Fulfillment Là Gì? Quy Trình, Lợi Ích & Top Công Ty Fulfillment La Gi Tại VN

Bạn đang đau đầu vì quản lý tồn kho, xử lý hàng trăm đơn hàng mỗi ngày và đảm bảo giao hàng đúng hẹn cho khách? Dịch vụ fulfillment, hay hoàn tất đơn hàng, chính là lời giải đáp cho câu hỏi fulfillment là gì và làm sao để giải quyết bài toán vận hành phức tạp này, giúp bạn mở rộng quy mô kinh doanh và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Fulfillment là gì? Định nghĩa dễ hiểu cho người mới bắt đầu

Fulfillment là thuật ngữ chỉ toàn bộ quá trình từ lúc hàng hóa được nhập vào kho cho đến khi người mua nhận được sản phẩm. Quá trình này bao gồm các hoạt động như lấy hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói và vận chuyển.

Giải thích đơn giản: Fulfillment không chỉ là giao hàng

Nhiều người thường nhầm lẫn fulfillment chỉ đơn thuần là việc vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, đó chỉ là một phần nhỏ trong cả một chuỗi cung ứng phức tạp.

Hãy tưởng tượng fulfillment như một nhà bếp chuyên nghiệp cho cửa hàng online của bạn. Thay vì bạn phải tự tay vào bếp (lưu kho), nhận order (xử lý đơn), chế biến (đóng gói) và mang đi giao cho khách, thì một đơn vị fulfillment sẽ làm tất cả những việc đó một cách bài bản và nhanh chóng. Nhiệm vụ của bạn chỉ là tập trung vào việc tạo ra “công thức” sản phẩm hấp dẫn và marketing để có nhiều người “đặt món” hơn. Quá trình này còn được biết đến với tên gọi chuyên ngành là order fulfillment.

Phân biệt Fulfillment và Logistics: Đâu là sự khác biệt cốt lõi?

Fulfillment và Logistics là hai khái niệm thường bị sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng có phạm vi khác nhau. Logistics là một bức tranh lớn hơn, bao gồm toàn bộ quá trình hoạch định, thực thi và kiểm soát dòng di chuyển của hàng hóa, dịch vụ và thông tin từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ.

Nói cách khác, fulfillment là một tập hợp con trong lĩnh vực Logistics, tập trung chủ yếu vào khâu hoàn tất đơn hàng để đưa sản phẩm đến tay khách hàng cuối cùng.

Tiêu Chí	Logistics	Fulfillment
Phạm vi	Rộng, bao gồm cả vận tải, quản lý kho, chuỗi cung ứng, mua hàng…	Hẹp, tập trung vào quá trình từ khi có đơn hàng đến khi giao thành công.
Mục tiêu chính	Tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, giảm chi phí tổng thể.	Tối ưu hóa tốc độ và độ chính xác của việc xử lý đơn hàng.
Đối tượng	Thường là B2B (giữa các doanh nghiệp).	Thường là B2C (từ doanh nghiệp đến người tiêu dùng cuối).

Trong ngành, các công ty cung cấp dịch vụ fulfillment thường là các công ty 3pl (Third-party logistics), tức là đối tác hậu cần bên thứ ba chuyên nghiệp.

Các loại hình fulfillment phổ biến hiện nay

Có ba mô hình fulfillment chính mà các doanh nghiệp, đặc biệt là các shop online nhỏ, thường áp dụng:

In-house fulfillment (Tự vận hành): Doanh nghiệp tự quản lý toàn bộ quy trình từ A-Z, bao gồm thuê kho, nhân sự, và tự đóng gói, giao hàng. Hình thức này phù hợp với các startup hoặc shop có quy mô nhỏ, ít đơn hàng.
Outsourcing fulfillment (Thuê ngoài): Doanh nghiệp thuê một công ty dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp để xử lý toàn bộ hoặc một phần quy trình hậu cần. Đây là lựa chọn phổ biến khi kinh doanh phát triển và số lượng đơn hàng tăng cao.
Dropshipping: Một hình thức đặc biệt nơi người bán không cần lưu trữ hàng hóa. Khi có đơn, họ sẽ chuyển thông tin cho nhà cung cấp và nhà cung cấp sẽ đóng gói, giao hàng trực tiếp cho khách.

Ngoài ra, với sự phát triển của các sàn thương mại điện tử, nhiều nền tảng cũng cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng riêng, một ví dụ điển hình là shopee fulfillment, giúp các nhà bán hàng trên sàn tối ưu hóa quy trình của mình.

Quy trình 7 bước hoàn tất một đơn hàng fulfillment chuyên nghiệp

Một quy trình xử lý đơn hàng fulfillment bài bản sẽ đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng nhanh chóng và chính xác nhất. Dưới đây là 7 bước cốt lõi mà các công ty dịch vụ chuyên nghiệp thường áp dụng.

Bước 1: Nhận hàng từ nhà cung cấp

Đơn vị fulfillment tiếp nhận hàng hóa từ doanh nghiệp hoặc trực tiếp từ nhà cung cấp. Hàng hóa sẽ được kiểm tra về số lượng, chất lượng, và đối chiếu với thông tin phiếu nhập kho trước khi được đưa vào hệ thống.

Bước 2: Quản lý và lưu trữ hàng hóa trong kho

Sau khi kiểm tra, sản phẩm được sắp xếp vào các vị trí lưu trữ trong kho một cách khoa học. Mỗi sản phẩm sẽ được gắn mã (SKU) và cập nhật lên hệ thống phần mềm quản lý fulfillment, giúp theo dõi tồn kho theo thời gian thực. Việc hiểu rõ về khái niệm kho fulfillment là gì sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về quy mô và cách vận hành của các trung tâm này. Về cơ bản, một fulfillment center là gì? Đó là một trung tâm hậu cần được tối ưu hóa cho việc xử lý đơn hàng thương mại điện tử.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Khi có khách đặt hàng trên website, sàn thương mại điện tử hay bất kỳ kênh bán hàng nào của bạn, hệ thống của công ty fulfillment sẽ tự động tiếp nhận thông tin đơn hàng (sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng…).

Bước 4: Lấy hàng từ kho (Picking)

Nhân viên kho sẽ dựa trên thông tin đơn hàng để đến đúng vị trí kệ hàng và lấy ra chính xác sản phẩm khách đã đặt. Quá trình này được tối ưu hóa bằng công nghệ để đảm bảo tốc độ và giảm thiểu sai sót.

Bước 5: Đóng gói sản phẩm (Packing)

Sản phẩm sau khi lấy sẽ được chuyển đến khu vực đóng gói. Tại đây, chúng được đóng gói cẩn thận bằng các vật liệu phù hợp (thùng carton, xốp, túi khí…) để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Một số đơn vị còn cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng như kitting and fulfillment, tức là gộp nhiều sản phẩm riêng lẻ thành một bộ sản phẩm duy nhất trước khi giao đi.

Bước 6: Vận chuyển và giao hàng

Đơn hàng sau khi đóng gói sẽ được dán nhãn vận chuyển và bàn giao cho các đơn vị vận chuyển (GHTK, Viettel Post, GHN…). Mã theo dõi đơn hàng (tracking code) sẽ được cập nhật cho cả chủ shop và người mua. Một số kỹ thuật kho vận tiên tiến như cross docking là gì cũng có thể được áp dụng để giảm thời gian lưu kho và tăng tốc độ giao hàng.

Bước 7: Xử lý sau bán hàng (đổi trả, khiếu nại)

Nếu khách hàng có yêu cầu đổi trả hoặc khiếu nại, công ty fulfillment sẽ tiếp nhận hàng trả về, kiểm tra tình trạng sản phẩm và xử lý theo chính sách của doanh nghiệp (nhập lại kho, tiêu hủy…).

Lợi ích “vàng” khi doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ fulfillment

Khi quy mô kinh doanh còn nhỏ, việc tự xử lý đơn hàng có vẻ khả thi. Nhưng khi đơn hàng tăng lên, việc thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng mang lại những lợi ích không thể phủ nhận.

Tiết kiệm chi phí vận hành: Từ kho bãi, nhân sự đến vật tư

Bạn sẽ không cần phải đầu tư một khoản tiền lớn để thuê kho bãi, tuyển dụng và đào tạo nhân viên kho, mua sắm trang thiết bị, phần mềm quản lý hay vật tư đóng gói. Thay vào đó, bạn chỉ trả một khoản phí dựa trên mức độ sử dụng dịch vụ thực tế.

Tối ưu thời gian và nguồn lực: Tập trung vào marketing, bán hàng và phát triển sản phẩm

Thay vì tốn hàng giờ mỗi ngày để đóng gói và gửi hàng, bạn có thể dành toàn bộ thời gian và tâm huyết cho các hoạt động cốt lõi tạo ra doanh thu như:

Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
Xây dựng chiến lược marketing và bán hàng.
Chăm sóc và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Mở rộng quy mô kinh doanh dễ dàng hơn bao giờ hết

Khi có một đối tác fulfillment chuyên nghiệp, bạn không còn bị giới hạn bởi năng lực kho bãi hay nhân sự. Bạn có thể tự tin chạy các chiến dịch khuyến mãi lớn, bán hàng trên nhiều kênh khác nhau, hoặc thậm chí mở rộng kinh doanh ra các tỉnh thành khác mà không cần lo lắng về khâu hậu cần. Đây là một lợi ích cực kỳ quan trọng đối với ngành retail fulfillment.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giao hàng nhanh, giảm sai sót

Các công ty fulfillment có quy trình chuyên nghiệp và công nghệ hiện đại, giúp giảm thiểu tối đa các sai sót như giao nhầm hàng, thiếu hàng. Hơn nữa, nhờ mạng lưới kho và đối tác vận chuyển rộng khắp, thời gian giao hàng được rút ngắn đáng kể, góp phần nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

So sánh chi phí và hiệu quả: Khi nào nên tự vận hành, khi nào nên thuê ngoài?

Quyết định giữa việc tự xử lý đơn hàng (in-house) và thuê ngoài (outsourcing) phụ thuộc rất nhiều vào giai đoạn phát triển và đặc thù của doanh nghiệp bạn.

Checklist tự đánh giá: Doanh nghiệp của bạn có thực sự cần fulfillment?

Hãy trả lời những câu hỏi sau. Nếu phần lớn câu trả lời là “Có”, đã đến lúc bạn nên cân nhắc nghiêm túc việc thuê ngoài:

Số lượng đơn hàng mỗi ngày của bạn có vượt quá 15-20 đơn không?
Bạn có đang dành hơn 2-3 giờ mỗi ngày cho việc đóng gói và gửi hàng không?
Bạn có cảm thấy mệt mỏi và quá tải với việc quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng lỗi?
Bạn có muốn mở rộng kinh doanh ra các tỉnh thành khác nhưng bị rào cản về kho bãi?
Bạn có thường xuyên nhận phàn nàn của khách hàng về việc giao hàng chậm hoặc sai sản phẩm?
Bạn có không gian để lưu trữ hàng hóa một cách an toàn và chuyên nghiệp không?

Bảng so sánh chi phí giữa In-house Fulfillment và Outsourcing

Hạng mục chi phí	In-house Fulfillment (Tự vận hành)	Outsourcing Fulfillment (Thuê ngoài)
Chi phí kho bãi	Cao (Tiền thuê mặt bằng, điện, nước, an ninh…)	Thấp (Chỉ trả phí lưu kho theo diện tích/số lượng thực tế)
Chi phí nhân sự	Cao (Lương, bảo hiểm, thưởng cho nhân viên kho, quản lý)	Thấp (Chi phí nhân sự đã bao gồm trong phí dịch vụ)
Chi phí vật tư	Tự mua (Thùng carton, băng keo, xốp… có thể giá cao do mua lẻ)	Thấp hơn (Đơn vị fulfillment mua số lượng lớn nên có giá tốt)
Chi phí vận chuyển	Thường cao hơn (Do sản lượng đơn hàng ít, khó đàm phán giá tốt)	Thấp hơn (Đơn vị fulfillment là đối tác lớn của các hãng vận chuyển)

Top 5 công ty dịch vụ fulfillment uy tín hàng đầu tại Việt Nam

Thị trường fulfillment tại Việt Nam đang ngày càng sôi động với nhiều nhà cung cấp chất lượng. Dưới đây là một số đơn vị tiêu biểu bạn có thể tham khảo:

Giới thiệu 5 đơn vị tiêu biểu

Boxme: Một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực fulfillment tại Đông Nam Á, có mạng lưới kho bãi rộng khắp Việt Nam và các nước trong khu vực.
NhatViet Logistics: Cung cấp giải pháp hậu cần kho vận và hoàn tất đơn hàng toàn diện, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.
T&T Express: Chuyên cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh và fulfillment cho thương mại điện tử, với thế mạnh về tốc độ giao hàng.
Kho Của Tui (MyStorage): Cung cấp giải pháp lưu trữ và fulfillment linh hoạt, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các chủ shop online.
InterLOG: Cung cấp chuỗi giải pháp logistics tích hợp, bao gồm cả dịch vụ fulfillment, hướng đến các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Tiêu chí lựa chọn công ty fulfillment phù hợp cho shop online của bạn

Để chọn được đối tác phù hợp, bạn nên xem xét các yếu tố sau:

Vị trí kho bãi: Kho có gần khu vực khách hàng trọng tâm của bạn không?
Chi phí dịch vụ: Bảng giá có rõ ràng, minh bạch không? Có các loại phí ẩn nào không?
Công nghệ và hệ thống quản lý: Họ có cung cấp phần mềm để bạn theo dõi tồn kho và tình trạng đơn hàng theo thời gian thực không?
Kinh nghiệm và chuyên môn: Họ có kinh nghiệm xử lý mặt hàng tương tự sản phẩm của bạn không?
Dịch vụ hỗ trợ: Chính sách xử lý hàng lỗi, đổi trả và hỗ trợ khách hàng của họ như thế nào?

Fulfillment không còn là một lựa chọn xa xỉ mà đã trở thành một mắt xích thiết yếu trong chuỗi cung ứng thương mại điện tử hiện đại. Việc hiểu rõ fulfillment là gì và lựa chọn hình thức phù hợp – tự vận hành hay thuê ngoài – sẽ là đòn bẩy giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, chuyên nghiệp hóa quy trình và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường ngày càng khốc liệt.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch mở rộng ra thị trường quốc tế, việc quản lý xuất nhập khẩu và vận tải sẽ là thách thức tiếp theo. Tại AT Asia co. ltd, chúng tôi có kinh nghiệm dày dặn trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp. Hãy liên hệ với Tuyền Logistics để được tư vấn chuyên sâu về Dịch Vụ Vận Tải Đường Biển, vận tải đường hàng không, và dịch vụ hải quan, đảm bảo hàng hóa của bạn vươn ra toàn cầu một cách thuận lợi và hiệu quả nhất.

Liên hệ:
Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.