OMS Là Gì? 7 Lợi Ích Của Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng Bạn Cần Biết

Bạn đang “đau đầu” vì quản lý đơn hàng thủ công sai sót, chậm trễ và khiến khách hàng phàn nàn? Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) chính là giải pháp toàn diện giúp tự động hóa quy trình từ A-Z, đồng bộ tồn kho đa kênh và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bài viết này sẽ giải thích rõ OMS là gì, 7 lợi ích vượt trội mà nó mang lại, và cách lựa chọn phần mềm phù hợp để doanh nghiệp bạn bứt phá trong kỷ nguyên số.

OMS là gì? Cứu tinh cho doanh nghiệp bán lẻ và TMĐT

OMS là một hệ thống phần mềm được thiết kế để tự động hóa và quản lý toàn bộ vòng đời của một đơn hàng, từ khi khách hàng đặt mua cho đến khi sản phẩm được giao thành công và xử lý các vấn-đề-sau-bán.

OMS là viết tắt của từ gì?

OMS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Order Management System”, có nghĩa là Hệ thống Quản lý Đơn hàng.

Định nghĩa dễ hiểu nhất về Hệ thống quản lý đơn hàng

Bạn có thể hình dung OMS như một “bộ não trung tâm” điều phối mọi hoạt động liên quan đến đơn hàng của doanh nghiệp. Thay vì phải đăng nhập vào từng kênh bán hàng (website, Shopee, Lazada, cửa hàng offline) để xem và xử lý đơn, OMS sẽ gom tất cả về một nơi duy nhất. Từ đó, hệ thống sẽ tự động thực hiện các tác vụ như xác nhận đơn, kiểm tra tồn kho, cập nhật thông tin cho khách hàng và kết nối với đơn vị vận chuyển. Để hiểu sâu hơn về bản chất của hoạt động này, bạn có thể tìm đọc thêm về quản lý đơn hàng là gì để có cái nhìn tổng quan nhất.

Tại sao quản lý đơn hàng thủ công không còn hiệu quả?

Khi quy mô kinh doanh còn nhỏ, việc quản lý đơn hàng bằng Excel hay sổ sách có thể tạm ổn. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng tăng lên và bạn bán trên nhiều kênh, phương pháp thủ công sẽ nhanh chóng bộc lộ những điểm yếu chí mạng:

Sai sót không thể tránh khỏi: Nhập sai địa chỉ, nhầm sản phẩm, quên cập nhật trạng thái đơn… là những lỗi rất phổ biến khi xử lý thủ công, gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu.
Tốn thời gian và nhân lực: Nhân viên phải dành hàng giờ mỗi ngày để sao chép, đối chiếu và nhập liệu đơn hàng qua lại giữa các kênh, thay vì tập trung vào việc chăm sóc khách hàng hay marketing.
Tồn kho “ảo”, mất kiểm soát: Việc không cập nhật tồn kho kịp thời giữa các kênh dẫn đến tình trạng “bán lố” hàng đã hết, hoặc ngược lại, hàng còn trong kho nhưng lại báo hết trên website, gây mất mát doanh thu.
Trải nghiệm khách hàng kém: Khách hàng không nhận được thông báo cập nhật về tình trạng đơn hàng, thời gian giao hàng chậm trễ, và khi có vấn đề xảy ra, việc truy vết và xử lý rất mất thời gian.
Thiếu dữ liệu để ra quyết định: Rất khó để có một báo cáo tổng thể chính xác về doanh thu, sản phẩm bán chạy, hay hiệu quả của từng kênh bán hàng khi dữ liệu bị phân mảnh ở nhiều nơi.

Những khó khăn khi quản lý đơn hàng thủ công này chính là rào cản lớn khiến doanh nghiệp không thể tăng trưởng và mở rộng quy mô.

Quy trình 5 bước xử lý đơn hàng tự động của một hệ thống OMS điển hình

Một hệ thống OMS hiệu quả sẽ tự động hóa gần như toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và chuyên nghiệp.

1. Tiếp nhận và tổng hợp đơn hàng từ mọi kênh

Ngay khi khách hàng đặt mua trên website, sàn thương mại điện tử (TMĐT), mạng xã hội hay tại cửa hàng, OMS sẽ tự động ghi nhận và gom tất cả đơn hàng về một giao diện quản lý duy nhất.

2. Xử lý và xác nhận đơn hàng tự động

Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin đơn hàng (sản phẩm, địa chỉ, phương thức thanh toán) và gửi email/SMS xác nhận cho khách hàng ngay lập tức, tạo ra trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp.

3. Cập nhật tồn kho và chuyển đơn cho kho hàng (Fulfillment)

Sau khi xác nhận, OMS sẽ tự động trừ số lượng tồn kho của sản phẩm trên tất cả các kênh bán hàng để tránh tình trạng bán vượt kho. Đồng thời, hệ thống sẽ tạo phiếu xuất kho và gửi yêu cầu đến bộ phận kho để chuẩn bị hàng. Việc này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho một cách đáng kể.

4. Phối hợp với đơn vị vận chuyển và giao hàng

OMS thường được tích hợp sẵn với nhiều đơn vị vận chuyển lớn. Hệ thống sẽ tự động đề xuất hãng vận chuyển tối ưu, tạo vận đơn, và gửi yêu cầu lấy hàng chỉ với vài cú nhấp chuột. Trạng thái giao hàng cũng được cập nhật liên tục và tự động.

5. Quản lý sau bán hàng (đổi trả, chăm sóc khách hàng)

Khi có yêu cầu đổi trả, OMS giúp bạn xử lý nhanh chóng bằng cách tạo đơn hàng mới, quản lý quy trình nhận lại hàng cũ và cập nhật lại tồn kho. Toàn bộ lịch sử mua hàng của khách cũng được lưu lại, giúp bộ phận chăm sóc khách hàng hỗ trợ tốt hơn.

Toàn bộ 5 bước này tạo thành một quy trình xử lý đơn hàng liền mạch và tự động, giảm thiểu tối đa sự can thiệp của con người.

7 lợi ích của hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) giúp doanh nghiệp tăng trưởng

Việc áp dụng OMS không chỉ giải quyết các vấn đề trước mắt mà còn mang lại những lợi ích chiến lược, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.

1. Tự động hóa quy trình, giảm 90% sai sót do nhập liệu thủ công

Đây là lợi ích rõ ràng nhất. OMS loại bỏ gần như hoàn toàn các thao tác nhập liệu, sao chép thủ công, từ đó giảm thiểu các lỗi như giao nhầm hàng, sai địa chỉ, tính sai giá… giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và giữ vững uy tín.

2. Quản lý tồn kho tập trung, chính xác theo thời gian thực

Với OMS, bạn có một nguồn dữ liệu tồn kho duy nhất và chính xác. Bất cứ khi nào có đơn hàng mới hoặc nhập hàng mới, số liệu tồn kho của từng mã sản phẩm sẽ được tự động cập nhật trên tất cả các kênh bán hàng. Điều này giúp bạn hiểu rõ về từng đơn vị lưu kho, hay còn gọi là sku là gì, để đưa ra quyết định nhập hàng chính xác và tránh thất thoát doanh thu.

3. Tăng tốc độ xử lý và hoàn tất đơn hàng

Nhờ tự động hóa, thời gian từ lúc khách đặt hàng đến lúc giao cho vận chuyển được rút ngắn đáng kể. Đơn hàng được xử lý nhanh hơn, khách hàng nhận được hàng sớm hơn, tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, đặc biệt trong các mùa mua sắm cao điểm.

4. Nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng

Khách hàng được cập nhật tình trạng đơn hàng một cách tự động và minh bạch qua email/SMS. Khi có sự cố, nhân viên cũng dễ dàng truy xuất thông tin để giải quyết nhanh chóng. Trải nghiệm mua sắm mượt mà và chuyên nghiệp là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng.

5. Đồng bộ dữ liệu liền mạch giữa các bộ phận (bán hàng, kho, kế toán)

OMS phá vỡ “rào cản” thông tin giữa các phòng ban.

Bán hàng: Có cái nhìn tổng quan về tất cả đơn hàng.
Kho: Nhận yêu cầu xuất kho chính xác và kịp thời.
Kế toán: Dữ liệu doanh thu, công nợ được đồng bộ tự động để đối soát.

Sự phối hợp nhịp nhàng này giúp toàn bộ bộ máy vận hành hiệu quả hơn.

6. Cung cấp báo cáo trực quan, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh

Hệ thống OMS cung cấp các báo cáo đa chiều về doanh thu, lợi nhuận, sản phẩm bán chạy, hiệu suất kênh bán hàng… Dựa trên dữ liệu thực tế này, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn, từ việc lập kế hoạch nhập hàng đến xây dựng chiến lược marketing.

7. Tối ưu chi phí vận hành và nhân sự

Tự động hóa giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Về lâu dài, doanh nghiệp có thể xử lý số lượng đơn hàng lớn hơn mà không cần tăng thêm quá nhiều nhân sự, từ đó tối ưu chi phí hiệu quả.

Doanh nghiệp của bạn có thực sự cần đến OMS?

Dù lợi ích là rõ ràng, không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai OMS ngay lập tức. Hãy xem xét các dấu hiệu dưới đây.

Checklist nhận biết các vấn đề trong quản lý đơn hàng

Nếu bạn đang gặp phải từ 3 dấu hiệu trở lên trong danh sách này, đã đến lúc nghiêm túc cân nhắc về một hệ thống OMS:

☐ Thường xuyên xảy ra sai sót khi xử lý đơn (giao nhầm hàng, sai địa chỉ).
☐ Mất nhiều hơn 15 phút để xử lý một đơn hàng mới.
☐ Tình trạng “cháy hàng” hoặc bán lố sản phẩm đã hết thường xuyên xảy ra.
☐ Khách hàng thường xuyên phàn nàn về việc giao hàng chậm hoặc không biết tình trạng đơn hàng.
☐ Nhân viên dành quá nhiều thời gian cho việc nhập liệu thủ công.
☐ Khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo doanh thu từ nhiều kênh bán hàng.
☐ Quá trình đối soát công nợ với các sàn TMĐT và đơn vị vận chuyển phức tạp, tốn thời gian.
☐ Cảm thấy “quá tải” mỗi khi có chương trình khuyến mãi lớn.

Các mô hình kinh doanh nên ưu tiên triển khai OMS

Doanh nghiệp bán lẻ đa kênh (Omnichannel): Bán hàng đồng thời trên website, sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki), mạng xã hội và cửa hàng vật lý.
Thương hiệu D2C (Direct-to-Consumer): Các thương hiệu bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng và cần một trải nghiệm khách hàng hoàn hảo.
Doanh nghiệp có lượng đơn hàng lớn: Xử lý từ 50-100 đơn hàng mỗi ngày trở lên.
Doanh nghiệp có nhiều kho hàng: Cần điều phối đơn hàng và tồn kho giữa nhiều địa điểm khác nhau.

Top các phần mềm quản lý đơn hàng (OMS) phổ biến và cách lựa chọn hiệu quả

Thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm OMS, từ các giải pháp của Việt Nam đến quốc tế.

Gợi ý một số phần mềm OMS tốt nhất hiện nay

Dưới đây là một số cái tên nổi bật được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, bạn có thể tham khảo:

Phần mềm	Đối tượng phù hợp
Sapo, KiotViet, Nhanh.vn	Doanh nghiệp vừa và nhỏ, các cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam.
Haravan	Doanh nghiệp tập trung vào xây dựng thương hiệu và TMĐT.
Odoo, NetSuite	Doanh nghiệp lớn, cần một giải pháp ERP toàn diện tích hợp OMS.

5 Tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm OMS phù hợp

Khả năng tích hợp: Hệ thống có dễ dàng kết nối với các kênh bán hàng (website, sàn TMĐT), đơn vị vận chuyển, và các phần mềm khác (kế toán, CRM) mà bạn đang sử dụng không?
Tính năng cần thiết: Liệt kê các tính năng bắt buộc phải có cho mô hình kinh doanh của bạn (ví dụ: quản lý đa kho, bán sỉ B2B, tích điểm thành viên…).
Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, liệu hệ thống có thể đáp ứng được lượng đơn hàng và người dùng lớn hơn không?
Chi phí và hỗ trợ: Xem xét kỹ lưỡng về chi phí triển khai, phí duy trì hàng tháng và chất lượng dịch vụ hỗ trợ, đào tạo từ nhà cung cấp.
Giao diện và trải nghiệm người dùng: Một hệ thống có giao diện trực quan, dễ sử dụng sẽ giúp nhân viên của bạn nhanh chóng làm quen và làm việc hiệu quả.

Việc lựa chọn đúng nền tảng OMS là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động vận hành. Nó không chỉ là câu chuyện về công nghệ mà còn là một phần của chiến lược quản trị chuỗi cung ứng. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, bài viết về scm là gì sẽ cung cấp nhiều kiến thức hữu ích. Đồng thời, việc hiểu rõ về logistics là gì và vai trò của người làm vận hành qua bài viết ops trong logistics là gì cũng sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn.

Việc áp dụng một Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yếu tố bắt buộc để duy trì lợi thế cạnh tranh trong ngành bán lẻ và thương mại điện tử. OMS không chỉ giúp tự động hóa, giảm sai sót mà còn là nền tảng vững chắc để tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp của bạn trong dài hạn.

Việc quản lý đơn hàng hiệu quả chỉ là bước đầu. Để tối ưu toàn bộ chuỗi cung ứng từ khâu xuất nhập khẩu, vận chuyển đường biển, hàng không đến thủ tục hải quan, hãy để Tuyền Logistics trở thành đối tác tin cậy của bạn. Với kinh nghiệm và chuyên môn tại AT Asia co. ltd, chúng tôi chuyên cung cấp Dịch Vụ Vận Tải Đường Biển, vận tải đường hàng không, dịch vụ hải quan, và các giải pháp logistics toàn diện.

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn:
Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.