Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa: Sơ Đồ, Chứng Từ, Trách Nhiệm, Ví Dụ & Lưu Ý

Bạn đang tìm cách đưa sản phẩm của mình ra thị trường quốc tế nhưng lại bối rối trước quy trình xuất khẩu hàng hóa phức tạp, nhiều giấy tờ và rủi ro tiềm ẩn? Bài viết này sẽ cung cấp một sơ đồ chi tiết, dễ hiểu về 10 bước cốt lõi trong quy trình, từ việc chuẩn bị chứng từ đến khi giao hàng thành công. Hãy cùng Tuyền Logistics khám phá bí quyết để mọi lô hàng của bạn được thông quan suôn sẻ, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết qua 10 bước (Cập nhật 2025)

Quy trình xuất khẩu hàng hóa tiêu chuẩn bao gồm 10 bước chính, bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng ngoại thương cho đến khi hoàn tất thanh toán và lưu trữ hồ sơ. Việc tuân thủ đúng và đủ các bước này là chìa khóa để đảm bảo lô hàng được giao thành công và đúng hẹn.

Bước 1: Đàm phán và Ký kết Hợp đồng Ngoại thương (Sales Contract)

Đây là bước khởi đầu, tạo nền tảng pháp lý cho toàn bộ giao dịch. Hợp đồng ngoại thương cần quy định rõ ràng các điều khoản về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán quốc tế, và trách nhiệm của mỗi bên.

Nội dung chính: Tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, tổng giá trị.
Điều khoản quan trọng: Incoterms (ví dụ: FOB, CIF), điều khoản thanh toán (ví dụ: T/T, L/C).
Lưu ý: Cần rà soát kỹ lưỡng từng điều khoản để tránh tranh chấp sau này. Một hợp đồng chặt chẽ là công cụ bảo vệ quyền lợi tốt nhất cho doanh nghiệp.

Bước 2: Xin Giấy phép Xuất khẩu (Nếu cần)

Đây là bước kiểm tra xem mặt hàng của bạn có thuộc danh mục hàng hóa cần giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam hay không.

Hầu hết các mặt hàng thông thường không yêu cầu giấy phép, tuy nhiên một số loại hàng hóa đặc thù như khoáng sản, dược liệu, cổ vật, hoặc hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành sẽ bắt buộc phải có giấy phép từ các bộ, ngành liên quan.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói (Packing)

Đây là giai đoạn chuẩn bị thực tế cho lô hàng, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng để vận chuyển an toàn.

Doanh nghiệp cần tập kết đủ số lượng hàng hóa theo hợp đồng, kiểm tra chất lượng, và tiến hành đóng gói. Việc đóng gói phải phù hợp với phương thức vận chuyển (đường biển, hàng không) và đặc tính của hàng hóa để tránh hư hỏng. Trên bao bì cần có ký hiệu chuyên chở (Shipping Mark) để dễ dàng nhận diện. Song song đó, bạn cần lập Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List). Để hiểu rõ hơn về chứng từ này, bạn có thể xem bài viết chi tiết packing list là gì.

Bước 4: Đặt chỗ với hãng tàu/hãng bay (Booking)

Đây là bước làm việc với đơn vị vận chuyển để sắp xếp vị trí cho lô hàng của bạn trên tàu hoặc máy bay.

Bạn cần cung cấp các thông tin cần thiết cho công ty giao nhận (Forwarder) hoặc hãng tàu/hãng bay, bao gồm: cảng đi, cảng đến, số lượng hàng, trọng lượng, ngày dự kiến đi. Sau khi xác nhận, bên vận chuyển sẽ gửi lại cho bạn một “Booking Note” (Thỏa thuận lưu khoang) xác nhận việc đặt chỗ đã thành công.

Bước 5: Đưa hàng ra cảng và thực hiện thủ tục hạ hàng

Đây là bước di chuyển hàng hóa từ kho của bạn ra cảng hoặc sân bay được chỉ định.

Sau khi có Booking Note và đóng hàng vào container (đối với hàng FCL), bạn sẽ sắp xếp xe kéo container đến kho để đóng hàng và sau đó vận chuyển ra cảng. Tại cảng, bạn cần thực hiện thủ tục hạ container tại bãi chỉ định của hãng tàu và nhận lại giấy xác nhận.

Bước 6: Làm Thủ tục Hải quan Xuất khẩu (Customs Clearance)

Đây là bước bắt buộc để hàng hóa được phép rời khỏi lãnh thổ Việt Nam.

Dựa trên các chứng từ đã chuẩn bị, bạn hoặc công ty dịch vụ sẽ tiến hành khai báo thông tin lô hàng lên hệ thống của cơ quan hải quan. Hệ thống sẽ phân luồng tờ khai (luồng xanh, vàng, đỏ) để quyết định mức độ kiểm tra. Việc nắm vững thủ tục xuất khẩu sẽ giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng hơn. Tại Tuyền Logistics, chúng tôi cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan trọn gói để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

Luồng Tờ khai	Mức độ kiểm tra	Hành động
Luồng Xanh	Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa	Tờ khai được thông quan ngay lập tức.
Luồng Vàng	Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa	Hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ.
Luồng Đỏ	Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa	Mức độ kiểm tra cao nhất, tốn nhiều thời gian nhất.

Bước 7: Phát hành Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)

Đây là chứng từ vận tải quan trọng nhất, xác nhận việc người vận chuyển đã nhận hàng và chịu trách nhiệm giao đến cảng đích.

Sau khi tàu chạy, bạn sẽ cung cấp thông tin chi tiết (Shipping Instruction – SI) cho hãng tàu để họ phát hành Vận đơn. Vận đơn gốc (Original B/L) là chứng từ có giá trị, dùng để nhận hàng tại cảng đến. Việc tìm hiểu kỹ bill of lading là gì sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò của nó trong việc sở hữu và chuyển nhượng lô hàng.

Bước 8: Làm các chứng từ khác (C/O, Kiểm dịch…)

Đây là bước hoàn thiện các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của nước nhập khẩu hoặc người mua.

Tùy thuộc vào mặt hàng và thị trường, bạn có thể cần làm thêm:

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Để người mua được hưởng ưu đãi thuế quan.
Chứng thư kiểm dịch thực vật/động vật: Đối với hàng nông sản, thực phẩm.
Chứng thư hun trùng: Đối với hàng có bao bì bằng gỗ.

Bước 9: Gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu

Đây là bước cung cấp các giấy tờ cần thiết để người mua có thể làm thủ tục nhập khẩu tại nước họ.

Sau khi có đầy đủ các chứng từ, bạn phải gửi toàn bộ cho người mua (thường qua dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế). Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định để người mua có thể nhận hàng thuận lợi.

Bước 10: Hoàn tất thanh toán và lưu trữ hồ sơ

Đây là bước cuối cùng của quy trình xuất khẩu hàng hóa.

Bạn nhận phần thanh toán còn lại từ người mua (nếu có) theo điều khoản trong hợp đồng. Toàn bộ hồ sơ, chứng từ của lô hàng cần được lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật (thường là 5 năm) để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.

Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa đầy đủ gồm những gì?

Một bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ thường được chia thành ba nhóm chính: chứng từ bắt buộc, chứng từ theo yêu cầu của người mua, và chứng từ theo quy định của nước nhập khẩu.

Nhóm chứng từ bắt buộc cho mọi lô hàng

Đây là những giấy tờ cơ bản mà bất kỳ lô hàng xuất khẩu nào cũng phải có.

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Cơ sở pháp lý của giao dịch.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thanh toán, ghi rõ giá trị lô hàng. Nếu bạn chưa rõ về loại hóa đơn này, hãy đọc thêm bài viết commercial invoice là gì.
Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách thức đóng gói và nội dung của lô hàng.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Đã được thông quan.
Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill): Bằng chứng của việc vận chuyển.

Nhóm chứng từ tùy theo yêu cầu của người mua

Những chứng từ này thường liên quan đến các điều khoản ưu đãi hoặc yêu cầu riêng trong hợp đồng.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Để hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.
Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng (CQ/CE): Do nhà sản xuất hoặc cơ quan kiểm định cấp.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Hóa đơn sơ bộ trước khi gửi hàng.

Nhóm chứng từ tùy theo quy định của nước nhập khẩu

Đây là các giấy tờ tuân thủ theo luật pháp và quy định quản lý chuyên ngành của nước đến.

Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary/Veterinary Certificate): Cho hàng nông sản, thực phẩm, động vật.
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate): Cho các sản phẩm có nguồn gốc từ gỗ.
Giấy phép nhập khẩu: Nếu nước đến yêu cầu.

Mẫu checklist chứng từ để bạn tải về và sử dụng ngay

Để giúp bạn không bỏ sót bất kỳ giấy tờ quan trọng nào, Tuyền Logistics đã tạo một checklist đơn giản. Bạn có thể dựa vào đây để kiểm tra hồ sơ cho mỗi lô hàng.

[ ] Hợp đồng Ngoại thương
[ ] Hóa đơn thương mại
[ ] Phiếu đóng gói
[ ] Vận đơn
[ ] Tờ khai Hải quan
[ ] Giấy phép Xuất khẩu (nếu có)
[ ] Giấy chứng nhận Xuất xứ (nếu có)
[ ] Giấy chứng nhận Kiểm dịch/Hun trùng (nếu có)
[ ] Các chứng từ khác theo yêu cầu

Trách nhiệm của các bên liên quan trong quy trình xuất khẩu

Để một lô hàng được xuất khẩu thành công, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên liên quan. Mỗi bên có vai trò và trách nhiệm riêng biệt.

Vai trò của Doanh nghiệp Xuất khẩu (Shipper)

Doanh nghiệp xuất khẩu là người bán hàng và là chủ sở hữu ban đầu của lô hàng, chịu trách nhiệm cốt lõi cho toàn bộ giao dịch.

Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Chuẩn bị hàng hóa đúng chất lượng, số lượng.
Đóng gói, dán nhãn hàng hóa.
Cung cấp thông tin và chứng từ chính xác, đầy đủ.
Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hàng hóa.

Vai trò của Công ty Giao nhận Vận tải (Forwarder)

Công ty Forwarder đóng vai trò như một nhà tổ chức vận chuyển, thay mặt người xuất khẩu thực hiện các nghiệp vụ logistics phức tạp.

Tư vấn cho chủ hàng về quy trình, chi phí.
Đặt chỗ với hãng tàu/hãng bay.
Sắp xếp vận tải nội địa (xe kéo container).
Thay mặt chủ hàng làm thủ tục hải quan.
Phát hành vận đơn (House B/L).
Theo dõi và cập nhật tình trạng lô hàng.

Vai trò của Hãng tàu / Hãng hàng không (Carrier)

Hãng tàu hoặc hãng hàng không là đơn vị trực tiếp sở hữu và vận hành phương tiện vận tải, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ cảng đi đến cảng đích.

Cung cấp container/không gian trên phương tiện vận tải.
Phát hành vận đơn gốc (Master B/L).
Chịu trách nhiệm về sự an toàn của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Tuân thủ lịch trình đã công bố.

Vai trò của Cơ quan Hải quan

Cơ quan Hải quan là cơ quan nhà nước, có trách nhiệm quản lý, giám sát và kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu, đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Tiếp nhận và xử lý tờ khai hải quan.
Phân luồng và quyết định hình thức kiểm tra.
Thu thuế xuất khẩu (nếu có).
Xác nhận thông quan cho lô hàng đủ điều kiện.

Ví dụ thực tế: Quy trình xuất khẩu 1 container hàng may mặc sang thị trường Mỹ

Để hình dung rõ hơn, hãy cùng xem xét một ví dụ cụ thể về quy trình xuất khẩu hàng hóa cho một lô hàng áo thun.

Bối cảnh: Công ty A xuất khẩu áo thun cho đối tác B tại California

Công ty Dệt may A tại Việt Nam ký hợp đồng xuất khẩu một container 40 feet (1 FCL) áo thun cho nhà nhập khẩu B tại California, Mỹ theo điều kiện FOB cảng Cát Lái, Incoterms 2020.

Các bước thực hiện và chứng từ tương ứng

Ký hợp đồng: Hai bên thống nhất các điều khoản, giá FOB, thanh toán T/T.
Xin giấy phép: Hàng may mặc thông thường không cần giấy phép xuất khẩu.
Chuẩn bị hàng: Công ty A sản xuất, kiểm tra chất lượng, đóng gói áo thun vào thùng carton, dán shipping mark. Lập Packing List chi tiết.
Booking: Công ty A liên hệ Tuyền Logistics (Forwarder) để đặt chỗ tàu đi Mỹ. Tuyền Logistics gửi Booking Note từ hãng tàu.
Hạ hàng: Tuyền Logistics điều xe kéo container rỗng đến kho công ty A để đóng hàng. Sau đó, container được kéo ra cảng Cát Lái và hạ tại bãi chỉ định.
Làm thủ tục hải quan: Tuyền Logistics thay mặt công ty A truyền tờ khai hải quan điện tử. Lô hàng được phân luồng xanh, thông quan nhanh chóng.
Phát hành Vận đơn: Sau khi tàu chạy, Tuyền Logistics gửi SI cho hãng tàu. Hãng tàu phát hành Master Bill of Lading, Tuyền Logistics phát hành House Bill of Lading cho công ty A.
Làm chứng từ khác: Công ty A xin C/O Mẫu D để đối tác B được hưởng ưu đãi thuế. Do container có pallet gỗ, cần có chứng thư hun trùng.
Gửi chứng từ: Công ty A gửi bộ chứng từ (Invoice, Packing List, B/L, C/O, Fumigation Certificate) cho đối tác B.
Hoàn tất thanh toán: Đối tác B nhận chứng từ và thanh toán phần tiền còn lại cho công ty A.

Bài học kinh nghiệm và những sai lầm cần tránh

Từ kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp của Tuyền Logistics, sai lầm phổ biến nhất là chuẩn bị chứng từ sai sót (sai tên hàng, sai trọng lượng) dẫn đến việc phải sửa tờ khai, gây chậm trễ và tốn kém. Ngoài ra, việc không kiểm tra kỹ quy định của thị trường Mỹ về nhãn mác, chất liệu vải cũng có thể khiến hàng bị trả về.

5 Lưu ý “vàng” để quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ

Để quy trình xuất khẩu hàng hóa của bạn được thuận lợi, hãy ghi nhớ 5 điểm quan trọng sau đây.

Nắm vững các điều kiện Incoterms

Incoterms quy định rõ ràng trách nhiệm và thời điểm chuyển giao rủi ro giữa người bán và người mua. Hiểu sai Incoterms có thể dẫn đến việc bạn phải chịu những chi phí không lường trước. Ví dụ, với điều kiện FOB, trách nhiệm của bạn kết thúc khi hàng đã qua lan can tàu, nhưng với CIF, bạn phải chịu trách nhiệm mua bảo hiểm và thuê tàu.

Kiểm tra kỹ các quy định của nước nhập khẩu

Mỗi quốc gia, mỗi thị trường đều có những quy định riêng về tiêu chuẩn kỹ thuật, nhãn mác, bao bì, kiểm dịch. Việc không tìm hiểu kỹ có thể khiến lô hàng của bạn bị từ chối nhập khẩu. Đây là bước cực kỳ quan trọng, đặc biệt với các mặt hàng thực phẩm, nông sản, mỹ phẩm.

Mua bảo hiểm cho lô hàng để phòng tránh rủi ro

Rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế là khó tránh khỏi, ví dụ như tàu bị chìm, hàng hóa hư hỏng do thời tiết, hoặc mất cắp. Mua bảo hiểm hàng hóa là cách tốt nhất để bảo vệ tài sản và giảm thiểu thiệt hại tài chính khi sự cố xảy ra. Chi phí bảo hiểm thường không lớn nhưng lợi ích mang lại thì rất đáng kể.

Lựa chọn Forwarder uy tín và có kinh nghiệm

Một công ty Forwarder chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn thực hiện các thủ tục mà còn là một nhà tư vấn tin cậy. Họ sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí, lựa chọn tuyến đường vận chuyển tốt nhất và xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng. Ví dụ, với kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển đường biển, chúng tôi có thể tư vấn cho bạn lịch tàu phù hợp nhất với chi phí cạnh tranh.

Luôn có kế hoạch dự phòng cho các tình huống phát sinh

Hoạt động xuất nhập khẩu luôn tiềm ẩn những yếu tố bất ngờ như tàu bị hoãn (delay), cảng bị tắc nghẽn, hoặc thay đổi chính sách đột ngột. Do đó, việc có một kế hoạch B, ví dụ như chuẩn bị hàng sớm hơn dự kiến hoặc thông báo trước cho người mua về khả năng chậm trễ, sẽ giúp bạn chủ động hơn. Việc hiểu rõ quy trình không chỉ áp dụng cho xuất khẩu mà còn cả nhập khẩu, ví dụ như nắm vững quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cũng giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa tuy có nhiều bước và đòi hỏi sự tỉ mỉ, nhưng hoàn toàn có thể được kiểm soát tốt nếu bạn có một lộ trình rõ ràng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc hiểu rõ từng bước, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và lựa chọn đối tác vận chuyển tin cậy chính là chìa khóa để chinh phục thị trường quốc tế, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn cần tư vấn chi tiết hơn về quy trình xuất khẩu cho mặt hàng cụ thể của mình hoặc đang tìm kiếm một đơn vị dịch vụ hải quan và vận tải quốc tế chuyên nghiệp? Hãy liên hệ ngay với Tuyền Logistics qua số điện thoại 08.65.79.09.02 hoặc email Sales5.hcm@atasia.vn để được đội ngũ chuyên gia của AT Asia co. ltd hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả!

Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.