3 Bước Lấy Mã Định Danh Hàng Hóa Trên Cổng Thông Tin Hải Quan

Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc lấy mã định danh hàng hóa để thông quan? Thủ tục rườm rà, không biết bắt đầu từ đâu và sai một bước là hàng hóa bị ách tắc. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết chỉ với 3 bước đơn giản để lấy mã định danh hàng hóa nhanh chóng trên Cổng thông tin Hải quan, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.

3 bước lấy mã định danh hàng hóa nhanh chóng và chính xác nhất

Quy trình lấy số định danh hàng hóa về cơ bản gồm ba giai đoạn chính: truy cập hệ thống, khai báo thông tin và cuối cùng là nhận mã để sử dụng cho việc giám sát hải quan.

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia

Để bắt đầu, doanh nghiệp cần truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ https://vnsw.gov.vn.

Đây là hệ thống điện tử duy nhất cho phép các bên liên quan gửi thông tin và chứng từ chuẩn hóa để thực hiện các yêu cầu của pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu, quá cảnh hàng hóa.

Đăng nhập: Sử dụng tài khoản đã được cấp của doanh nghiệp để đăng nhập. Tài khoản này thường là chữ ký số (USB Token) đã đăng ký với cơ quan hải quan.
Lưu ý: Hãy đảm bảo rằng máy tính của bạn đã cài đặt đầy đủ các phần mềm và driver cần thiết để đọc chữ ký số. Nếu gặp sự cố, hãy kiểm tra lại môi trường máy tính hoặc liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số.

Tại AT Asia co. ltd, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp lần đầu thực hiện thường gặp vướng mắc ở bước kỹ thuật này. Việc chuẩn bị sẵn sàng về mặt công nghệ là yếu tố đầu tiên đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi.

Bước 2: Khai báo thông tin lô hàng để yêu cầu cấp mã

Sau khi đăng nhập thành công, bạn cần chọn đúng chức năng để khai báo thông tin cho lô hàng cần cấp mã định danh hàng hóa.

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định tính chính xác của mã định danh. Bạn cần nhập đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

Thông tin chung: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin người khai báo.
Thông tin vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Số vận đơn, ngày vận đơn, cảng đi, cảng đến.
Thông tin hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số container/số seal (nếu có).
Thông tin tờ khai: Hệ thống có thể yêu cầu nhập số tờ khai hải quan điện tử tương ứng.

Trong quá trình này, việc nắm vững các quy định về mã loại hình xuất nhập khẩu là cực kỳ quan trọng để khai báo chính xác. Tương tự, việc áp mã HS cho hàng hóa cũng cần tuân thủ chặt chẽ theo 6 quy tắc áp mã hs.

Ví dụ thực tế: Một lô hàng mỹ phẩm nhập khẩu bị khai sai tên hàng (khai chung chung là “cosmetics” thay vì tên cụ thể theo từng sản phẩm). Hệ thống đã từ chối cấp mã định danh, buộc doanh nghiệp phải sửa đổi tờ khai, gây chậm trễ 1-2 ngày và phát sinh chi phí lưu kho không đáng có.

Bước 3: Nhận, kiểm tra và in mã định danh (mã vạch QR)

Sau khi hoàn tất việc khai báo và gửi yêu cầu, hệ thống sẽ tự động xử lý và trả về kết quả là một mã định danh hàng hóa.

Mã này thường có dạng một chuỗi ký tự và số, đi kèm với một mã QR tương ứng. Nhiệm vụ của bạn là:

Kiểm tra lại thông tin: Đối chiếu các thông tin trên mã định danh vừa nhận được với thông tin trên vận đơn và tờ khai để đảm bảo không có sai sót.
In mã định danh: Tiến hành in mã định danh hàng hóa (mã vạch QR) ra giấy hoặc tem dán. Kích thước và chất lượng in phải đảm bảo máy quét của cơ quan hải quan có thể đọc được dễ dàng. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ về việc in ma vach sao cho chuẩn, chúng tôi có thể tư vấn giải pháp phù hợp.
Dán lên lô hàng/container: Mã định danh này phải được dán ở vị trí dễ nhìn thấy trên lô hàng hoặc container để cán bộ hải quan có thể thực hiện giám sát khi hàng qua khu vực cổng cảng.

Tại sao mã định danh lại quan trọng trong giám sát hải quan?

Mã định danh hàng hóa đóng vai trò như một “chứng minh nhân dân” điện tử cho mỗi lô hàng, giúp cơ quan hải quan quản lý, giám sát và tự động hóa quy trình thông quan một cách hiệu quả.

Mã định danh hàng hóa là gì và cấu trúc của nó.

Mã định danh hàng hóa là một chuỗi ký tự duy nhất được cấp bởi hệ thống của cơ quan hải quan cho một lô hàng cụ thể thuộc diện phải giám sát hải quan (ví dụ: hàng quá cảnh, tạm nhập tái xuất, hàng đưa vào kho ngoại quan). Mã này được sử dụng để quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình di chuyển của lô hàng từ khi vào cho đến khi ra khỏi khu vực giám sát.

Cấu trúc của mã định danh thường bao gồm các thông tin được mã hóa như:

Mã Cục Hải quan
Mã Chi cục Hải quan
Số tờ khai
Thông tin về doanh nghiệp
Thông tin về lô hàng

Phân biệt “Mã định danh hàng hóa” và “Mã vạch container” – Đâu là điểm khác biệt?

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Thực tế, chúng phục vụ những mục đích hoàn toàn khác nhau.

Tiêu chí	Mã định danh hàng hóa (Mã QR Hải quan)	Mã vạch container (Container Number)
Bản chất	Mã quản lý của cơ quan Hải quan Việt Nam.	Số nhận dạng container theo tiêu chuẩn quốc tế.
Mục đích	Giám sát hàng hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan.	Nhận dạng và theo dõi container trên toàn cầu.
Cơ quan cấp	Tổng cục Hải quan Việt Nam.	Hãng tàu hoặc đơn vị sở hữu container.

Việc phân biệt này rất quan trọng. Khi khai báo, bạn phải nhập đúng số container, nhưng khi đưa hàng qua khu vực giám sát, bạn phải xuất trình đúng mã định danh do hải quan cấp. Đôi khi, để phục vụ việc truy xuất nguồn gốc, người ta cũng quan tâm đến mã vạch các nước sản xuất, tuy nhiên đây là một khái niệm khác liên quan đến mã vạch thương phẩm (EAN-13, UPC) chứ không phải mã quản lý của hải quan.

Lợi ích khi sử dụng mã định danh: Minh bạch hóa và tăng tốc độ thông quan.

Việc áp dụng mã định danh mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả cơ quan hải quan và doanh nghiệp:

Tự động hóa: Hệ thống camera và máy quét tự động tại cổng cảng sẽ ghi nhận thông tin lô hàng thông qua mã QR, giảm thiểu sự can thiệp của con người.
Tăng tốc độ: Thời gian xe container đi qua cổng giám sát được rút ngắn đáng kể, tránh ùn tắc và đẩy nhanh tiến độ giải phóng hàng.
Minh bạch: Toàn bộ lịch sử di chuyển của lô hàng được ghi nhận trên hệ thống, giúp việc quản lý và tra cứu tờ khai hải quan trở nên minh bạch, chống gian lận thương mại.
Giảm chi phí: Thông quan nhanh hơn đồng nghĩa với việc giảm chi phí lưu kho, lưu bãi và các chi phí phát sinh khác cho doanh nghiệp.

Những lỗi sai “chết người” khiến doanh nghiệp không lấy được mã định danh và cách phòng tránh

Trong kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng của Tuyền Logistics, chúng tôi đã tổng hợp lại một số sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi làm thủ tục lấy mã định danh.

Sai sót thông tin trên tờ khai và vận đơn

Đây là lỗi phổ biến nhất. Hệ thống của hải quan sẽ đối chiếu thông tin bạn khai báo để cấp mã với thông tin trên tờ khai và dữ liệu từ hãng tàu. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, dù là nhỏ nhất (ví dụ: sai một ký tự trong số container, chênh lệch trọng lượng), yêu cầu của bạn sẽ bị từ chối.

Phòng tránh: Luôn kiểm tra chéo thông tin giữa các chứng từ (Vận đơn, Packing List, Invoice) trước khi tiến hành khai báo trên hệ thống.

Khai báo sai thời điểm (trước hay sau khi đưa hàng vào cảng).

Quy định về thời điểm khai báo để lấy mã định danh có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình và cảng cụ thể. Thông thường, việc khai báo phải được thực hiện sau khi hàng đã thực sự được đưa vào khu vực giám sát của cảng và hãng tàu đã truyền dữ liệu manisfest cho hải quan.

Phòng tránh: Liên hệ với bộ phận giám sát tại cảng hoặc tham khảo hướng dẫn của Chi cục Hải quan quản lý cảng đó để biết thời điểm khai báo chính xác.

Giải pháp từ chuyên gia: Checklist thông tin cần chuẩn bị trước khi khai báo

Để quá trình lấy mã định danh hàng hóa diễn ra suôn sẻ, tại AT Asia co. ltd, chúng tôi luôn khuyên khách hàng chuẩn bị sẵn một checklist các thông tin sau:

[ ] Chữ ký số (USB Token) còn hạn và hoạt động tốt.
[ ] Thông tin đăng nhập Cổng thông tin một cửa quốc gia.
[ ] File mềm hoặc bản cứng của Vận đơn (Bill of Lading).
[ ] Số tờ khai hải quan đã được thông quan (nếu có).
[ ] Chi tiết lô hàng: Số container, số seal, tên hàng, số lượng, trọng lượng.
[ ] Xác nhận từ cảng/hãng tàu rằng hàng đã vào khu vực giám sát.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQs)

Dưới đây là một số câu hỏi mà chúng tôi thường xuyên nhận được từ các doanh nghiệp liên quan đến việc lấy mã định danh.

Lấy mã định danh hàng hóa ở đâu?

Bạn có thể lấy mã định danh hàng hóa trực tuyến thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ https://vnsw.gov.vn.

Hàng nhập khẩu và xuất khẩu có quy trình lấy mã khác nhau không?

Về cơ bản, quy trình 3 bước (Đăng nhập – Khai báo – Nhận mã) là tương tự nhau cho cả hàng xuất khẩu và nhập khẩu. Tuy nhiên, các thông tin cần khai báo và thời điểm khai báo có thể có một số khác biệt nhỏ tùy thuộc vào loại hình cụ thể.

Nếu hệ thống báo lỗi khi đang thực hiện thì phải làm sao?

Khi hệ thống báo lỗi, bạn cần đọc kỹ nội dung thông báo lỗi. Lỗi có thể do sai thông tin, do hệ thống hải quan (hệ thống VNACCS là gì và hoạt động ra sao cũng là một chủ đề bạn nên tìm hiểu) đang bảo trì, hoặc do lỗi đường truyền.

Bước 1: Chụp lại màn hình thông báo lỗi.
Bước 2: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập.
Bước 3: Nếu thông tin đã chính xác, hãy thử lại sau vài phút.
Bước 4: Nếu vẫn không được, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Cổng thông tin một cửa hoặc Chi cục Hải quan nơi bạn mở tờ khai để được giúp đỡ.

Quy trình lấy mã định danh hàng hóa tuy có vẻ phức tạp nhưng sẽ trở nên đơn giản nếu bạn nắm vững 3 bước cốt lõi: Đăng nhập, Khai báo và In mã. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin và hiểu rõ các lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, tránh được những rủi ro không đáng có, từ đó tối ưu hóa hiệu quả của hoạt động logistics và xuất nhập khẩu.

Nếu bạn vẫn cảm thấy quy trình quá phức tạp hoặc muốn tiết kiệm thời gian để tập trung vào kinh doanh, hãy để Tuyền Logistics hỗ trợ. Với kinh nghiệm dày dặn trong Dịch Vụ Vận Tải Đường Biển, vận tải đường hàng không, và dịch vụ hải quan, chúng tôi cam kết giúp bạn hoàn tất thủ tục lấy mã định danh một cách nhanh chóng và chính xác.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!
Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn

Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.