3 Luồng Tờ Khai Hải Quan (Xanh, Vàng, Đỏ): Ý Nghĩa & Cách Xử Lý

Doanh nghiệp của bạn đã bao giờ “đứng tim” khi tờ khai hải quan bất ngờ bị chuyển sang Luồng Vàng, Luồng Đỏ? Tình trạng này không chỉ gây chậm trễ thông quan mà còn phát sinh vô số chi phí không đáng có. Bài viết này sẽ giải mã ý nghĩa thực sự đằng sau 3 luồng Xanh, Vàng, Đỏ, giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân của việc phân luồng tờ khai hải quan và cung cấp hướng xử lý từng bước để hàng hóa được thông quan nhanh chóng, hiệu quả.

Giải mã 3 luồng tờ khai hải quan: Xanh, Vàng, Đỏ là gì?

Phân luồng tờ khai hải quan là quá trình hệ thống của cơ quan hải quan (VNACCS/VCIS) tự động đánh giá mức độ rủi ro của lô hàng dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp để quyết định hình thức và mức độ kiểm tra. Có 3 luồng chính, mỗi luồng tương ứng với một mức độ kiểm tra khác nhau. Việc tìm hiểu về các luồng trong xuất nhập khẩu là bước đầu tiên để doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình làm hàng.

Luồng Xanh (Ký hiệu số 1): “Tấm vé thông hành” nhanh nhất

Đây là luồng mà mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều mong muốn. Khi tờ khai được phân vào luồng này, hệ thống sẽ chấp nhận thông quan ngay lập tức mà không cần kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy hay kiểm tra thực tế hàng hóa.

Ý nghĩa: Doanh nghiệp được hệ thống đánh giá có mức độ tuân thủ pháp luật hải quan cao, lịch sử giao dịch tốt, và mặt hàng không thuộc danh mục rủi ro.
Thời gian thông quan: Nhanh nhất, thường chỉ mất từ 1-3 giây sau khi truyền tờ khai thành công.
Hành động: Doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai và đi làm thủ tục thanh lý, lấy hàng.

Luồng Vàng (Ký hiệu số 2): Cần kiểm tra hồ sơ, chứng từ

Tờ khai luồng vàng yêu cầu cán bộ hải quan phải kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, chứng từ của lô hàng trước khi quyết định thông quan. Hệ thống có thể nghi ngờ về tính chính xác của một số thông tin trên tờ khai.

Ý nghĩa: Cần xác minh lại các thông tin trên chứng từ (hợp đồng, hóa đơn thương mại, C/O, C/Q, giấy phép nhập khẩu…) xem có khớp với thông tin khai báo hay không.
Thời gian thông quan: Lâu hơn luồng xanh, thường mất vài giờ đến 1-2 ngày làm việc, tùy thuộc vào độ phức tạp của hồ sơ và sự sắp xếp của cơ quan hải quan.
Hành động: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giấy để nộp cho cán bộ hải quan tại chi cục mở tờ khai. Để hiểu sâu hơn về các trường hợp cụ thể, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết của chúng tôi giải thích luồng vàng hải quan là gì.

Luồng Đỏ (Ký hiệu số 3): Mức độ kiểm tra cao nhất

Đây là mức độ kiểm tra nghiêm ngặt nhất, bao gồm cả việc kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Một tờ khai luồng đỏ là dấu hiệu cho thấy lô hàng có rủi ro cao hoặc nằm trong diện kiểm tra trọng điểm.

Ý nghĩa: Cơ quan hải quan có nghi ngờ về sự trung thực của khai báo (sai mã HS, sai giá trị, sai tên hàng…) hoặc hàng hóa thuộc danh mục quản lý rủi ro cao, cần kiểm tra chuyên ngành.
Thời gian thông quan: Lâu nhất, có thể kéo dài từ 2-3 ngày hoặc thậm chí lâu hơn, phụ thuộc vào quá trình kiểm hóa và kết quả kiểm tra.
Hành động: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ giấy và sau đó đăng ký, sắp xếp để cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa. Quy trình này thường được gọi là kiểm hóa. Nếu bạn chưa quen thuộc với thuật ngữ này, bài viết giải thích kiểm hóa là gì sẽ cung cấp thông tin chi tiết.

Vì sao tờ khai của bạn bị phân vào Luồng Vàng, Luồng Đỏ? Các tiêu chí phân luồng của hệ thống VNACCS/VCIS

Quyết định phân luồng tờ khai hải quan hoàn toàn tự động dựa trên các thuật toán quản lý rủi ro của hệ thống VNACCS/VCIS. Hệ thống này sẽ phân tích dựa trên nhiều yếu tố, trong đó có 3 yếu tố chính sau:

Lịch sử tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp: Yếu tố then chốt

Đây được xem là “điểm tín dụng” của doanh nghiệp đối với cơ quan hải quan.

Doanh nghiệp uy tín: Các doanh nghiệp có lịch sử hoạt động lâu năm, không có vi phạm về thuế, khai báo hải quan chính xác, hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn thường được ưu tiên phân vào luồng xanh.
Doanh nghiệp mới hoặc có vi phạm: Doanh nghiệp mới thành lập, ít hoạt động xuất nhập khẩu, hoặc từng có lịch sử vi phạm (nợ thuế, bị xử phạt hành chính) sẽ có khả năng cao bị phân vào luồng vàng hoặc đỏ.

Tính chất của hàng hóa: Hàng thuộc danh mục rủi ro, hàng cần kiểm tra chuyên ngành

Bản thân loại hàng hóa cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định phân luồng.

Hàng hóa có điều kiện: Các mặt hàng cần giấy phép, cần kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, an toàn thực phẩm, công bố mỹ phẩm…) thường bị đưa vào luồng vàng để kiểm tra chứng từ.
Hàng hóa rủi ro cao: Các mặt hàng nhạy cảm, dễ gian lận về mã HS, trị giá (như hàng tiêu dùng, điện tử, rượu,…) hoặc hàng có thuế suất cao thường nằm trong danh sách theo dõi và có xác suất vào luồng đỏ cao hơn.

Các sai phạm thường gặp: Khai sai mã HS, nợ thuế, thông tin không nhất quán

Những lỗi sai dù nhỏ trong quá trình khai báo cũng có thể là nguyên nhân khiến tờ khai bị hạ luồng.

Khai sai thông tin: Sai mã HS code, khai báo trị giá tính thuế thấp hơn thực tế, tên hàng mô tả không rõ ràng, không nhất quán với các chứng từ khác.
Nợ thuế: Doanh nghiệp còn nợ thuế quá hạn cũng là một trong những nguyên nhân chính khiến tờ khai bị chặn ở luồng vàng, đỏ.
Tần suất nhập khẩu bất thường: Một mặt hàng đột ngột được nhập khẩu với số lượng lớn bất thường cũng có thể bị hệ thống đưa vào diện nghi vấn.

Hướng dẫn xử lý từng bước khi gặp Luồng Vàng và Luồng Đỏ

Bị phân vào luồng vàng hay đỏ không phải là “tận thế”. Quan trọng là bạn phải bình tĩnh và xử lý một cách chuyên nghiệp để giảm thiểu thời gian và chi phí. Tại Tuyền Logistics, chúng tôi có kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng xử lý các tình huống này một cách nhanh chóng.

Đối với Luồng Vàng: Checklist chuẩn bị và nộp hồ sơ hải quan

Ngay khi hệ thống trả kết quả luồng vàng, bạn cần nhanh chóng thực hiện các bước sau:

In tờ khai phân luồng: In tờ khai từ hệ thống và chuẩn bị bộ hồ sơ giấy.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ:
- Tờ khai hải quan
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có)
- Các giấy phép, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Nộp hồ sơ: Mang bộ hồ sơ đến chi cục hải quan nơi bạn mở tờ khai và nộp vào ô tiếp nhận hồ sơ luồng vàng.
Theo dõi và giải trình: Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra. Nếu có nghi vấn, họ sẽ yêu cầu bạn giải trình. Hãy trả lời một cách rõ ràng và cung cấp bằng chứng nếu cần.

Đối với Luồng Đỏ: Quy trình chuẩn bị cho kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa)

Quy trình xử lý luồng đỏ phức tạp hơn và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ.

Nộp hồ sơ giấy: Thực hiện các bước tương tự như luồng vàng để hải quan kiểm tra hồ sơ trước.
Đăng ký kiểm hóa: Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn cần liên hệ với đội giám sát tại cảng/sân bay để đăng ký kiểm hóa và nhận phân công cán bộ kiểm tra.
Chuẩn bị hiện trường: Bạn phải tự liên hệ với cảng vụ, kho hàng để sắp xếp việc cắt seal container, hạ hàng, mời công nhân hỗ trợ quá trình kiểm tra.
Phối hợp kiểm hóa: Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra theo tỷ lệ (5%, 10% hoặc 100%) hoặc theo chỉ định của máy soi container. Nhiệm vụ của bạn là có mặt, xuất trình hàng hóa và giải trình khi được yêu cầu.
Hoàn tất thủ tục: Nếu hàng hóa khớp với khai báo, cán bộ sẽ xác nhận, niêm phong lại và bạn có thể tiếp tục làm thủ tục lấy hàng.

Rủi ro và chi phí phát sinh cần lường trước: Phí lưu kho, lưu bãi và nguy cơ bị phạt

Việc tờ khai bị phân vào luồng vàng, đỏ luôn đi kèm với những rủi ro về chi phí và thời gian mà doanh nghiệp cần lường trước:

Loại Chi Phí	Luồng Vàng	Luồng Đỏ
Phí lưu kho/lưu bãi	Có thể phát sinh nếu xử lý hồ sơ chậm	Chắc chắn phát sinh do thời gian kiểm hóa kéo dài
Phí kiểm hóa	Không có	Phí nâng/hạ container, phí công nhân, phí soi chiếu
Phạt hành chính	Có thể bị phạt nếu phát hiện sai sót trên hồ sơ	Nguy cơ bị phạt cao nếu hàng hóa không đúng khai báo

Sự chậm trễ trong việc thông quan không chỉ gây tốn kém mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, giao hàng và uy tín của doanh nghiệp.

Bí quyết “chinh phục” Luồng Xanh: Làm sao để doanh nghiệp được ưu tiên?

Mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp là tối ưu hóa quy trình để luôn được phân luồng xanh. Dưới đây là những kinh nghiệm mà Tuyền Logistics đã đúc kết qua nhiều năm hỗ trợ khách hàng.

Xây dựng lịch sử giao dịch “sạch”: Chìa khóa của sự tin cậy

Hãy xem việc tuân thủ pháp luật hải quan là một khoản đầu tư dài hạn.

Luôn nộp thuế đúng hạn: Tuyệt đối không để phát sinh nợ thuế quá hạn.
Khai báo trung thực: Đảm bảo mọi thông tin trên tờ khai đều chính xác và nhất quán.
Hợp tác với cơ quan hải quan: Chủ động giải trình, cung cấp thông tin khi được yêu cầu một cách minh bạch.

Tối ưu hóa quy trình khai báo: Sự chuẩn xác trong từng chi tiết nhỏ

“Phòng bệnh hơn chữa bệnh”. Chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu sẽ giúp bạn tránh được 90% rắc rối.

Kiểm tra kỹ mã HS: Đây là lỗi sai phổ biến nhất. Hãy chắc chắn bạn áp mã HS chính xác cho sản phẩm của mình.
Rà soát bộ chứng từ: Đảm bảo thông tin trên Invoice, B/L, C/O… đồng nhất với nhau và với tờ khai.
Sử dụng phần mềm khai báo uy tín: Các phần mềm tốt sẽ giúp kiểm tra và cảnh báo một số lỗi cơ bản. Bạn cũng nên thường xuyên tra cứu tờ khai hải quan để theo dõi tiến độ.
Đăng ký luồng xanh: Đối với các doanh nghiệp vận tải, việc tìm hiểu cách đăng ký luồng xanh cho phương tiện cũng giúp đẩy nhanh quá trình lưu thông hàng hóa tại các chốt kiểm soát.

Khi nào nên tìm đến dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp?

Nếu bạn cảm thấy quy trình thủ tục hải quan quá phức tạp, hoặc doanh nghiệp của bạn không có bộ phận chuyên trách, việc thuê một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp là một quyết định đầu tư thông minh.

Khi bạn là doanh nghiệp mới: Một đơn vị dịch vụ sẽ tư vấn cho bạn ngay từ đầu để xây dựng một “hồ sơ” tốt.
Khi mặt hàng phức tạp: Hàng hóa cần nhiều giấy phép, kiểm tra chuyên ngành sẽ được xử lý nhanh gọn hơn bởi những người có kinh nghiệm.
Khi bạn muốn tập trung vào kinh doanh: Thay vì tốn thời gian và nhân lực cho các thủ tục giấy tờ, bạn có thể để các chuyên gia lo việc đó.

Việc phân luồng tờ khai hải quan là một nghiệp vụ cốt lõi nhằm đảm bảo an ninh và tuân thủ pháp luật. Hiểu rõ ý nghĩa của Luồng Xanh, Vàng, Đỏ, nắm vững các tiêu chí phân loại và quy trình xử lý không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi tình huống mà còn là nền tảng để tối ưu hóa thời gian và chi phí, hướng tới mục tiêu cao nhất là luôn được phân vào Luồng Xanh.

Đừng để những rắc rối về Luồng Vàng, Luồng Đỏ cản trở hoạt động kinh doanh của bạn. Tại AT Asia co. ltd, chúng tôi chuyên cung cấp Dịch Vụ Vận Tải Đường Biển, vận tải đường hàng không, và dịch vụ hải quan trọn gói. Liên hệ ngay với Tuyền Logistics để được tư vấn và hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đảm bảo quy trình thông quan của bạn luôn suôn sẻ và hiệu quả nhất!

Liên hệ:
Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.