽ thay bạn xử lý các vấn đề pháp lý, đảm bảo lô hàng thông quan thuận lợi, tránh các rủi ro bị phạt hoặc ách tắc hàng hóa.

Quy Trình Ủy Thác Xuất Nhập Khẩu A-Z Cho Doanh Nghiệp

Để bạn dễ hình dung, chúng tôi đã hệ thống hóa quy trình ủy thác xuất nhập khẩu tại Tuyền Logistics thành 4 bước đơn giản và rõ ràng.

Bước 1: Ký kết Hợp đồng Ủy thác – “Tờ giấy” quan trọng nhất

Đây là bước khởi đầu và quan trọng nhất, tạo ra ràng buộc pháp lý giữa hai bên. Nội dung hợp đồng ủy thác cần quy định rõ các điều khoản về:

Thông tin bên ủy thác và bên nhận ủy thác.
Thông tin chi tiết về lô hàng (tên hàng, số lượng, giá trị…).
Phí dịch vụ ủy thác và phương thức thanh toán.
Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
Các điều khoản về phạt vi phạm, giải quyết tranh chấp.

Bước 2: Bên ủy thác thanh toán và cung cấp thông tin hàng hóa

Sau khi ký hợp đồng, bên ủy thác (bạn) cần:

Chuyển tiền hàng cho bên nhận ủy thác để họ thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.
Cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng (Invoice, Packing List, Bill of Lading…).

Bước 3: Bên nhận ủy thác thực hiện thủ tục hải quan và thông quan

Bên nhận ủy thác (Tuyền Logistics) sẽ thay mặt bạn thực hiện tất cả các công việc còn lại:

Ký hợp đồng ngoại thương với người bán/người mua.
Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Khai báo và làm thủ tục hải quan.
Nộp các loại thuế cần thiết (thuế nhập khẩu, thuế VAT…).
Thực hiện các thủ tục kiểm tra chuyên ngành (nếu có).

Bước 4: Giao hàng, xuất hóa đơn và thanh lý hợp đồng

Khi hàng hóa được thông quan:

Bên nhận ủy thác sẽ tổ chức vận chuyển, giao hàng đến kho cho bạn.
Bên nhận ủy thác sẽ xuất hóa đơn VAT cho hàng nhập khẩu và hóa đơn phí dịch vụ ủy thác.
Hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng, kết thúc giao dịch.

Một đối tác ủy thác uy tín thường có mạng lưới rộng và am hiểu vai trò của các bên liên quan, từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn fwd trong xuất nhập khẩu là gì và cách một forwarder chuyên nghiệp hoạt động. Việc nắm rõ các khái niệm này, kể cả những thuật ngữ như nvocc là gì, sẽ giúp bạn chủ động hơn trong giao dịch thương mại.

Mọi Điều Cần Biết Về Chi Phí & Rủi Ro Khi Ủy Thác

Để đảm bảo quyền lợi, bạn cần nắm rõ cách tính chi phí và các rủi ro có thể phát sinh khi sử dụng dịch vụ này.

Phí dịch vụ ủy thác được tính như thế nào?

Chi phí ủy thác xuất nhập khẩu thường không có một con số cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Thông thường, phí dịch vụ được tính theo một trong hai cách:

Tính theo % giá trị lô hàng: Phổ biến ở mức 1-3% tổng giá trị lô hàng.
Tính theo một mức phí cố định: Áp dụng cho các lô hàng nhỏ hoặc các giao dịch đơn giản.

Ngoài ra, mức phí còn phụ thuộc vào độ phức tạp của mặt hàng, loại hình xuất nhập khẩu và các yêu cầu dịch vụ đi kèm.

Các loại thuế và chi phí liên quan cần dự trù (Thuế NK, VAT, phí vận chuyển…)

Ngoài phí dịch vụ ủy thác, bạn cần chuẩn bị ngân sách cho các khoản sau:

Thuế nhập khẩu (nếu là nhập khẩu).
Thuế VAT cho hàng nhập khẩu.
Phí vận chuyển quốc tế và nội địa.
Phí lưu kho, bốc xếp (nếu có).
Phí kiểm tra chuyên ngành, làm công bố, xin giấy phép (nếu có).
Phí ngân hàng cho việc thanh toán quốc tế.

Những rủi ro tiềm ẩn và cách phòng tránh để bảo vệ doanh nghiệp

Rủi ro khi ủy thác xuất nhập khẩu là điều có thể xảy ra nếu bạn không lựa chọn đúng đối tác.

Rủi ro về pháp lý: Công ty dịch vụ thiếu năng lực, khai báo sai thông tin dẫn đến bị phạt hoặc tịch thu hàng.
Rủi ro tài chính: Chi phí phát sinh không được báo trước, công ty dịch vụ chiếm dụng vốn.
Rủi ro về hàng hóa: Hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc trong quá trình vận chuyển do đối tác thiếu trách nhiệm.

Cách phòng tránh:

Lựa chọn công ty uy tín, có kinh nghiệm lâu năm.
Soạn thảo hợp đồng ủy thác chặt chẽ, rõ ràng.
Yêu cầu đối tác minh bạch về mọi chi phí.
Mua bảo hiểm cho lô hàng để phòng ngừa rủi ro.

Checklist Chọn Công Ty Ủy Thác Xuất Nhập Khẩu Uy Tín

Giữa hàng trăm đơn vị trên thị trường, làm thế nào để chọn được một công ty ủy thác xuất nhập khẩu uy tín? Dưới đây là checklist 3 tiêu chí quan trọng mà chúng tôi đúc kết từ kinh nghiệm thực tế.

Tiêu chí 1: Năng lực và kinh nghiệm thực tế trong ngành

Một công ty có năng lực phải chứng minh được:

Thâm niên hoạt động: Công ty đã hoạt động bao lâu trong lĩnh vực này?
Kinh nghiệm xử lý mặt hàng tương tự: Họ đã từng làm hàng giống của bạn chưa?
Hồ sơ năng lực: Xem xét các dự án họ đã thực hiện, các khách hàng họ đã phục vụ.

Tiêu chí 2: Sự minh bạch về quy trình và chi phí

Đối tác đáng tin cậy sẽ luôn:

Tư vấn quy trình rõ ràng, dễ hiểu.
Báo giá chi tiết, không có chi phí ẩn.
Cung cấp chứng từ, hóa đơn đầy đủ, hợp lệ.

Tiêu chí 3: Đội ngũ chuyên nghiệp và tư vấn tận tâm

Hãy đánh giá chất lượng dịch vụ qua:

Tốc độ phản hồi: Họ có trả lời thắc mắc của bạn nhanh chóng không?
Thái độ tư vấn: Họ có lắng nghe và đưa ra giải pháp phù hợp với vấn đề của bạn không?
Khả năng xử lý vấn-đề: Hỏi họ về cách xử lý các tình huống phát sinh để đánh giá kinh nghiệm.

Tuyền Logistics – Đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường quốc tế

Tại AT Asia co. ltd (Tuyền Logistics), chúng tôi tự hào đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu mà còn là một công ty ủy thác xuất nhập khẩu chuyên sâu về các giải pháp logistics toàn diện.

Chúng tôi chuyên cung cấp Dịch Vụ Vận Tải Đường Biển, vận tải đường hàng không, dịch vụ hải quan, Xuất nhập khẩu hàng hóa (các tuyến quốc tế), Gửi hàng lẻ (LCL), Gửi hàng nguyên container (FCL), và đặc biệt là dịch vụ làm công bố mỹ phẩm. Đội ngũ của Tuyền Logistics luôn làm việc với phương châm: Minh bạch – Tận tâm – Hiệu quả, cam kết mang đến cho bạn sự an tâm và hài lòng tuyệt đối.

Ủy thác xuất nhập khẩu là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi và vươn ra thị trường toàn cầu một cách hiệu quả. Việc hiểu rõ ủy thác là gì, nắm vững quy trình, chi phí và lựa chọn đúng đối tác sẽ là bước đệm vững chắc cho sự thành công của bạn trong thương mại quốc tế.

Bạn đã sẵn sàng để đơn giản hóa quy trình xuất nhập khẩu của mình? Liên hệ ngay với Tuyền Logistics qua SĐT 08.65.79.09.02 hoặc email Sales5.hcm@atasia.vn để nhận tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết cho lô hàng của bạn!

Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.