Phytosanitary Certificate Là Gì? 5 Bước Xin Cấp Chứng Thư Kiểm Dịch

Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn khi xuất khẩu nông sản, gỗ, hoặc các sản phẩm có nguồn gốc thực vật? Rào cản về thủ tục, đặc biệt là Phytosanitary Certificate (Chứng thư kiểm dịch thực vật) có thể khiến lô hàng bị ách tắc, gây tốn kém chi phí và thời gian. Bài viết này sẽ giải thích rõ Phytosanitary Certificate là gì, tại sao nó lại quan trọng và hướng dẫn chi tiết 5 bước xin cấp chứng thư nhanh chóng, giúp hoạt động xuất nhập khẩu của bạn trở nên suôn sẻ hơn.

Phytosanitary Certificate là gì? Tấm “hộ chiếu xanh” bắt buộc cho hàng hóa gốc thực vật

Phytosanitary Certificate, hay còn gọi là chứng thư kiểm dịch thực vật, là một chứng từ quan trọng đóng vai trò như “hộ chiếu” cho các lô hàng có nguồn gốc thực vật khi tham gia vào thương mại quốc tế, đảm bảo chúng tuân thủ các quy định về an toàn sinh học của nước nhập khẩu.

Định nghĩa dễ hiểu: Phyto Certificate thực chất là gì?

Phytosanitary Certificate (viết tắt là Phyto) là một văn bản chính thức do cơ quan bảo vệ thực vật có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp. Chứng thư này xác nhận rằng lô hàng thực vật, sản phẩm thực vật đã được kiểm tra, xử lý theo quy định và được coi là không có sâu bệnh, dịch hại thuộc đối tượng kiểm dịch thực vật của nước nhập khẩu.

Nói một cách đơn giản, đây là sự đảm bảo rằng lô hàng của bạn an toàn, không mang mầm bệnh lây lan sang hệ sinh thái của quốc gia khác.

Mục đích cốt lõi: Tại sao hàng hóa xuất khẩu phải cần chứng thư kiểm dịch thực vật?

Mục đích chính của chứng thư kiểm dịch thực vật là để bảo vệ nền nông nghiệp và môi trường tự nhiên của nước nhập khẩu. Cụ thể:

Ngăn chặn dịch hại lây lan: Đây là mục tiêu quan trọng nhất, giúp ngăn chặn sự xâm nhập của các loài sâu bệnh, côn trùng, vi sinh vật gây hại từ quốc gia này sang quốc gia khác qua con đường thương mại.
Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Hầu hết các quốc gia đều có quy định bắt buộc về kiểm dịch thực vật đối với hàng hóa nhập khẩu có nguồn gốc thực vật. Không có chứng thư này, lô hàng có thể bị từ chối nhập khẩu, tái xuất hoặc thậm chí bị tiêu hủy.
Đảm bảo an toàn sinh học: Bảo vệ đa dạng sinh học và hệ sinh thái bản địa khỏi các mối đe dọa từ các sinh vật ngoại lai xâm hại.
Tạo thuận lợi cho thương mại: Việc có đầy đủ giấy tờ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh cho doanh nghiệp.

Ví dụ thực tế: Những mặt hàng nào bắt buộc phải có Phytosanitary Certificate khi xuất/nhập khẩu?

Không phải tất cả sản phẩm đều cần chứng thư này, nhưng danh sách các mặt hàng bắt buộc phải có Phytosanitary Certificate khá rộng. Dưới đây là một số ví dụ điển hình:

Thực vật sống: Cây giống, hoa, cành giâm, hom giống.
Sản phẩm từ cây chưa qua chế biến sâu: Các loại hàng nông sản như gạo, cà phê, tiêu, hạt điều, chè, các loại đậu.
Rau củ quả tươi: Trái cây, rau củ các loại.
Gỗ và sản phẩm từ gỗ: Gỗ tròn, gỗ xẻ, pallet gỗ, đồ nội thất chưa qua xử lý bề mặt kỹ lưỡng.
Một số loại nấm: (trừ nấm muối, đông lạnh, đóng hộp).
Nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi, dược liệu có nguồn gốc thực vật.

Lưu ý: Yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ yêu cầu của đối tác trước khi tiến hành xuất khẩu.

Toàn bộ quy trình 5 bước xin cấp chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)

Quy trình xin cấp chứng thư kiểm dịch thực vật hàng xuất khẩu đã được chuẩn hóa để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp. Dưới đây là 5 bước cơ bản mà tại Tuyền Logistics, chúng tôi thường xuyên hỗ trợ khách hàng thực hiện.

Bước 1: Đăng ký tài khoản và khai báo hồ sơ online

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin một cửa Quốc gia (VNSW) hoặc hệ thống PQS của Cục Bảo vệ thực vật. Sau khi có tài khoản, bạn sẽ tiến hành khai báo các thông tin chi tiết về lô hàng như:

Tên chủ hàng, địa chỉ.
Thông tin nước nhập khẩu.
Tên hàng hóa (tên thông thường và tên khoa học).
Số lượng, trọng lượng.
Phương tiện vận chuyển, cửa khẩu xuất/nhập.

Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ kiểm dịch thực vật đầy đủ

Một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là chìa khóa để quy trình diễn ra suôn sẻ. Đây là một phần quan trọng trong toàn bộ bộ chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết. Hồ sơ thường bao gồm:

Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật (được xuất ra từ hệ thống online sau khi khai báo).
Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Bản sao.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Bản sao.
Phiếu đóng gói (Packing List): Bản sao.
Vận đơn (Bill of Lading): Bản nháp hoặc thông tin chi tiết về chuyến hàng.
Giấy ủy quyền của chủ hàng (nếu đăng ký qua đơn vị dịch vụ).

Trong một số trường hợp, nhà nhập khẩu có thể yêu cầu thêm các chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế quan. Việc hiểu rõ các loại giấy tờ này, ví dụ như phân biệt được co cq là gì, sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị.

Bước 3: Đăng ký kiểm tra lô hàng tại cảng hoặc kho

Sau khi hồ sơ online được chấp nhận, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký địa điểm và thời gian kiểm tra thực tế lô hàng. Cán bộ kiểm dịch sẽ đến tận nơi (cảng, kho, nhà máy) để tiến hành kiểm tra.

Bước 4: Lấy mẫu và nhận kết quả kiểm dịch

Cán bộ kiểm dịch sẽ kiểm tra tình trạng thực tế của lô hàng, đối chiếu với hồ sơ và tiến hành lấy mẫu ngẫu nhiên. Mẫu này sẽ được mang về phòng thí nghiệm để phân tích, giám định các đối tượng dịch hại. Quá trình này nhằm đảm bảo hàng hóa không chứa sinh vật gây hại còn sống.

Bước 5: Nộp hồ sơ hoàn chỉnh và nhận chứng thư gốc

Sau khi có kết quả kiểm tra mẫu đạt yêu cầu, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ giấy (đã chuẩn bị ở Bước 2) cùng với kết quả kiểm dịch cho cơ quan chức năng. Cơ quan kiểm dịch sẽ xem xét, đối chiếu và cấp Phytosanitary Certificate bản gốc. Thông thường, chứng thư sẽ được cấp trong vòng 24 giờ làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

Giải đáp các thắc mắc thường gặp giúp bạn tự tin làm thủ tục

Khi làm thủ tục, chắc chắn bạn sẽ có nhiều băn khoăn. Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp và giải đáp một số câu hỏi phổ biến nhất.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp Phytosanitary Certificate?

Tại Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền cấp chứng thư kiểm dịch thực vật là Cục Bảo vệ thực vật trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Cục ủy quyền cho các Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng (I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX) và các Trạm Kiểm dịch thực vật tại cửa khẩu trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và cấp chứng thư.

Phân biệt rõ ràng: Phytosanitary Certificate (Phyto) và Fumigation Certificate (Hun trùng) khác nhau ở điểm nào?

Đây là hai khái niệm rất dễ gây nhầm lẫn cho các doanh nghiệp mới. Cả hai đều liên quan đến việc xử lý hàng hóa nhưng bản chất và mục đích hoàn toàn khác nhau.

Tiêu chí	Phytosanitary Certificate (Chứng thư Kiểm dịch)	Fumigation Certificate (Chứng thư Hun trùng)
Bản chất	Là giấy chứng nhận lô hàng không có dịch hại thuộc đối tượng kiểm dịch, được cấp sau khi kiểm tra.	Là giấy xác nhận lô hàng đã được xử lý bằng hóa chất (hun trùng) để diệt trừ côn trùng, sâu mọt.
Mục đích	Chứng minh hàng hóa tuân thủ quy định an toàn sinh học của nước nhập khẩu.	Chứng minh hành động xử lý (hun trùng) đã được thực hiện, thường áp dụng cho bao bì gỗ (pallet) hoặc hàng hóa dễ bị côn trùng.
Cơ quan cấp	Cục Bảo vệ thực vật và các Chi cục trực thuộc.	Các công ty dịch vụ hun trùng được cấp phép.
Tính bắt buộc	Bắt buộc đối với các mặt hàng trong danh mục kiểm dịch thực vật.	Thường bắt buộc khi có yêu cầu từ nước nhập khẩu hoặc khi sử dụng vật liệu đóng gói bằng gỗ (theo tiêu chuẩn ISPM 15).

Để hiểu sâu hơn về quy trình xử lý và cấp chứng thư này, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về giấy chứng nhận hun trùng. Đôi khi, hàng hóa nông sản có thể bị nhầm lẫn với các loại hàng hóa khác. Cần lưu ý rằng các quy định cho hàng nguy hiểm là hoàn toàn khác biệt và phức tạp hơn rất nhiều.

Chi phí và thời gian xin cấp chứng thư là bao lâu?

Thời gian: Như đã đề cập, nếu hồ sơ hợp lệ và mẫu kiểm tra đạt yêu cầu, thời gian cấp chứng thư thường là trong vòng 24 giờ kể từ khi bắt đầu kiểm dịch. Tuy nhiên, toàn bộ quy trình từ lúc khai báo online đến khi nhận được chứng thư có thể mất từ 2-3 ngày làm việc.
Chi phí: Chi phí kiểm dịch thực vật bao gồm phí nhà nước và các chi phí liên quan khác (phí lấy mẫu, phí giám định…). Mức phí này được quy định tại các văn bản của Bộ Tài chính và có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hàng, số lượng và yêu cầu phân tích.

Cần lưu ý những gì về các văn bản pháp luật liên quan?

Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp cần cập nhật các quy định pháp luật hiện hành. Một số văn bản quan trọng bao gồm:

Luật Bảo vệ và kiểm dịch thực vật số 41/2013/QH13.
Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT: Quy định trình tự, thủ tục kiểm dịch thực vật.
Văn bản hợp nhất số 06/VBHN-BNNPTNT (ngày 10/03/2023): Hợp nhất các thông tư quy định về thủ tục kiểm dịch thực vật.

Ngoài ra, khi xuất khẩu sang các thị trường khó tính như Mỹ, doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm các quy định của các cơ quan chức năng tại đây. Việc nắm rõ các khái niệm cơ bản, chẳng hạn như fda là gì, là bước đầu tiên để tiếp cận thị trường này. Tương tự, một số sản phẩm chế biến từ thực vật có thể liên quan đến hóa chất, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị thêm các tài liệu an toàn. Nếu bạn chưa rõ, hãy tìm hiểu thêm về msds là gì để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Tóm lại, Phytosanitary Certificate không chỉ là một giấy tờ bắt buộc mà còn là sự đảm bảo cho chất lượng và an toàn của hàng hóa nông sản Việt Nam trên thị trường quốc tế. Quy trình xin cấp chứng thư tuy có nhiều bước nhưng sẽ trở nên đơn giản nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và nắm rõ các quy định. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và chậm trễ không đáng có trong quá trình thông quan.

Bạn thấy thủ tục quá phức tạp và tốn thời gian? Hãy để Tuyền Logistics lo! Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực hải quan và logistics, AT Asia co. ltd chuyên Dịch Vụ Vận Tải Đường Biển, vận tải đường hàng không, dịch vụ hải quan, Xuất nhập khẩu hàng hóa (các tuyến quốc tế), Gửi hàng lẻ (LCL), Gửi hàng nguyên container (FCL), làm công bố mỹ phẩm. Chúng tôi cung cấp dịch vụ xin cấp Phytosanitary Certificate trọn gói, nhanh chóng, góp phần đảm bảo lô hàng của bạn được thông quan thuận lợi.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!
Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.