D/O Là Gì? 4 Bước Lấy Lệnh Giao Hàng Và Tránh Các Chi Phí Phát Sinh

Gặp khó khăn khi nhập hàng vì vướng thủ tục D/O? Bạn không hề đơn độc. Nhiều doanh nghiệp đã phải trả những khoản phí không đáng có chỉ vì không nắm rõ d/o là gì và quy trình lấy lệnh. Bài viết này sẽ “bóc trần” D/O (Lệnh giao hàng), hướng dẫn 4 bước lấy lệnh nhanh gọn và chỉ ra các “bẫy” chi phí tiềm ẩn để bạn chủ động né tránh, đảm bảo hàng về tay an toàn và tiết kiệm nhất.

D/O (Delivery Order) là gì và tại sao nó là “tấm vé” cuối cùng để nhận hàng?

Để quá trình nhận hàng tại cảng diễn ra suôn sẻ, việc hiểu rõ bản chất và vai trò của Lệnh giao hàng là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ ai làm trong ngành xuất nhập khẩu.

Định nghĩa D/O dễ hiểu cho người mới bắt đầu

D/O là viết tắt của Delivery Order, tức là Lệnh giao hàng. Đây là một chứng từ do hãng tàu hoặc công ty giao nhận (forwarder) phát hành cho người nhận hàng (consignee) để họ có thể trình cho cơ quan giám sát kho hàng (cảng, kho CFS) và lấy hàng ra khỏi container hoặc kho.

Nói một cách đơn giản, D/O chính là sự xác nhận của bên vận chuyển rằng bạn đã hoàn thành mọi nghĩa vụ thanh toán và thủ tục cần thiết, và được phép nhận hàng. Nếu không có D/O, dù hàng đã cập cảng, bạn cũng không thể lấy được hàng.

Vai trò không thể thiếu của D/O trong quy trình nhập khẩu

D/O đóng vai trò trung tâm trong khâu cuối của quá trình vận chuyển, đảm bảo quyền lợi cho tất cả các bên liên quan.

Đối với hãng tàu/Forwarder: D/O là công cụ để họ chắc chắn rằng đã thu đủ các khoản phí liên quan đến lô hàng (cước biển trả sau, phí địa phương…) trước khi giao hàng cho người nhận.
Đối với người nhận hàng (Consignee): Đây là chứng từ bắt buộc để chứng minh quyền sở hữu hợp pháp đối với lô hàng và được phép lấy hàng ra khỏi cảng.
Đối với cơ quan giám sát tại cảng/kho: Họ chỉ giao hàng cho người có D/O hợp lệ, đảm bảo hàng hóa được trao đúng người, đúng chủ.

Phân biệt D/O và Vận đơn (Bill of Lading – B/L) để tránh nhầm lẫn tai hại

D/O và Vận đơn (B/L) là hai chứng từ dễ gây nhầm lẫn nhất cho người mới, nhưng chức năng của chúng hoàn toàn khác nhau. Việc hiểu rõ bill of lading là gì sẽ giúp bạn phân biệt chính xác vai trò của từng loại giấy tờ.

Dưới đây là bảng so sánh nhanh để bạn dễ hình dung:

Tiêu chí	D/O (Delivery Order)	B/L (Bill of Lading)
Chức năng chính	Dùng để nhận hàng tại cảng đích.	Bằng chứng hợp đồng vận tải, biên lai nhận hàng, chứng từ sở hữu hàng hóa.
Bên phát hành	Hãng tàu hoặc Forwarder tại cảng đến.	Hãng tàu hoặc Forwarder tại cảng đi.
Phạm vi sử dụng	Chỉ có giá trị tại cảng đến quy định.	Có giá trị trong suốt quá trình vận chuyển quốc tế.

Về cơ bản, bạn phải dùng B/L (và các chứng từ khác) để “đổi” lấy D/O. Sau khi có D/O, vai trò của B/L gần như kết thúc và D/O sẽ là “tấm vé” cuối cùng để bạn gặp được hàng của mình.

Nội dung chính trên một Lệnh giao hàng gồm những gì?

Một D/O hợp lệ thường bao gồm các thông tin chi tiết và rõ ràng để nhân viên kho bãi có thể xác định chính xác lô hàng cần giao.

Tên tàu và số chuyến (Vessel/Voyage): Xác định con tàu đã vận chuyển lô hàng.
Tên người nhận hàng (Consignee): Phải trùng khớp với thông tin trên Vận đơn.
Số vận đơn (B/L No.): Mã định danh duy nhất của lô hàng.
Thông tin hàng hóa: Số lượng container, số seal, mô tả hàng hóa (số kiện, trọng lượng, thể tích).
Cảng dỡ hàng (Port of Discharge) và Nơi nhận hàng cuối cùng (Place of Delivery): Địa điểm hàng được dỡ xuống và nơi lấy hàng.
Hạn lệnh (D/O validity): Thời hạn hiệu lực của Lệnh giao hàng, thường là vài ngày.
Dấu và chữ ký của bên phát hành: Xác nhận tính hợp pháp của D/O.

4 bước chi tiết để lấy Lệnh giao hàng (D/O) nhanh chóng và đúng luật

Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O gồm mấy bước? Về cơ bản, quy trình này khá chuẩn hóa và bao gồm 4 bước chính. Tại Tuyền Logistics, chúng tôi luôn hướng dẫn khách hàng thực hiện tuần tự để tránh sai sót.

Bước 1: Nhận Thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Đây là bước khởi đầu. Trước ngày tàu cập cảng khoảng 2-3 ngày, hãng tàu hoặc forwarder sẽ gửi một Thông báo hàng đến (A/N) cho bạn. Để hiểu rõ hơn về chứng từ này, bạn có thể xem thêm bài viết arrival notice là gì.

Thông báo này chứa mọi thông tin về lô hàng, thời gian tàu cập dự kiến và quan trọng nhất là các khoản phí bạn cần thanh toán tại cảng đến.

Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết (Checklist chi tiết)

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định bạn có lấy được D/O nhanh hay không. Cần chuẩn bị giấy tờ gì để lấy lệnh giao hàng?

Giấy giới thiệu: Do công ty của người nhận hàng cấp cho nhân viên đi lấy lệnh.
CMND/CCCD của người đi lấy lệnh: Bản gốc để đối chiếu.
Vận đơn (Bill of Lading):
- Vận đơn gốc (Original B/L): Cần nộp lại bản gốc đã được ký hậu bởi giám đốc của công ty nhận hàng.
- Vận đơn Surrendered (Telex Release): Không cần nộp B/L gốc, chỉ cần bản in. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí gửi chứng từ. Nếu bạn chưa rõ, việc tìm hiểu telex release là gì sẽ giúp ích rất nhiều trong việc lựa chọn hình thức vận đơn phù hợp.
- Vận đơn Seaway Bill: Tương tự như Surrendered B/L, không cần nộp bản gốc.
Thư tín dụng (L/C) (nếu có): Bản sao.
Giấy ủy quyền (nếu có).

Bước 3: Thanh toán các chi phí liên quan tại cảng/hãng tàu

Dựa trên Thông báo hàng đến, bạn cần thanh toán đầy đủ các khoản phí cho hãng tàu/forwarder. Các khoản phí này thường được gọi chung là phí địa phương (Local Charges).

Các loại phí phổ biến bao gồm:

Phí D/O (Delivery Order fee): Phí phát hành lệnh giao hàng.
Phí THC (Terminal Handling Charge): Phí xếp dỡ tại cảng.
Phí CFS (Container Freight Station): Phí làm hàng tại kho (đối với hàng lẻ LCL).
Phí vệ sinh container: Áp dụng cho hàng FCL.
Phí lưu container (DEM/DET): Nếu bạn lấy hàng chậm và vượt quá thời gian miễn phí.

Bước 4: Nộp chứng từ và nhận D/O

Sau khi đã chuẩn bị đủ bộ chứng từ ở Bước 2 và có bằng chứng thanh toán các chi phí ở Bước 3, bạn mang toàn bộ đến văn phòng của hãng tàu/forwarder. Nhân viên của họ sẽ kiểm tra:

Tính hợp lệ của giấy tờ: Thông tin có trùng khớp không? Vận đơn đã được ký hậu đúng chưa?
Tình trạng thanh toán: Các khoản phí đã được thanh toán đủ chưa?

Nếu mọi thứ đều chính xác, họ sẽ cấp cho bạn Lệnh giao hàng (D/O). Từ đây, bạn có thể cầm D/O đến cảng hoặc kho để làm thủ tục hải quan và lấy hàng.

“Bóc” các loại chi phí liên quan đến D/O và cách để không mất tiền oan

Một trong những nỗi lo lớn nhất của doanh nghiệp là các chi phí phát sinh không lường trước. Hiểu rõ từng loại phí sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc kiểm soát ngân sách.

Phí D/O là gì? Ai thu và tại sao bạn phải trả?

Phí D/O là khoản phí mà hãng tàu hoặc forwarder thu để bù đắp cho các công việc họ thực hiện nhằm phát hành Lệnh giao hàng, bao gồm việc xử lý chứng từ, xác nhận thanh toán và gửi thông báo cho cảng. Đây là một khoản phí dịch vụ bắt buộc trong quy trình nhập khẩu.

Các loại phí “ẩn” thường đi kèm: Phí THC, CFS, vệ sinh container…

Ngoài phí D/O, bạn cần chú ý đến các khoản phí khác, thường được gọi chung là phí địa phương. Việc hiểu rõ local charge là gì sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các chi phí tại cảng đến.

Phí THC (Terminal Handling Charge): Phí xếp dỡ container từ tàu xuống bãi, từ bãi ra cổng cảng và các hoạt động liên quan.
Phí CFS (Container Freight Station): Chỉ áp dụng cho hàng lẻ (LCL), là phí dỡ hàng từ container vào kho và quản lý hàng tại kho.
Phí CIC (Container Imbalance Charge): Phí mất cân bằng vỏ container, do hãng tàu thu để bù đắp chi phí vận chuyển container rỗng về nơi có nhu cầu.
Phí vệ sinh container (Cleaning Fee): Phí dọn dẹp và làm sạch container sau khi bạn trả vỏ rỗng.

Mẹo thực tế giúp doanh nghiệp tối ưu và tránh các chi phí phát sinh không đáng có

Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng tại Tuyền Logistics, chúng tôi khuyến nghị bạn nên áp dụng các mẹo sau:

Kiểm tra kỹ Thông báo hàng đến (A/N): Ngay khi nhận được A/N, hãy đối chiếu từng khoản phí với báo giá ban đầu của bạn. Nếu có bất kỳ khoản phí lạ nào, hãy hỏi lại ngay lập tức.
Làm thủ tục hải quan sớm: Hoàn thành việc truyền tờ khai hải quan trước khi tàu cập cảng. Điều này giúp bạn có thể lấy D/O và nhận hàng ngay khi có thể, tránh phí lưu container (DEM) và lưu bãi (Storage).
Thương lượng thời gian miễn phí (Free time): Khi booking tàu, hãy cố gắng thương lượng với hãng tàu để có thêm thời gian miễn phí lưu container và lưu bãi, đặc biệt là với các lô hàng lớn hoặc phức tạp.
Sử dụng dịch vụ trọn gói: Việc thuê một đơn vị logistics uy tín như AT Asia co. ltd lo liệu toàn bộ quy trình từ vận chuyển đến thủ tục hải quan và lấy D/O sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế tối đa các sai sót gây phát sinh chi phí.

Giải đáp các thắc mắc thường gặp về Lệnh giao hàng D/O

Dưới đây là một số câu hỏi mà chúng tôi thường xuyên nhận được từ khách hàng liên quan đến Lệnh giao hàng.

D/O của hãng tàu và Forwarder khác nhau như thế nào?

Sự khác biệt này liên quan trực tiếp đến việc bạn sử dụng Master Bill of Lading (MBL) hay House Bill of Lading (HBL).

D/O của hãng tàu: Được cấp khi bạn đứng tên trên MBL. Hãng tàu sẽ phát hành D/O trực tiếp cho bạn.
D/O của Forwarder: Được cấp khi bạn đứng tên trên HBL. Trong trường hợp này, quy trình sẽ có 2 bước:
1. Forwarder dùng MBL để lấy D/O của hãng tàu.
2. Bạn dùng HBL để lấy D/O của Forwarder.

Để hiểu rõ hơn về mối quan hệ này, bạn có thể tìm hiểu thêm về mbl và hbl.

Thời hạn hiệu lực của Lệnh giao hàng là bao lâu?

Thời hạn lấy lệnh giao hàng D/O thường khá ngắn, thông thường là từ 3 đến 5 ngày kể từ ngày tàu cập cảng. Nếu bạn không lấy hàng trong thời gian này, D/O sẽ hết hạn và bạn sẽ phải làm thủ tục gia hạn lệnh, đồng thời có thể phải chịu phí lưu container, lưu bãi rất cao.

E-DO (Lệnh giao hàng điện tử) là gì và lợi ích khi sử dụng?

E-DO (Electronic Delivery Order) là Lệnh giao hàng được phát hành dưới dạng điện tử. Thay vì phải đến văn phòng hãng tàu để nộp chứng từ giấy và nhận D/O giấy, toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến.

Lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
- Thực hiện 24/7: Bạn có thể lấy lệnh bất cứ lúc nào, không phụ thuộc vào giờ hành chính.
- Giảm thiểu rủi ro mất mát chứng từ.
- Minh bạch và dễ theo dõi.

Hiện nay, nhiều hãng tàu lớn tại Việt Nam đã triển khai hệ thống E-DO, góp phần đơn giản hóa và hiện đại hóa quy trình logistics. Bên cạnh D/O dành cho hàng nhập, trong chuỗi cung ứng còn có các chứng từ quan trọng khác cho hàng xuất. Để có cái nhìn toàn diện, việc tìm hiểu so là gì (Shipping Order) hay vai trò của si (Shipping Instruction) cũng rất cần thiết.

Tóm lại, D/O không chỉ là một tờ giấy, mà là chìa khóa cuối cùng mở cửa cho hàng hóa của bạn. Việc hiểu rõ d/o là gì, nắm vững quy trình 4 bước và nhận diện các chi phí liên quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi khâu, tiết kiệm thời gian và ngân sách. Đừng để những thủ tục nhỏ cản trở dòng chảy kinh doanh của bạn.

Bạn vẫn cảm thấy quy trình lấy D/O phức tạp và tốn thời gian? Hãy để Tuyền Logistics lo! Với kinh nghiệm chuyên sâu, chúng tôi tại AT Asia co. ltd chuyên cung cấp Dịch Vụ Vận Tải Đường Biển, vận tải đường hàng không, và dịch vụ hải quan trọn gói, đảm bảo hàng hóa của bạn được thông quan nhanh chóng, minh bạch về chi phí.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!
Tuyền Logistics
Sđt: 08.65.79.09.02
Email: Sales5.hcm@atasia.vn

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.