Gặp khó khăn khi lập phiếu nhập kho theo Thông tư 200? Bạn không hề đơn độc. Đây là chứng từ kế toán kho quan trọng nhưng lại dễ sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý hàng hóa và sổ sách. Bài viết này sẽ là cứu cánh cho bạn: cung cấp ngay mẫu Excel/Word chuẩn, hướng dẫn chi tiết từng bước ghi chép và chỉ ra những lỗi sai thường gặp để bạn tự tin hoàn thành phiếu nhập kho đúng quy định ngay từ lần đầu tiên.
Tải ngay Mẫu phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) chuẩn theo Thông tư 200, 133 & 88 (Excel, Word)
Đây là các mẫu phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) chính thức được ban hành kèm theo các thông tư của Bộ Tài chính, giúp bạn áp dụng đúng cho từng loại hình doanh nghiệp.
D/O là gì? Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về Lệnh giao hàng (Delivery Order), hướng dẫn 4 Read more
C/O CQ là gì? Bài viết giải thích rõ ràng khái niệm, mục đích và chỉ ra 3 khác biệt Read more
Mẫu dành cho Doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Thông tư 200 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế, trừ các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể lựa chọn áp dụng Thông tư 133. Đây là mẫu phổ biến nhất hiện nay.
- Tải Mẫu Phiếu Nhập Kho Thông Tư 200 – File Excel
- Tải Mẫu Phiếu Nhập Kho Thông Tư 200 – File Word
Mẫu dành cho Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 133 được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ, với các chỉ tiêu đơn giản hơn.
- Tải Mẫu Phiếu Nhập Kho Thông Tư 133 – File Excel
- Tải Mẫu Phiếu Nhập Kho Thông Tư 133 – File Word
Mẫu dành cho Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng theo Thông tư 88/2021/TT-BTC
Thông tư 88 cung cấp mẫu chứng từ kế toán, bao gồm cả phiếu nhập kho, cho các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh để thực hiện việc ghi chép, quản lý hoạt động kinh doanh của mình.
- Tải Mẫu Phiếu Nhập Kho Thông Tư 88 – File Excel
- Tải Mẫu Phiếu Nhập Kho Thông Tư 88 – File Word
Hướng dẫn chi tiết cách viết phiếu nhập kho chuẩn xác từng mục
Để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, việc ghi chép thông tin trên phiếu nhập kho cần đầy đủ và chính xác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục trên Mẫu 01-VT.
Phần thông tin chung: Đơn vị, địa chỉ, ngày tháng, số phiếu
Đây là những thông tin cơ bản nhất nhưng không thể thiếu để xác định chứng từ.
- Đơn vị, Địa chỉ: Ghi rõ tên công ty (hoặc đóng dấu) và bộ phận lập phiếu (ví dụ: Phòng Mua hàng, Phân xưởng sản xuất).
- Ngày… tháng… năm…: Ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu.
- Số: Đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian phát sinh.
- Nợ/Có: Kế toán ghi tài khoản Nợ, Có liên quan đến nghiệp vụ nhập kho (Ví dụ: Nợ TK 156, Nợ TK 1331 / Có TK 331, 111, 112…).
Phần nội dung: Tên hàng hóa, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
Đây là phần cốt lõi của phiếu nhập kho, phản ánh chi tiết về hàng hóa nhập vào.
| Cột | Hướng dẫn ghi |
|---|---|
| A, B, C, D | STT, Tên, Mã số, Đơn vị tính: Ghi chính xác tên hàng hóa, quy cách, mã số (nếu có) và đơn vị tính (cái, kg, thùng…) theo hóa đơn hoặc hợp đồng. |
| Cột 1 | Số lượng theo chứng từ: Kế toán ghi số lượng hàng hóa trên hóa đơn, lệnh nhập kho hoặc các chứng từ gốc khác. |
| Cột 2 | Số lượng thực nhập: Thủ kho là người ghi số lượng thực tế kiểm đếm và nhận vào kho. |
| Cột 3, 4 | Đơn giá, Thành tiền: Kế toán ghi đơn giá (giá mua chưa VAT) và tính thành tiền (Số lượng thực nhập x Đơn giá). |
Phần tổng hợp: Tổng tiền, ghi chú và các thông tin liên quan khác
Phần này tổng kết lại giá trị của lần nhập kho và cung cấp các thông tin bổ sung.
- Cộng: Cộng tổng giá trị của cột “Thành tiền”.
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ghi lại tổng giá trị bằng chữ, đảm bảo khớp với số tiền ở dòng “Cộng”.
- Số chứng từ gốc kèm theo: Ghi rõ số hóa đơn, số hợp đồng… làm căn cứ cho việc nhập kho.
Phần chữ ký: Ai là người chịu trách nhiệm ký và vai trò của từng chữ ký?
Chữ ký trên phiếu nhập kho là yếu tố bắt buộc để xác nhận tính pháp lý và trách nhiệm của các bên liên quan. Một phiếu hợp lệ thường cần đủ các chữ ký sau:
| Chức danh | Vai trò | Thời điểm ký |
|---|---|---|
| Người lập phiếu | Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin đã điền. | Ký đầu tiên sau khi lập xong phiếu. |
| Người giao hàng | Xác nhận đã giao đủ hàng hóa theo số lượng thực nhập. | Ký sau khi cùng thủ kho kiểm đếm xong. |
| Thủ kho | Chịu trách nhiệm về số lượng và tình trạng hàng hóa thực nhập vào kho. | Ký sau khi đã kiểm đếm và ghi số lượng thực nhập. |
| Kế toán trưởng | Kiểm tra, soát xét tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. | Ký sau khi người lập phiếu và thủ kho đã ký. |
| Giám đốc | Phê duyệt cuối cùng (tùy theo quy chế của công ty). | Ký sau cùng để thông qua nghiệp vụ. |
Tuyệt chiêu tránh 5 lỗi sai “chết người” khi lập phiếu nhập kho
Trong quá trình hỗ trợ khách hàng về dịch vụ hải quan và xuất nhập khẩu hàng hóa, chúng tôi tại Tuyền Logistics nhận thấy có 5 lỗi sai phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi lập phiếu nhập kho.
Lỗi 1: Ghi sai tên, quy cách hoặc đơn vị tính của hàng hóa
Đây là lỗi cơ bản nhưng rất nguy hiểm, dẫn đến việc quản lý hàng tồn kho bị sai lệch, khó khăn cho việc kiểm kê và xuất bán sau này.
- Giải pháp: Luôn đối chiếu kỹ tên hàng, quy cách trên phiếu với hóa đơn và hàng hóa thực tế. Thống nhất một hệ thống tên gọi, mã hàng trong toàn công ty.
Lỗi 2: Số lượng thực nhập và số lượng trên chứng từ không khớp
Tình trạng này xảy ra khi có chênh lệch giữa hàng hóa nhận được và hóa đơn của nhà cung cấp.
- Giải pháp: Thủ kho phải kiểm đếm cẩn thận và ghi chính xác số lượng thực nhập vào “Cột 2”. Nếu có chênh lệch, phải lập biên bản và báo ngay cho bộ phận mua hàng để xử lý với nhà cung cấp.
Lỗi 3: Thiếu chữ ký của các bộ phận liên quan (thủ kho, kế toán)
Một phiếu nhập kho thiếu chữ ký sẽ không có giá trị pháp lý, không thể dùng làm căn cứ hạch toán.
- Giải pháp: Xây dựng một quy trình nhập kho rõ ràng, quy định phiếu phải được luân chuyển qua các bộ phận để lấy đủ chữ ký trước khi lưu trữ.
Lỗi 4: Không ghi rõ số hóa đơn, hợp đồng gốc
Việc bỏ trống thông tin này gây khó khăn cho việc tra cứu, đối chiếu và quyết toán thuế sau này.
- Giải pháp: Yêu cầu kế toán kho bắt buộc phải điền số hóa đơn, hợp đồng vào mục “Số chứng từ gốc kèm theo”.
Lỗi 5: Lập phiếu chậm trễ so với thời điểm nhập hàng thực tế
Lỗi này làm cho số liệu tồn kho trên sổ sách không khớp với thực tế tại một thời điểm, ảnh hưởng đến việc ra quyết định kinh doanh.
- Giải pháp: Quy định phiếu nhập kho phải được lập ngay khi hàng về và hoàn tất trong ngày. Việc này cũng là một phần quan trọng trong nội quy kho mà doanh nghiệp cần xây dựng.
Hiểu đúng về quy trình 4 bước và vai trò của phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho không chỉ là một tờ giấy, nó là một mắt xích quan trọng trong quy trình quản lý kho của doanh nghiệp.
Bước 1: Khi nào cần lập phiếu nhập kho?
Phiếu nhập kho được lập mỗi khi có hoạt động làm tăng hàng tồn kho, bao gồm:
- Mua nguyên vật liệu, hàng hóa từ nhà cung cấp.
- Nhập kho thành phẩm sau khi sản xuất xong.
- Hàng bán bị trả lại.
- Nhận hàng góp vốn.
- Phát hiện thừa hàng khi kiểm kê.
Bước 2: Ai là người lập phiếu và cần chuẩn bị những chứng từ gì?
Thông thường, bộ phận mua hàng, kế toán kho hoặc bộ phận có nhu cầu nhập kho sẽ là người lập phiếu. Các chứng từ cần thiết để lập phiếu bao gồm:
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
- Hợp đồng kinh tế.
- Biên bản giao nhận hàng hóa.
- Lệnh nhập kho (nếu có).
Bước 3: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho qua các bộ phận
Một quy trình luân chuyển chuẩn thường diễn ra như sau để đảm bảo kiểm soát chéo:
- Bộ phận đề nghị/lập phiếu: Lập phiếu (thường là 2 hoặc 3 liên), ký và gửi kèm chứng từ gốc cho người giao hàng.
- Người giao hàng & Thủ kho: Cùng kiểm đếm hàng hóa. Thủ kho ghi số lượng thực nhập, cả hai cùng ký tên. Thủ kho giữ lại liên 2.
- Kế toán: Thủ kho chuyển liên 2 và chứng từ gốc cho kế toán. Kế toán kiểm tra, hoàn thiện thông tin về đơn giá, thành tiền, định khoản và trình ký.
- Lưu trữ: Sau khi có đủ chữ ký, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 kế toán giữ để ghi sổ.
Bước 4: Lưu trữ và hạch toán vào sổ kế toán
Sau khi hoàn tất, phiếu nhập kho là chứng từ gốc để:
- Thủ kho: Ghi nhận số lượng vào thẻ kho. Việc làm thẻ kho phải dựa trên số liệu thực nhập từ phiếu.
- Kế toán: Hạch toán giá trị hàng nhập kho vào các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp (Ví dụ: Sổ chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn).
Việc quản lý chứng từ hiệu quả là nền tảng cho hệ thống kho vận. Với các doanh nghiệp hiện đại, việc tìm hiểu về các hệ thống quản lý kho tự động là rất cần thiết. Để bắt đầu, bạn có thể tìm hiểu wms là gì để có cái nhìn tổng quan. Bên cạnh phiếu nhập, doanh nghiệp cũng cần chuẩn hóa các chứng từ khác, chẳng hạn như có sẵn mẫu phiếu xuất kho để đồng bộ quy trình. Tương tự, việc quản lý phiếu xuất kho cũng quan trọng không kém.
Phiếu nhập kho không chỉ là một tờ giấy thủ tục, mà là một chứng từ pháp lý quan trọng, là mắt xích đầu tiên đảm bảo sự chính xác cho toàn bộ hệ thống kế toán kho. Việc nắm vững cách lập và quy trình không chỉ giúp bạn tránh sai sót mà còn tối ưu hóa việc quản lý hàng hóa. Hãy áp dụng ngay những hướng dẫn và mẫu biểu trong bài để công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Việc quản lý chứng từ kho chỉ là một phần nhỏ trong chuỗi logistics phức tạp. Nếu bạn muốn tối ưu toàn diện từ khâu vận chuyển quốc tế, thủ tục hải quan đến quản lý xuất nhập khẩu, hãy để Tuyền Logistics giúp bạn. Với kinh nghiệm tại AT Asia co. ltd chuyên về Dịch Vụ Vận Tải Đường Biển, vận tải đường hàng không, dịch vụ hải quan, và các dịch vụ logistics toàn diện, chúng tôi tự tin có thể đưa ra giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp logistics toàn diện, an toàn và tiết kiệm chi phí!
Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn
Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
Để lại một bình luận