Toàn tập in mã vạch hải quan: Lấy, tra cứu và thông quan nhanh

Doanh nghiệp của bạn đang loay hoay với thủ tục in mã vạch hải quan, tốn thời gian và có thể gặp lỗi khi thông quan? Bài viết này sẽ là “tấm bản đồ” toàn diện, hướng dẫn từng bước cách lấy, in mã vạch hải quan và tra cứu nhanh chóng, chính xác ngay trên cổng thông tin của Tổng cục Hải quan và phần mềm Ecus, giúp hàng hóa của bạn được thông quan suôn sẻ, tiết kiệm tối đa chi phí và công sức.

Hướng dẫn A-Z cách lấy và in mã vạch hải quan để thông quan nhanh nhất

Để lấy và in mã vạch, doanh nghiệp có thể thực hiện online qua cổng thông tin của Tổng cục Hải quan, sử dụng phần mềm chuyên dụng như Ecus, hoặc làm việc trực tiếp tại chi cục hải quan. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu cụ thể.

Cách 1: Lấy và in mã vạch online qua hệ thống của Tổng cục Hải quan

Đây là phương pháp phổ biến và tiện lợi nhất, cho phép bạn chủ động thực hiện ở bất cứ đâu chỉ với kết nối internet.

Các bước thực hiện:

Truy cập Cổng thông tin: Vào trang web chính thức của Tổng cục Hải quan dành cho việc in bảng kê mã vạch.
Nhập thông tin tờ khai: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin được yêu cầu, bao gồm:
- Mã số thuế của doanh nghiệp.
- Số tờ khai hải quan cần in mã vạch.
- Mã Chi cục Hải quan nơi bạn mở tờ khai.
- Ngày đăng ký tờ khai.
Lấy thông tin: Sau khi điền xong, nhấn vào nút “Lấy thông tin” hoặc “Xem thông tin”. Hệ thống sẽ tự động truy xuất dữ liệu tương ứng với tờ khai của bạn.
In mã vạch: Nếu thông tin chính xác và tờ khai đã đủ điều kiện, hệ thống sẽ hiển thị “Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát” cùng với mã vạch. Bạn chỉ cần chọn lệnh in (Ctrl + P) để in mã vạch tờ khai ra giấy.

Lưu ý: Phương pháp này đòi hỏi thông tin bạn nhập phải khớp tuyệt đối với dữ liệu trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Cách 2: Lấy và in mã vạch tờ khai hải quan qua phần mềm Ecus

Đối với các doanh nghiệp thường xuyên làm thủ tục hải quan, việc sử dụng phần mềm chuyên dụng như Ecus sẽ giúp quy trình trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn.

Các bước thực hiện trên Ecus:

Đăng nhập và mở tờ khai: Khởi động phần mềm Ecus và mở tờ khai bạn cần lấy mã vạch.
Vào tab “Kết quả xử lý tờ khai”: Trong giao diện tờ khai, chọn tab thứ 5 “Kết quả xử lý tờ khai”.
Lấy danh sách container: Chọn chức năng “Lấy danh sách Container của tờ khai”.
Xác nhận thông tin: Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mã PIN của chữ ký số để xác thực.
In mã vạch: Sau khi xác thực thành công, phần mềm sẽ hiển thị danh sách mã vạch. Bạn có thể chọn chức năng “In TK” để xuất file và tiến hành in ấn.

Tại Tuyền Logistics, chúng tôi nhận thấy rằng việc sử dụng phần mềm Ecus giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu và quản lý tập trung nhiều tờ khai cùng lúc hiệu quả hơn.

Cách 3: Lấy và in mã vạch trực tiếp tại Chi cục Hải quan

Đây là phương pháp truyền thống, thường được áp dụng khi hệ thống online gặp sự cố hoặc với các trường hợp hồ sơ phức tạp cần cán bộ hải quan hỗ trợ trực tiếp.

Bạn chỉ cần mang theo các giấy tờ liên quan đến lô hàng (tờ khai, vận đơn,…) đến Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai và yêu cầu hỗ trợ in mã vạch. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ và tiến hành in danh sách mã vạch cho bạn.

Checklist những thứ cần chuẩn bị trước khi lấy mã vạch

Để quá trình lấy mã vạch hải quan diễn ra suôn sẻ, hãy đảm bảo bạn đã có đủ các yếu tố sau:

Chữ ký số (Token USB): Bắt buộc phải có để khai báo và xác thực thông tin trên các hệ thống điện tử.
Thông tin tờ khai chính xác: Số tờ khai, ngày khai, mã chi cục phải chính xác tuyệt đối.
Máy tính có kết nối internet: Đường truyền ổn định để tránh gián đoạn khi truy xuất dữ liệu.
Máy in và giấy: Chuẩn bị sẵn máy in mã vạch hải quan hoặc máy in văn phòng thông thường để in ngay khi có kết quả.
Cài đặt Font chữ mã vạch: Một số trường hợp máy tính bị lỗi font, không hiển thị được mã vạch. Font chữ phổ biến cần cài là “Free 3 of 9”.
Hiểu biết về quy trình: Nắm rõ các bước trong thủ tục hải quan sẽ giúp bạn chủ động hơn.

Mã vạch hải quan là gì và tại sao nó là “chìa khóa” không thể thiếu?

Mã vạch hải quan là một mã định danh duy nhất được tạo ra từ Hệ thống VNACCS/VCIS sau khi tờ khai được thông quan, dùng để xác nhận hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát. Nó không chỉ là những vạch đen trắng mà là “tấm vé thông hành” điện tử cho lô hàng của bạn.

Giải thích đơn giản mã vạch hải quan là gì?

Bạn có thể hình dung mã vạch hải quan giống như mã QR trên vé máy bay của bạn. Thay vì nhân viên sân bay phải nhập tay tên và số hiệu chuyến bay, họ chỉ cần quét mã QR là mọi thông tin hợp lệ sẽ hiện ra. Tương tự, cán bộ hải quan tại cảng chỉ cần dùng máy quét mã vạch, thông tin tờ khai sẽ tự động hiển thị, xác nhận lô hàng đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và thủ tục.

Vai trò quyết định của mã vạch: Không chỉ là hình ảnh đen trắng!

Việc in mã vạch không chỉ là một thủ tục bắt buộc mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giải quyết các “nỗi đau” của doanh nghiệp:

Tăng tốc độ thông quan: Thay vì kiểm tra hồ sơ giấy tờ thủ công, việc quét mã vạch chỉ mất vài giây, giúp giải phóng hàng hóa khỏi cảng nhanh hơn đáng kể.
Giảm thiểu sai sót: Tự động hóa giúp loại bỏ gần như hoàn toàn các lỗi do nhập liệu thủ công, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Minh bạch hóa quy trình: Mọi thông tin đều được ghi nhận trên hệ thống điện tử, giúp công tác giám sát hải quan trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.
Cơ sở pháp lý: Tờ in mã vạch có xác nhận của hải quan giám sát là bằng chứng hợp lệ để bạn thực hiện các thủ tục lấy hàng tại cảng.

Phân biệt mã vạch cho hàng container (FCL) và hàng lẻ (LCL)

Tùy thuộc vào cách bạn vận chuyển hàng hóa, quy trình in mã vạch sẽ có một chút khác biệt. Việc phân biệt rõ ràng giúp bạn chuẩn bị đúng thủ tục, tránh những nhầm lẫn không đáng có.

Tiêu chí	Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load)	Hàng lẻ (LCL – Less than Container Load)
Bản chất	Một chủ hàng thuê trọn một hoặc nhiều container.	Nhiều chủ hàng gửi chung hàng trong một container.
Quy trình in mã vạch	Đơn giản hơn. Doanh nghiệp trực tiếp khai báo số container và in mã vạch cho toàn bộ container đó.	Phức tạp hơn. Công ty gom hàng (Consolidator) sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục cho container chung, sau đó cung cấp các giấy tờ cần thiết cho từng chủ hàng lẻ.
Đối tượng thực hiện	Doanh nghiệp xuất/nhập khẩu hoặc đơn vị dịch vụ được ủy quyền.	Chủ yếu do đơn vị gom hàng thực hiện.

Tra cứu mã vạch hải quan: “Soi” tình trạng tờ khai và container trong 1 phút

Ngoài việc in, bạn hoàn toàn có thể sử dụng chức năng tra cứu mã vạch hải quan để kiểm tra lại thông tin và tình trạng của lô hàng. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng. Việc này tương tự như tra cứu tờ khai hải quan nhưng tập trung vào trạng thái giám sát.

Hướng dẫn các bước tra cứu thông tin tờ khai qua mã vạch

Để check mã vạch, bạn cũng truy cập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan (mục Dịch vụ công trực tuyến). Các bước thực hiện tương tự như khi in mã vạch: nhập mã số thuế, số tờ khai, mã hải quan và ngày tờ khai để xem thông tin chi tiết.

Hướng dẫn kiểm tra (check) container bằng mã vạch

Khi đã có tờ in bảng kê mã vạch, bạn có thể kiểm tra xem container đã được cập nhật trên hệ thống giám sát của cảng hay chưa. Việc này giúp xác nhận thông tin đã được đồng bộ và bạn có thể tiến hành các bước tiếp theo để lấy hàng.

Những lỗi thường gặp khi in mã vạch và cách khắc phục “trong một nốt nhạc”

Trong quá trình hỗ trợ khách hàng, Tuyền Logistics đã tổng hợp một số lỗi phổ biến và cách xử lý nhanh gọn:

Lỗi “Không tìm thấy thông tin tờ khai”:
- Nguyên nhân: Thường do bạn nhập sai một chi tiết nào đó (số tờ khai, ngày, mã hải quan) hoặc tờ khai chưa được hệ thống cập nhật kịp thời.
- Khắc phục: Kiểm tra lại kỹ từng thông tin. Nếu đã đúng, hãy chờ thêm một chút thời gian và thử lại.
Lỗi font chữ (mã vạch không hiển thị):
- Nguyên nhân: Máy tính của bạn thiếu font “Free 3 of 9”.
- Khắc phục: Tải và cài đặt font chữ này vào hệ thống (thư mục C:\Windows\Fonts).
Tờ khai đã thông quan nhưng không in được mã vạch:
- Nguyên nhân: Có thể do bạn chưa hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế hoặc hệ thống đang bị trễ trong việc đồng bộ dữ liệu giữa khâu thông quan và khâu giám sát.
- Khắc phục: Kiểm tra lại tình trạng nộp thuế. Nếu đã hoàn tất, hãy liên hệ với chi cục hải quan để được hỗ trợ.

Việc nắm rõ quy trình phân luồng tờ khai hải quan cũng giúp bạn dự đoán được thời điểm có thể lấy mã vạch. Thông thường, sau khi tờ khai được chấp nhận thông quan (luồng xanh) và hoàn tất nghĩa vụ thuế, bạn sẽ lấy được mã vạch. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về việc đăng ký luồng xanh để tối ưu hóa thời gian.

Bạn cần hỗ trợ thông quan nhanh chóng và chuyên nghiệp?

Việc nắm vững quy trình lấy, in mã vạch và tra cứu là rất quan trọng, nhưng đôi khi những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến có thể làm chậm trễ cả một lô hàng, gây tốn kém chi phí lưu kho, lưu bãi. Để đảm bảo quá trình này luôn suôn sẻ, việc hợp tác với một đơn vị dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp là một giải pháp tối ưu.

Việc nắm vững quy trình lấy, in và tra cứu mã vạch hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc thông quan hàng hóa mà còn là yếu tố cốt lõi để tối ưu hóa thời gian và chi phí. Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết trong bài, bạn có thể tự tin thực hiện các thủ tục một cách chính xác và hiệu quả, đảm bảo cho mọi lô hàng xuất nhập khẩu đều diễn ra thuận lợi.

Nếu bạn vẫn gặp khó khăn hoặc muốn tiết kiệm thời gian, hãy để Tuyền Logistics giúp bạn. Với kinh nghiệm chuyên sâu về dịch vụ hải quan và vận tải quốc tế, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp thông quan nhanh chóng, an toàn và hiệu quả nhất. Liên hệ ngay qua SĐT 08.65.79.09.02 hoặc email Sales5.hcm@atasia.vn để được tư vấn miễn phí!

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.